最新外貿具體操作流程

單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助。下面是小編為大家帶來最新外貿具體操作流程，歡迎大家閲讀瀏覽。

1. 交易的磋商：

交易的磋商包含有詢盤、報盤、還盤及接盤四個環節。在這四個環節中我們應該做到：

1)做客户檔案(客户編號、客户編碼、客户檔案編號、客户基本信息, 處於供應鏈中的位置, 年採購能力, 銷售區域等; 以及所詢問產品的規格、質量要求、數量及我司是否能夠生產)，記錄並存檔。

2)以統一的格式對外報價。所有的報價單由各區業務員整理，經區域及部門經理確認後方可對外統一報價;特殊價格或特殊付款方式需得到總經理書面批准後，方可對外報價。

3)做詢盤的回覆時，原則上，在24小時內給予客户答覆;特殊情況需要商量的，在24小時內不能提供準確信息的，需向客户説明我們會在什麼時間內給予回覆。

4)在正式接盤之前，必須要明確貨物的品名、型號、數量、交貨期、起運港、到達港、包裝要求、付款方式、質量要求及櫃型等。

5)形式發票編號規則：

(1)自營部分：公司代碼()+年份的後兩位數+ - +公司自營部分總訂單數+客户代碼+月份兩位數+此客户今年的訂單總數。

(2)代理部分：代理公司代碼()+年份的後兩位數+ - +公司代理部分總訂單數+客户代碼+月份兩位數+此客户今年的訂單總數。

2. 業務審核：

1) 業務員收到客人的訂單後，填寫信息訂單記錄或特殊合同評審表(見附件)。 2) 對信息訂單記錄或評審表上的項目如實填寫，儘可能將各種預計費用都列明。 3) 合同審批需附上客人的訂單的COPY件及客人對產品的詳細要求。

4) 對產品的品名、型號、規格、數量、價格、金額、裝箱尺寸、毛淨重、交貨期、產品的顏色要求、相關零部件要求、客户的特殊要求及付款方式進行審核，並在《合同評審一覽表》台帳中給予記錄。由業務員簽字後交由部門負責人審批，並交至財務審批。

5) 常規產品交貨期：30~45天，如採用信用證的交貨期延長至60天; 特殊產品或不常規或不經常做的產品的交期：60天。

6) 如訂單金額較大;有佣金或折扣等條款的，要經總經理批准後執行。

3. 評審時間要求：常規合同，自接到合同起24小時內審核完畢。特殊合同，填寫《特殊合同評審》記錄，交由相關部門進行評審，期限為三天。

4. 對已評審的合同，由業務員在合同上簽字並蓋上浙江中台工具有限公司合同章，以傳真或E-mail的形式發給客户以示確認。對於客户要求以正本確認的合同，評審人員必須將正本合同寄給客户。並在《快件發送記錄》中予以記錄。

5. 明確生產要求：各業務員收按銷售訂單的要求將生產要求明確，在確定了具體船期並滿足下列情況方

可下達生產任務通知單。

1)L/C：通常在交貨期之前一個月確認L/C已經收到，收到L/C後應由業務員和單證員分別審核信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期是否接受，是否存在軟條款，是否有特殊要求及其它問題，如有疑問，業務員應立即和客人聯絡，需要改證的請客人立即改證; 填寫信用證審核記錄表。

2)T/T：採用30%預付的客户，必須確認客人的訂金已經收到。記錄收款金額、時間及責任人。 3)D/P，D/A或後T/T：採用此種方式的客户，必須由部門負責人或總經理同意並簽字確認。

6. 業務交接：業務員將銷售訂單及信息訂單記錄或產品要求評審表在客人確認以後交給跟單員。填寫《合同交接情況一覽表》記錄。雙方人員簽字確認。同時將銷售訂單各COPY一份給單證、內務(作銷售統計)、財務。

7. 下生產任務通知單：制單員將按照已評審的合同編制《生產任務通知單》。將編制好的《生產任務通知

單》交由相關業務員及部門經理審核及複核。將已複核完畢的《生產任務通知單》打印，交至計劃部門審核。填寫《生產任務通知單交接情況一覽表》記錄。雙方人員簽字確認。

8. 計劃部審批：計劃部按照要求對生產任務通知單進行審核。期限為自接到《生產任務通知單》起8小時內審核完畢，將準確的生產日期填寫在《生產任務通知單》上，並返回至銷售部。

