企業合同管理實務探討

引導語：市場經濟需要企業恪守市場經濟的基本精神契約精神。下面是yjbys小編為你帶來的企業合同管理實務探討，希望對大家有所幫助。

　　一、合同管理的組織機構及職能

　　合同管理的組織機構

由於各單位面對的監管要求及企業自身實際情況的不同，一般合同管理組織機構的設置形式主要分以下幾種：一是設單獨的法務事務部，省管國有企業總部多采用此種方式;二是設審計法務部或法律審計部，這也是省管國有企業的常用方式;三是設風險管理部，多為金融類企業;三是設合同管理部，配合單個項目專門進行合同管理，多為建築類企業。

在人員配備上，一般集團性企業，總部法務人員較多，在下屬二級、三級企業人員配備較少，有的沒有專職法務人員，由其他人員兼任。

　　2.合同管理職能

根據各企業合同管理融入企業運營的程度不同，各企業合同管理開展的工作也略有不同，總體上來看，一般合同管理職能主要有：

制定合同管理制度、合同審查、合同談判、合同起草、合同台賬登記、重大合同盡職調查、重大合同履約信息報告、合同標準文本制定、合同印章管理、合同檔案管理、合同糾紛處理、合同管理培訓等。

　　二、合同管理制度

“沒有規矩、不成方圓”合同管理制度對企業的正常運行、優化管理有着重要的作用，也是合同管理的“基本法”。現在企業基本都會結合本單位實際，制定適合自己的合同管理制度，一般而言，合同管理制度，主要分為以下幾個部分：

1.總則。主要規定製定合同管理的制度依據，明確納入管理的“合同”範圍，合同管理的基本原則，如承辦人負責制、會審會籤制等。

2.合同管理組織體系和職責。一般規定合同的管理部門、合同管理的組織架構、合同承辦部門、會審部門、管理部門的職責等。

3.合同的訂立。主要規定合同的起草、審批流程、審批時限、各會審部門審查內容、合同的簽署授權、合同印章管理等。

4.合同的履行。主要規定合同的履行的責任部門、合同履行監督、合同交接等。

5.合同的變更、解除及糾紛處理。主要規定合同變更解除條件，變更解除流程，變更解除的形式，合同糾紛處理的責任部門、處理原則及流程等。

6.合同台賬及檔案管理。主要規定合同台賬的形式、內容，合同編號管理規則，合同的歸檔及借閲管理。

7.考核與獎懲。主要規定合同管理的監督與考核制度。

8.附則。主要規定製度的生效時間、解釋部門。

　　三、合同管理的主要環節的幾點思考

　　1.合同審批流程

合同審批流程的設置是有效避免合同風險的重要手段，目前企業一般通過會審會籤的方式來設置合同審批流程，控制合同風險。

一是確定合同承辦人負責制。一份合同從業務接洽談判開始到履行完畢終止，要經歷諸多個環節，並且許多合同週期跨度較長，有的甚至長達數十年。具體到每一份合同的管理，歸根結底必須落實到一個具體的責任人身上，否則必定出現互相推諉、管理混亂。有些人認為合同管理是法務部門的工作，合同也理應由法務人員負責，但是從實施操作來看，一般法務管理人員年合同審查量在500-5000份左右，一方面法務人員沒有時間精力去追蹤跟進每一份合同;另一方面合同涉及的業務往來是合同經辦人具體執行，包括合同的談判、起草、履行、付款等。所以説合同應實行承辦人負責制。

二是確定合同會審部門。合同會審會簽制度，使一份合同經全部相關部門審查流轉後，方可進行蓋章簽署，從企業內部最大限度的進行了合同簽署前的風險控制。首先，在會審部門選擇上，應儘量選擇必須參與合同審查的部門，避免流程繁瑣，降低審核效率;其次，可在審批流程中設“會審部門”，但不必具體註明，這樣既可保證審批單印刷時的簡單明瞭，又可根據不同合同審批需要，進行靈活處理。

　　2.合同的簽署授權

對於組織結構簡單的公司，合同的簽署授權也比較簡單，一般日常經營業務合同，基本是經總經理籤批，由承辦人員或承辦部門負責人簽署。但是對於一些設置了二級公司、三級公司的集團公司，合同的審批授權及簽署授權管理就十分必要了。

一是合同的審批授權體系應與公司的控制程度相適應。集團公司對下屬分、子公司的合同審批權限劃分，各企業均不相同，即便是同類別的企業之間，對審批權限的劃分也不一致。總體來講可從以下四點考慮，首先是可結合投資權限劃分;其次，可結合財務支出權限劃分;再次，可參考同行業對合同審批授權的管理;最後，結合本單位領導層對下屬企業的管理控制等。

二是建立合同簽署授權。合同審批結束後，進入到簽署環節，一般合同文本簽署不會出現太大風險，但在具體業務中也處理過合同簽約文本印章造假、合同簽署人員未經授權的情況。合同簽署授權管理，最大的風險來源於合同一些重要單證的簽署上，如收貨確認單、工程變更籤證等。一份合同條款設置的再完美，在履約過程中，不加強簽署管理，前期所有的努力都會付之東流，合同簽署管理同樣重要。對於簽署人員，應是同承辦負責人且本單位正式員工;對於一些涉及合同重要簽證的簽署，應經承辦部門負責人書面確認。

