外貿跟單員的具體工作流程

跟單員是指在企業運作過程中，以客户訂單為依據，跟蹤產品或服務運作流向的專職人員，是企業內各部門之間及企業與客户之間相互聯繫的中間樞紐，那麼外貿跟單員的工作流程是什麼呢?一起來了解了解!

　　1.客户詢盤：

一般在客户下訂Purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的瞭解。

　　2.報價：

業務部及時回覆客人查詢，確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、港口(空運機場)及櫃型等，等和客户確定業務時， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客户做正式報價。

　　3.得到訂單：

經過洽談，收到客户正式的訂單 Purchase Order or sales contract。

　　4.下生產單：

得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單(工廠自己安排生產計劃)，安排生產計劃。

　　5.業務審批：

業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，儘可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和佣金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之後製成工作任務單，交給部門跟單員跟進。

　　6.下達生產通知：

業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後需業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人修改L/C。

6.2：如果是T/T付款的客户，要確認定金已經到賬。

6.3：如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客户(不推薦運用這種方式)，需經總經理確認批准。

7.驗貨：

7.1：在交貨期前一週，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)。

7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一週前，約客户查貨並將查貨日期告知外貿部。

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩週前與驗貨公司聯繫，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。

　　8.備制基本文件單證:

在收到客户正式的訂單時，應制作出口合同, 出口商業發票,裝箱單，出口貨物託運單,核銷單, 報關單, 報關委託書, 報驗委託書(工廠的`外貿人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.(應由單證員製作，交給業務跟單員跟進)。

　　9.商檢：

如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要説明商檢要求，並提供出口合同，發票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一週之前拿到商檢換證憑單/條。

　　10.租船訂倉：

10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應儘早與貨代聯繫，告知發貨意向，瞭解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早於開船期至少一週以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發出書面定倉通知，通常在開船5天前可拿到進倉單。

10.2.如果是由賣方支付運費，應儘早向貨運公司或船公司諮詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，到港時間準時,船期時間合適的船公司，並告訴業務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前一週書面定倉，程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

10.4.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面出口貨物託運單，註明所定船期，櫃型及數量，目的港等內容，以避免差錯.

　　11.安排拖櫃：

(千萬記住裝櫃前要檢查集裝箱櫃裏是否有破舊,破損,破裂的地方)

11.1.貨物做好並驗貨通過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。拖車公司應選擇安全可

靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/裝櫃圖紙，船公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝櫃，要專門聲明，不能晚到。並要求回傳一份裝櫃資料，列明櫃號、車牌號、司機及聯繫電話等.

11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯繫電話。

11.3.要求工廠在貨櫃離開工廠後儘快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住封緊鎖上.

　　12.委託報關：

在拖櫃前要將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委託報關時，應提供一份裝櫃資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，櫃號，船開截關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯繫人和電話地址等。

　　13.獲得運輸文件：

13.1.最遲在開船後兩天內，要將提單補充內容(如果需要修改的話)傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內容要按照L/C或客人的要求來做，並給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2.督促船公司儘快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認後再要求船公司出正本。

13.3.及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。13.4. 如果客户是做FOB條款的, 應該及時通知客户保險,並將提單副本傳真給他.

　　14.準備其他文件

14.1.商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

A原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到當地商品檢驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

14.3.一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

14.4.裝運通知：一般是要求在開船後幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

14.5.裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，淨重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便於客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。

　　15. 交單：

15.1.採用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2.採用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付70%餘款，確認收到餘款後再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3.如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款後再安排生產。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。

　　16.業務登記：

每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便於以後查詢，統計等。

　　17.文件存檔：

所有的外貿單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.單證員平時應注意收集海空運價，船期，航線，等信息，為業務員的報價提供幫助。