祕書資格考試模擬試題
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【案例】
請看錄像(文字部分為錄像內容),找出錄像中祕書行為及工作環境中正確或錯誤的地方(應至少找出15處)。
時間:某日上午。
人物:四達公司經理祕書初萌(女),四達公司王經理(聲音),維達公司張經理(男)。
物品:電腦,各類文件夾,電話機,辦公文具,文件櫃,沙發,紙筆,手機,暖瓶,茶杯。
場景:公司經理辦公室。
情景1
初萌身着圓領無袖衫,下身穿牛仔褲,腳上穿着旅遊鞋,走進辦公室。
辦公室桌椅整齊,(時鐘特寫:7:50)初萌打開窗户,調整好百葉窗的'光線。然後坐在辦公桌前開電腦。(動作特寫:先開主機,後開顯示器)桌面上很零亂地堆放着文件,初萌將其一一歸入辦公桌上的文件夾中。(文件夾特寫,有“急件”、“要件”、“密件”等字樣)這時,電話鈴響了(電話的位置位於初萌的左手邊)。初萌迅速拿起聽筒。初萌:“你好!四達公司。”
初萌:“哦,王經理,您有什麼指示?”邊説邊從電話旁拿起紙筆。
初萌:“好的,我記一下。”邊説邊記,“後天上午九點,在公司第二會議室,開關於新產品研發的會。好的。我會通知各部門負責人到場的。”
情景2
初萌正坐在電腦前打一份文件。(閃過標題:新產品開發計劃書)她的手機放在顯示器旁邊。這時,有人敲門。
初萌:“請進。”客人推門而進,同時初萌起身迎接。初萌:“您好,我是祕書初萌。”初萌邊説邊伸出手。雙方握手。客人:“您好,我是維達公司的。”邊説邊遞過名片。初萌雙手接過名片,邊看邊念:“噢!維達公司的張經理。您快請坐。”説完,拿起暖瓶給客人沏茶。(特寫:茶水較滿)
客人:“謝謝!”邊喝茶邊看着電腦屏幕。(屏幕正對着客人)初萌:“不客氣!請您慢用!”説完,坐回到辦公桌前。客人:“這次來是想和王經理商討一些事情的。”初萌一“您沒有預約吧?”邊説邊從文件夾中抽出“祕書工作日誌”翻看。
客人:“是的,我順路經過這裏。”初萌:“您看真不巧,我們王經理到工地去了。您看後天上午行嗎,十點鐘,王經理會在辦公室。”客人:“好的,我後天再來。再見!”客人起身。
初萌:“再見!”在祕書工作日誌上寫下:10:00,會見維達公司張經理。接着又要抽出上司工作日誌寫下什麼。客人自己拉開門走了。(畫面淡出)
參考解析:
(√)2.能夠提前到辦公室做好工作準備。
(√)3.辦公室通風、光線良好。
(×)4.電腦開機順序錯誤
(×)5.下班前沒有整理辦公桌。
(√)6.能夠將文件進行分類。
(×)7.保密文件應鎖入文件櫃中。
(√)8.電話放置位置正確。
(√)9.能夠及時接聽電話。
(√)10.電話應答語正確。
(√)11.電話旁能事先準備好紙和筆,方便記錄。
(√)12.能夠做電話記錄。
(×)13.手機不應放在顯示器旁。
(√)14.握手禮儀正確。
(√)15.接名片禮儀正確。
(×)16.茶水斟得過滿。
(×)17.保密工作沒有做好,電腦不應放在客人能夠看到屏幕內容的地方。
(√)18.能夠使用工作日誌進行時間管理。
(√)19.日程有變化時能夠及時改動工作日誌。
(×)20.送客禮儀不正確。
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