　　3.合同審查

合同審查是合同管理中最基礎、最繁瑣、最重要的事務性工作，也是合同管理人員必須修煉的“基本功”。

一是熟悉業務，方能把握審查要點。法務人員要熟悉業務這是老生常談的.問題，但是法務人員熟悉業務要熟悉到什麼程度，個人認為至少要做到以下兩點：首先，要熟悉單位的主營業務，包括業務內容、業務流程、業務涉及的基本專業問題;其次，要熟悉單位的發展戰略和發展規劃，瞭解企業未來的發展方向。以審查廣告發布合同為例，除了要熟悉《廣告法》的相關規定外，只有深入瞭解報紙廣告、電台廣告、電視台廣告、户外廣告等不同的廣告流程，瞭解房地產類客户、保健品類客户等不同行業廣告易發生的風險點，才能把握廣告類合同的審核要點。如廣告合同約定的發佈內容侵權責任、廣告款項支付、户外廣告牌侵權責任等，有針對性的修改合同條款，這也正是企業法務人員的價值所在。

二是堅持原則，又要適當靈活。合同審查人員，往往站在風險的角度，提出許多審查意見，和業務人員產生衝突。也經常有業務人員提出説：這個合同最好不要增減任何文字，或者説能不改就不改了吧，或者説合作這麼多年了，從來沒出過問題，不用改等等。在合同審查中，遇到這種問題，首先要對合同風險有一個基本的判斷，如有些政府招投標類合同，基本為格式合同且整體判斷風險不高，能中標本就耗費了公司及承辦人大量的心血，此時再硬要修改合同條款，增加一些對等違約責任等，就不如提醒業務部門嚴格履行合同，避免違約風險;其次，原則性的問題一定要堅持，比如説工程施工類合同承包方無相關資質，合同審查時就一定要堅持原則;再次，要加強溝通，無論是法務人員還是業務人員，最終目的是達成交易，為公司賺取利潤，法務人員的審查建議，並不是為交易增設障礙，而是為了保障交易順利進行。

三是既要提示風險，又要提出解決方案。在合同審查中，法務人員既要指出某個條款這樣約定行不行、為什麼不行，更為重要的是要指出怎麼該修改才行。即便是沒有解決方案，或者是解決方案合同相對方並不同意，也應同業務部門溝通風險，並由業務部門決定是否要要接受風險，繼續交易。

　　4.重大項目合同管理

重大項目涉及的合同往往十分複雜，尤其是一些對外投資、併購類合同，合同內容涉及整個項目的交易模式選擇、交割、債權債務、或有負債等重要內容，每一類重大合同都有不同的審查要點，在這隻探討重大合同的程序性問題，這也是很多人所忽視的。

一是公司內部決策程序。現在國有企業大都採取公司制的運行方式，根據《公司法》及企業內部的一些規章制度，對一些重大投資、融資、併購、擔保等行為，均規定了相應的內部決策程序，一般為公司的董事會決議、股東會決議、辦公會會議紀要等，因此對重大項目類合同審核，首先要審查是否符合公司內部決策程序。

二是履行相關監管程序。作為國有企業，從中央到地方都有一系列的監管規定，如果是上市企業，還有證監會相關規定，一旦程序違法、違規，就會追究相關人員責任。2016年國務院辦公廳發佈《關於建立國有企業違規經營投資責任追究制度的意見》，其中基本原則就是：依法合規、違規必究，要求以國家法律法規為準繩，嚴格執行企業內部管理規定。

　　5.合同模板

一是建立並推行合同模板。首先，針對單位的日常經營業務類合同，建立合同模板，可提高合同審核效率;其次，建立合同模板，作為合同起草方，可最大限度的維護本單位利益;最後，建立合同模板也是規範合同管理，促進合同標準化的有效手段。

二是完美的合同並不一定適合業務需求。建立合同模板，也需要把握度的問題，除非本單位具有非常強勢的合同地位，如作為規模性的採購合同的採購方，否則如果一份合同模板條款設施的過於苛刻，反而不利於交易進行。風險不可能百分之百的通過合同來規避，起草合同模板，應以保障交易順利進行，完善雙方權利義務、防範主要合同風險為目的。

　　6.合同管理信息化

對於集團公司來講，傳統的合同管理方式造成的效率降低、缺乏信息數據支撐、無法實現合同閉環管理等已不能適應業務發展和現代化管理的需要。

合同管理信息系統可以通過功能模塊實現合同的準備、起草、審核、會籤、審批、簽署、履行、終結、歸檔、查詢統計全流程閉環管控和規範化管理。通過細化合同簽訂、審核、履行、變更等風險點的管理，形成合同風險全程監控與預警機制，將合同風險管理點前置於合同起草階段，成為事前、事中、事後的全面管理。

　　7.合同管理考核

公司法務管理工作，對於大多數企業來講，正處於一個從無到有的成長過程中。尤其對於集團公司來講，對於所屬分、子公司合同管理工作面臨的一個重要問題就是領導不重視，那麼將合同管理工作納入對分、子公司的經營考核，可有效推進法務管理工作。

合同雖然以文本的方式體現，但其規範的是業務行為、財務行為等多方面的行為，合同也貫穿於具體的生產經營管理環節，伴隨着企業運營的全過程，合同管理仍有許多值得大家研究和探討的問題。