9. 返回銷售部：制單員接到計劃部返回的《生產任務通知單》後，檢查《生產任務通知單》上的各項要求是否可以滿足，並將相應的結果通知各業務員。

A、按期完成生產的，由制單員填寫《合同執行情況一覽表》，由業務員和制單員共同對生產部生產進度進行監督;

B、不能按期生產的，制單員填寫《生產任務通知單變更》記錄，交給業務員，業務員接到通知後與相關方進行溝通，執行並填寫《合同更改情況一覽表》程序。將已審核完畢的生產任務通知單複印一式兩份，原本留存，副本一份交給計劃部，另一份交給包裝設計人員。並由相關責任人在記錄單上簽字。

10. 包裝設計與製作：

1) 採購人員負責製作《合格供應商名錄》，對供應商進行評定，填寫《供方評定記錄表》。存檔。

2) 定期對供應商評價。向出現質量問題及交貨不及時的供應商發出《限期整改通知單》限期整改，視質量、交貨及服務等情況對供應商重新評價。填寫《供方業績評定表》。

3) 接到生產任務通知單後，按照生產任務通知單的要求製作包裝。

4) 製作包裝〈採購訂單〉之前，業務員需通知設計人員並與設計人員一起將〈包裝作業指導書〉製作完成。將製作好的〈包裝作業指導書〉交給採購，且電子與紙質存檔備查。

5) 常規包裝：應立即以《採購訂單》通知供應商按照要求生產。

6) 非常規包裝(新客户、新產品、新品牌或原有包裝風格或參數更改等)：

A. 如客户提供菲林片的，採購應立即以《採購訂單》通知供應商打樣確認或生產; B. 如客户提供設計稿的，採購應立即以《採購訂單》通知供應商設計或打樣; C. 如客户只提供品牌的需我司設計的，業務應立即將客户品牌以及品牌的風格發給設

計人員並通知設計人員設計。包裝設計時間不得超過2天;

D. 將設計好的設計稿交給相應的供應商，讓供應商確認包裝印刷的可能性、適用性與

方便性，並讓供應商填寫〈包裝印刷可能性確認報告〉回傳至公司存檔備查; E. 將經由供應商確認的設計稿或打樣稿交由業務員發給客户確認。客户確認時間週期

不得多於10天，特殊情況附情況説明。如客户長時間不確認包裝的，業務員有責任且有義務通知客户產品交貨期將在客户確認包裝之後15天;同時業務必須通知相關人員機器必須在包裝確認後才能生產。

F. 客户確認完畢後，立即通知供應商在接到通知後七天內生產完畢。供應商接到通知

後，在24小時內將《採購訂單》蓋章或簽字回傳(特殊情況除外)。 G. 採購填寫《採購訂單確認記錄》。

H. 供應商在印刷之前，必須將印刷稿發回公司確認，唯有確認過的包裝才能予以印刷，

否則由此造成的錯誤或損失將由個人承擔，公司一概不負責任。

包裝設計注意事項：

A)所有的參數、認證標誌必須符合公司的認證證書標準;

B)對於沒有認證的產品，在產品包裝上不得出現任何認證標誌，且參數要符合公司的規定;

C)如果客户堅持要用客户的參數，可以讓客户自己提供證書給我司，以備相關單位或個人查詢;

D)涉及到註冊商標的圖案或品牌，必須在拿到客户的商標註冊證及客户的授權書後才能進行後續設計與生產;

E)參照認證部門提供的認證產品一覽表中相應的規定。

7) 《採購訂單》上要求有制單、審核、生產、檢驗，制單人簽字後交由相應業務員簽字。新

客户或新產品或第一次印刷的包裝檢驗工作由包裝設計人員負責確認簽字;常規包裝檢驗工作由包裝採購人員負責確認簽字，如確認不了的交由相關人員確認並簽字。對於已經確認好的包裝，包裝設計人員負責建立《包裝檔案》，並在存檔的包裝上註明確認日期、存檔日期、客户名稱、責任人。

