做好文祕工作親身體會
統攬全局,精心規劃每項具體的工作
文祕工作所在的部門既是單位的“司令部”,又是“後勤部”,還是“聯絡部”和“直屬作戰部隊”,工作千頭萬緒,日常工作任務零零散散有二三十項之多,而且突然性和臨時性的工作也不少。我上任這部門的負責人後,我意識到要做好文祕工作,應當儘快地轉換角色,不能停留在過去的文祕員、部門副職的身份,僅僅依賴單打獨鬥的思路去做好工作。對此,我對辦公室所有的'工作項目進行了規劃,力求體現統攬全局、聯合作戰、有條不亂的原則。
一、責任落實,目標明確。
由於編制所限,我們辦公室的人員不多,但是人員配備卻體現精幹的特點,每個人都是一個能幹事的兵。我對自己的要求,是以一個排頭兵的身份去組織好、執行好每項具體事務。我們對辦公室的工作進行了分工,落實到具體人的身上。除了制定一些日常工作規範、工作目標進行控制外,我更多地是把自己融合到每個人的工作上,直接進行必要的“交代”,提醒一些辦事的時限和要求,使每個人都能在規定的範圍內,自由地掌握、安排好自己的工作。
二、記好工作日記,工作不缺不漏。
我平時自己準備有3本筆記本(工作日記、會議記錄、辦事指南和經驗總結),今天,先介紹工作日記。這本工作日記,我經常帶在身邊,按照順水號,隨時登記各種會議通知、領導辦事事項、日常工作安排等,每做完一件事,就打個“√”,表示完成;每頁都完成的,就標個“★”,表示全部完成;每頁中如果還有沒有完成的,就標個“▲”,提醒注意。每天上班,我都拿出工作日記進行檢查,安排好本日工作議程,確保了工作不缺不漏,有序進行。
同時,我還在工作日記的首頁上,寫寫自己的工作要求,不時提醒自己,加強個人修養和品質。如:沉着穩重、謙虛謹慎、嚴謹細緻、理性務實、果斷明快、言多必失等。
三、全局控制,心中有數。
我把辦公室所有的工作進行了歸類,設計出一張《辦公室工作一覽表》,放在辦公枱枱面的玻璃下,隨時都可以預覽。辦公室工作項目歸類大體分為:黨務、人事、教育培訓、文祕、綜合、法制、後勤等7類,每一類又劃分為具體的工作要點。如文祕項目工作要點是:檔案管理、保密管理、文件收發傳閲管理、書刊分發管理、期刊徵訂發行管理、計算機網絡通訊管理、辦文簽發審核管理、打字印刷管理、印鑑管理。對一些有明確時間要求的工作要點,如統計報表,黨費收繳等,都標明時間要求,時常提醒注意。
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