時間管理與信息化工具的聯繫

由於時間的特殊性質，在各種資源都可以通過其他手段獲得的情況下，時間的獲得卻是最為有限的。本文通過對時間管理概念、方法進行研究，並立足於企業內部員工時間管理提出了基於信息化的員工時間管理平台開發思路。

　　1 前言

人不善於管理自己的時間，時至今日，無論是經理人、高階主管、管理者或知識工作者，依舊陷於同樣的困境裏。時間是最特殊的、無可替代的和不可開缺的一項資源。高效時間管理者與其他人最大的區別，就是他們非常珍惜自己的時間。但時間的診斷僅憑個人感覺是不行的，要管理好自己的時間，必須對“時間花費”進行診斷，瞭解自己的時間是怎麼耗用的，並通過工具來確保工作的高效性。

　　2 時間管理意義

在工業史上，經常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導致一個企業的巨大成功和另一企業的倒閉破產。為什麼會出現這種情況?因為影響組織生存的資源很多，時間也是這些資源當中的一個重要要素，對於企業來説，要追求利潤最大化，就必須在有限的時間內儘可能多的創造價值，而在這當中，各種其他資源可以滿足，但是時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的――它可以一瞬即逝，也可以發揮最大的效力。對於生產和商業活動來，時間就是潛在的資本。

所以，不懂得利用時間的管理者就是最無能的管理者。浪費時間就等於浪費企業的財富。

會不會利用時間不是單純地看工作時間內是否充滿了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時間內擠滿了各種工作。而且還在工作時間以外尋找時間繼續工作。單純從這個現象看，並不能表明該管理人員會利用時間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱得上是最好的經理，也不能稱他是善於利用時間的能手。

會不會利用時間，關鍵在於會不會制定完善的、合理的工作計劃，有計劃地利用工作時間，合理地安排最主要的工作和最關鍵的問題。這些工作和問題，只要安排得適時和得當，就會像機器的`主軸帶動整個機器運轉那樣，促使其他的事情按時完成。

因此管理者必須學會時間管理，管理時間!

　　3 時間管理方法

德魯克認為，有效的時間管理方法如下：第一，記錄時間;第二，管理時間;第三，統一安排時間。

(一)記錄時間

記錄時間是一種歷史悠久的時間管理辦法。為了提高工人的工作效率而採用計時器測量工人的工作時間，從中找出工人不必要的非生產性時間，使得工人的工作時間達到“科學”。

在管理者的工作過程中，管理者有許多事是根本不必做的，因為做這些事無助於管理者的績效，無助於企業的成果。例如：應邀演講、參加宴會、擔任委員、過多開會等等。因此，管理者需要評估這些事情，瞭解這些事情是否有助於自身的績效以及企業的成果。如果都沒有，這些事情可以不做。在企業的日常管理中，有一些事情是需要管理者親力親為的，有一些事情是可由他人代替管理者去完成的。企業所有人員的生產性工作時間是企業的最重要的資源，因此，管理者通過一些不必要的方式浪費了他的員工的生產性時間，就會對企業的績效造成損害，但是在現實的企業日常管理活動中，管理者時常浪費其員工的生產性工作時間。因此，管理者要通過記錄時間的方式來查找自己是否浪費了別人的時間。

(二)管理時間

管理者在記錄了自己的時間之後，管理者就已經開始自己的時間管理了，這也可以通過很多方法實現，比如四象限法、GTD法等等。

(三)統一安排時間

管理者在記錄和分析了自己的時間之後，管理者就能更好的安排自己的時間。但是，無論管理者對自己的時問安排是多麼的合理，總會產生一些零碎的時問。這些零碎的時問產生於管理者做兩件事情之間的縫隙。因此，使用好這些零碎的時間將能提高管理者的績效。德魯克説：“有效的管理者必須集中他的零碎時間。”時間是最稀有的資源。所以，德魯克説：認識你的時間是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻和有效性之路。

　　4 基於信息化的員工時間管理平台建設

在前兩章相關理論的指導下，結合系統的功能需求設計了員工時間管理工具的功能模型。系統建設基於企業內網的的C/S結構系統，採用面嚮對象的技術開發。採用組件化的開發模式，並根據需要對組件進行封裝裝，以XML文件為配置文件進行管理，因此具有較強的靈活性與可變性，最大程度適應因需求變化而造成的系統重組。系統主要包括五大功能：

1.員工工作計劃管理，在此功能中，員工可以按照上級或者自己的安排給自己或者同事定製工作計劃，並能跟蹤工作完成狀態，按時間提醒。

2.時間統計，此功能中員工可以查看本人或者下級員工的每月時間規劃，及時查看員工工作時間分配，及時評價，找到可以改進之處。

3.便籤管理，在桌面上以便籤的形式顯示當天任務，並可以執行開始、暫停、結束操作。

4.去向管理，在日常工作中，員工可能有出差，外出辦事等情況，要求能夠在軟件平台中方便快速的登記員工的當前工作地點和外出計劃，如發現可以代辦事項可以幫同事代辦。

5.系統管理。在軟件中使用IP檢測用户權限，根據工作部門和職位不同分配使用權限;軟件數據庫備份和載入，保證系統的安全性。

　　5 結束語

本文在研究德魯克時間管理理論的基礎上，以本單位員工的時間管理為切入口，提出了信息化時間管理工具的建設方法，軟件經過科室內部測試使用，時間管理系統對員工的工作時間安排和上下級溝通起到了很好的效果。使用結果表明，時間管理具有一定的科學性和隨機性，在開發工作中必須結合產品的實際，以高效的時間控制方法來實現項目的管理目標。它不但需要項目經理具有較高的協調能力和組織才能，還需要團隊普通成員的積極工作態度和合作精神，這也是時間管理的關鍵所在。