8) 編制《包裝資料到廠計劃》，通知倉庫，《包裝資料到廠計劃裏》含有合同號、生產廠家、

品名、型號、數量、下單日期、到達日期等。雙方簽字。

9) 對於檢驗不合格的包裝，根據檢驗提供的《不合格產品記錄》填寫《糾正與預防措施處理

單》發給供應商，與供應商協調並限期整改。記錄。 10)將協調的結果通知相關部門保證供應物資及時到位。

11)原則上，所有的包裝輔料須提前交貨期三天到達工廠倉庫，並經由檢驗簽字確認包裝是否

可行。如未能如期到達，必須書面説明原因。

12)製作包裝輔料檔案，按客户、供應商、類別、品牌、訂單等進行歸類。包括：外盒、內盒、

刀模、包裝、鑽頭及其它。存檔。

11. 訂單更改：

1) 當實際發生與合同/訂單不一致導致原合同/訂單數量、交貨期、技術要求等進行更改時，執

行訂單更改程序;

2) 屬本公司提出要求修改的，業務人員及時與顧客聯繫協商，達成一致之後，簽訂《合同/訂

單更改通知單》;屬顧客提出修改的，對客户修改的部分重新評審，填寫《合同/訂單更改評審表》，在《合同評審一覽表》中予以記錄，簽訂《合同/訂單更改通知單》;

3) 制單員根據簽訂的《合同/訂單更改通知單》，製作《生產任務通知更改單》，執行《生產任

務通知單》審核與發放程序，並將原《生產任務通知單》收回，蓋作廢章。

12. 車間生產：

1) 各業務員在機器生產之前10天內以《生產確認單》的形式與客户確認機器生產具體日期; 2) 以《交貨確認單》的形式與客户確認具體交貨日期;

3) 如機器不能如期生產，以《延遲生產/交貨確認單》的形式與客户確認生產交貨日期; 4) 車間應在銷售部規定的時間內、包裝到位後開始生產機器;

5) 車間在生產之前應詢問銷售部跟單員此票是否還有什麼變化;跟單員及時通知業務員，此

票已經安排生產，由業務員親自到現場跟蹤生產，發現問題及時解決，確保產品質量、數量及交貨時間。

13. 車間包裝：包裝人員確保產品包裝按質按量、提前生產日期兩天將所有包裝物調到位，對包裝本身的

質量負責，並責令倉庫及時清點，並將清點單據簽字後交到銷售部，包裝人員負責跟蹤。確保車間包裝順利進行。

14. 驗貨：

1) 任何時候都不能出現驗貨員到工廠後機器還沒有包裝或機器沒有生產完畢的情況。 2) 跟單根據訂單要求統籌安排驗貨計劃表，各業務按照此驗貨計劃表驗證包裝情況後通知客

户驗貨。

3) 客户來公司驗貨的前兩天，業務必須與相關人員核實機器包裝是否完成。如果沒有完成，

則確定一個具體的驗貨日期並通知客户何時到工廠驗貨。

4) 公司成品驗貨員及時對正在包裝的產品或包裝完畢的產品驗收，並出具《成品出廠驗貨報告》。

5) 如果是客人自己或是客人指定的驗貨公司來驗貨，跟單員必須在產品生產之前一週通知客

人何時來我司驗貨，並將確定的驗貨時間通知生產部及品質部。

6) 如果是客人指定的第三方驗貨公司來驗貨，跟單員必須在產品生產之前或交貨期之前二週

與驗貨公司聯繫，預約驗貨時間，並將確定的時間通知生產部及品質部。在跟單記錄上註明驗貨時間並填寫《驗貨通知單》。

7) 客户驗貨時，最好由業務陪同一起驗貨，及時掌握驗貨情況。

8) 客户驗貨結束，業務須及時與驗貨人員溝通驗貨情況，並索要驗貨報告。如驗貨結果是肯

定的，業務通知單證、船務繼續後續工作;如驗貨結果有待於商定的，業務與驗貨人員及時溝通，達成共識。

15. 製備基本文件：

1) 業務在訂單確認後將相關基本單據(包括Pro forma Invoice, Packing List)交給單證員,; 2) 告知單證客户需要何種單據，以《交單單據記錄》書面通知，並有雙方簽字確認。 3) 單證按照業務提供的資料將外銷合同、商檢、報關、保險、產地、財務及客人清關等單據

在合理的時間內做好並交至相應單位及人員，做好記錄，填寫《正式單據交接一覽表》並有相應人員簽字確認。