Excel小經驗論文

　　一、在Excel中巧寫月份

月度報表的標題中常含有月份數值。筆者在工作中利用函數自動填寫月份，感覺十分方便。

筆者使用Excel製作的一個報表(模板)標題是"×市×局×月份在職職工工資表"。這個表是當月修改，當月打印。所以，筆者採用以下兩個步驟輸入標題：

1．將標題所佔據的各單元格合併；

2．在合併的單元格中輸入：="煙台市農機局"&MONTH(NOW())&"月份在職職工工資表"。

這樣，每月編寫(修改)打印工資表時，函數MONTH()和函數NOW()便自動將機內的月份數返回並寫入標題中。

另一個報表的標題是"×月份收入支出情況表"。與第一個工資表不同的是，此表編報、彙總並打印的是上一個月的收入／支出情況，所以不能直接套用工資表中對兩個函數的應用。

筆者採用下述方法解決了這一問題，即在合併後的單元格中輸入：=IF(MONTH(NOW())=1，12，MONTH(NOW())－1)&"月份收入支出情況"。這樣，當1月份編報此表時，標題中自動顯示"12月份收入／支出情況表"；而在2～12月編報報表時，標題中自動顯示上月的'月份數值，例如2月份編報的報表標題是"1月份收入／支出情況表"。

　　二、用Excel的圖表製作生成圖表的方法

圖表可以用來表現數據間的某種相對關係，在常規狀態下我們一般運用柱形圖比較數據間的多少關係;用折線圖反映數據間的趨勢關係;用餅圖表現數據間的比例分配關係。運用Excel的圖表製作可以生成多種類型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例，分別介紹其製作方法。

1、柱形圖

(1)點擊"開始→程序→MicrosoftExcel",進入Excel工作界面，先製作統計表格，並拖拉選取要生成圖表的數據區。

(2)單擊"插入"工具欄中的"圖表"，顯示圖表嚮導第一步驟-圖表類型對話框，選擇圖表類型為柱形圖，單擊"下一步"。

(3)進入圖表嚮導第二步驟--圖表數據源，根據需要選擇系列產生在行或列，單擊"下一步"。

(4)進入圖表嚮導第三步驟--圖表選項，此時有一組選項標籤，用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標題、軸標題、網格線等，可根據個人生成圖表的需要選擇)。

(5)通常直接單擊"下一步"進入圖表嚮導第四步驟--圖表位置，在默認狀態下，程序會將生成的圖表嵌入當前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區分開,選擇新工作表項，在圖表1位置輸入新表單的名稱(本例使用默認狀態)。

(6)如果以上各步驟的操作發生錯誤，可按"上一步"按鈕返回重新選擇，完成圖表嚮導第4步驟操作後，如沒有錯誤，單擊"完成"按鈕，就生成了比較數據的柱形圖。

2、折線圖

在最終生成的柱形圖中，用鼠標右鍵單擊圖區域，顯示命令列表，從中選擇圖表類型選項，顯示圖表類型對話框，從對話框中選擇折線圖，單擊"確定"按鈕後就生成了反映數據趨勢的折線圖。

3、餅圖

同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從"圖表類型"對話框中選擇"餅圖"，單出"確定"按鈕，就能生成反映數據比例分配的餅圖。

説明:在圖表的製作過程中、製作完成後均有很多種修飾項目，可根據自己的愛好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。

　　三、在Excel中對特殊文字進行處理的方法

你也許從不用Excel來完成短篇文章或報告(其實Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然會遇到一些文字處理過程，因此，如何將文字內容安排妥當，將是一件重要的工作。

除了常規的文字字體、字號、字型、顏色，下劃線、對齊的編輯處理外，還要注意以下幾項:

1、自動換行

當一個單元格的數據內容超過所設定的列寬時，可以要求自動換行(行高隨之改變)。步驟:

(1)選中欲設定自動換行的單元格或範圍；

(2)選中格式菜單單元格命令；

(3)在［單元格格式］對話框中選中［對齊］標籤；

(4)確認［自動換行］復進框並確定。

2、強行換行

同一單元格內，有些長數據或條列式內容必須強行換行才能對齊。方法是光標移到在需要換行的位置上同時按下Alt+Enter鍵(使用強行換行時，系統會同時選擇自動換行功能)。

3、文字旋轉

工作表中有時需要直排或旋轉數據的方向。方法是在［單元格格式］對話框中選擇［對齊］標籤，再在［方向］框中選中所要的格式。

4、文本類型的數字輸入

證件號碼、電話號碼、數字標碩等需要將數字當成文本輸入。常用兩種方法:一是在輸入第一個字符前，鍵入單引號""；二是先鍵入等號"="，並在數字前後加上雙引號"""。請參考以下例子:

鍵入027，單元格中顯示027；

鍵入="001"，單元格申顯示001；

鍵入="""3501"""，單元格中顯示"3501"。(前後加上三個雙撇號是為了在單元格中顯示一對雙引號)；

鍵入="930""，單元格中顯示930"；

5、上下標的輸入

在單元格內輸入如103類的帶上標(下標)的字符的步驟:

(1)按文本方式輸入數字(包括上下標)，如103鍵入103；

(2)用鼠標在編輯欄中選定將設為上標(下標)的字符，上例中應選定3；

(3)選中格式菜單單元格命令，產生［單元格格式］對話框；

(4)在［字體］標籤中選中上標(下標)複選框，再確定。