OA辦公系統選購注意事項
OA辦公系統的選型過程中,企業容易犯哪些錯誤呢?小編採訪了OA辦公系統行業領導品牌——華天動力的項目總監萬先生,請他給大家提供一些實用的建議。小編總結了企業在選購OA辦公系統中常犯了8個錯誤,它們是:
1、 目的不明確;
為什麼要購買OA辦公系統,通過OA辦公系統解決什麼問題,這是選型者在採購前必須要搞清楚的問題。
當然,你不能説:因為總經理要選一個OA辦公系統,要用OA辦公系統實現辦公自動化,提高辦公效率。這樣的目的太寬泛了,跟沒有目的一樣。
目的應該是明確的、具體的、有針對性的,最好可以量化。只有確定了目的,才能抓大放小,找到適合自己的系統,因為每個系統都有自己的特點,最關鍵的是找到一個系統優勢和自己目的相匹配的系統。沒有目的,也就無從選擇。
2、 沒有計劃;
有很多企業想採購OA辦公系統,卻沒有一個詳細的計劃,包括項目預算、選型標準、進度安排、完成時間、參與人員、組織方式等等,因此只能在實際採購中想到哪、做到哪,結果總是斷斷續續、拖拖拉拉,產生很多重複工作,導致工作效率低下,浪費很多企業資源。
可能有的人會説,自己不會做這個計劃,其實沒關係。一方面,網絡上有很多類似的管理軟件採購計劃可以參考;另一方面,即使計劃有問題,也可以在執行中修正計劃,這也比沒有計劃強一百倍。
3、 過分依賴項目開發;
有的企業覺得自己的需求很特殊,或者自己的規模很大,就傾向於以項目開發的方式,來實施OA辦公系統。
其實,目前優秀的OA辦公系統功能已經非常強大,而且非常靈活,企業的絕大部分需求都可以滿足,完全可以在成熟產品的基礎上做適量的`定製開發,這樣可以大大降低項目的實施風險和成本。
否則,很容易陷入漫長的開發和修改中,導致項目遲遲不能結案,而且耗費大量的資金和時間成本,這是一件很痛苦的事情。
4、 首選熟悉的廠商;
企業在多年信息化建設的過程中,會接觸到很多行業的大品牌,或者本地的供應商,因為跟他們比較熟悉,覺得溝通方便,所以希望OA辦公系統也由他們提供。
豈不知,OA辦公系統的專業性已經變得非常強,不是那麼容易開發或模仿出來的。正所謂“術業有專攻”,如果OA辦公系統不是該廠商的主業,那麼該系統的成熟性、穩定性、安全性、開放性、經濟性都很難保證,很容易造成爛尾項目。
即使該廠商的技術能力很強,也很難(基本上是不可能的)達到專業OA辦公系統的水平,所以選“熟”不如選“專”。
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