信息化項目管理失誤的14個常見問題

IT部門在項目管理上的失誤大多是由計劃不當或溝通不暢所引起的。這些錯誤嚴重降低了項目的成功機率。在下文中將羅列出14種常見的項目管理失誤，幫助你加以比照、測量與改善。

　　1.缺乏適當的人員與技能

影響：用人不當與資源分配失調是項目管理失誤中最常見的一種現象。一個項目能否圓滿完成，人員與技能的配備佔了主導因素。用人不當的結果往往會導致項目無法繼續執行，這樣就算計劃再好，也是紙上談兵。

解決方案：IT與項目經理應全面瞭解及掌控技能與資源情況，包括對項目顧問、合約承包商和外包商的詳細評估。使用項目管理軟件可以幫助項目經理充分掌握所有團隊成員的技能與工作量分配。在瞭解分工與職責後，IT與項目經理就可以決定如何在日常工作和項目中合理分配資源。指派專門的資源經理來負責解決人員與資源的分配問題也是一個不錯的主意。

如果你在項目人員分配上依然有困難，或許可以考慮先查看整個公司的項目組合，然後暫緩那些與商業戰略關係不大，或非任務關鍵的項目，從而釋放部分可用資源。

　　2.缺乏富有經驗的項目經理

影響：如果沒有一名經驗豐富的項目經理掌舵，項目很可能會隨着發展而失去控制。

解決方案：聘用一名符合項目要求，並擁有出色人際關係處理技巧的項目經理。他應當有號召力，能夠管理風險，並在團隊成員和外部參與者之間起到協調作用。此外，一名優秀的項目經理也應該具備相關技術的知識與技能。

　　3.沒有遵循標準的項目管理流程

影響：這是項目管理中的第二大常見失誤。缺乏合理的流程會抬高項目風險，加大項目失敗的可能性，最終導致無法在限定的時間與預算內完成項目。

解決方案：制定良好的項目管理流程能助你提高項目效率，並及時捕捉到項目執行過程中的各種問題，控制風險。

IT與項目經理應事先建立可重複的流程來進行項目規劃、資源分配與成員溝通。這樣才能保障項目所能產生的回報與成效。

　　4.流程太多太雜

影響：過多的流程會讓項目失去靈活性，繼而影響參與者的積極性。

曾經有一家軟件開發商告訴客户公司的項目經理，他們能夠在不增加成本與工作量的基礎上添加額外的功能，但項目經理卻回絕了這一建議，因為他覺得公司用户並沒有要求這一功能。其實，只要不影響項目預算與計劃進度，又徵得用户的同意，多添加一些功能是利大於弊的。

解決方案：提高靈活性，與項目支持者及參與者積極溝通。

　　5.對項目變更缺乏追蹤

影響：要麼預算超支，要麼進度拖慢(或兩者兼有)。

解決方案：建立正式的變更申請流程，任何項目範圍內的變更(比如添加新功能)都應在變更文件上詳細註明，並由項目最高主管簽字批准。此外，項目經理也需判別出該申請對預算和時間進度會產生什麼影響。

　　6.對項目動態缺乏瞭解

影響：管理學大師彼得德魯克曾説過，無法管理就無法測量。反應到項目上，即無法及時協調資源，或對變更做出應變。

解決方案：使用軟件。

　　7.對小問題掉以輕心

影響：問題不會自己解決。如果對小問題掉以輕心，那麼它們就會演化成大問題，最終成倍增加項目成本。

解決方案：加強項目團隊成員的態度與意識，及早糾錯。等到亡羊補牢，為時已晚。

　　8.沒有定義項目範圍

影響：如果商業與IT部門沒有事先定義項目範圍，那項目終將無法滿足預期的成效，IT也會缺乏方向來如期完成項目。

解決方案：通過商業用例和範圍劃定來糾正錯誤定義的項目。

　　9.忽略項目之間的關聯

影響：忽略項目之間的關聯會造成資源分配失調(比如配給某項目的人員也是另一項目所需要的)，從而影響項目進度，作為連鎖反應，其它項目也會受到拖累。

解決方案：在制定項目計劃時將關聯因素考慮在內。與項目參與者多交流，並繪製項目關聯表，可協助你明確瞭解各項目之間的關係。

　　10.風險評估過於隨意

影響：項目脱離原有軌道，IT需清理預料外的麻煩。

解決方案：風險評估應是項目計劃的一部分。可以在團隊中進行頭腦風暴，收集可能的風險因素，然後設法規避這些風險。這一活動不會花費太久的時間，而且他也能幫助你在正式開始前充分了解項目的軟肋所在。

　　11.對用户牴觸心理認識不足

影響：用户對新技術的牴觸會讓項目所投入的資金與精力白費。

解決方案：在項目計劃階段先考慮到推行過程中的阻礙，並設法化解這些阻力。與那些工作將受新項目影響的用户交流溝通，向他們闡述項目會給他們的工作流程帶來的有利變化與價值。

　　12.時間進度表欠完善

影響：團隊成員對何時完成何種任務沒有概念，對整體項目的按時達成形成阻滯。

解決方案：最簡單的'方法是判別出項目中所有的活動，並在這些活動後面標註預計完成日期。使用項目管理軟件亦可創建進度計劃表。

　　13.對不合理的項目期限不作反駁

影響：使自己陷入無法如期完成項目的窘境，並有損IT部門的信譽。

或許公司所設定的項目期限過於苛刻，而IT部門強行完成只會起到反作用。

解決方案：IT經理應向公司管理層解釋無法預期完成的實際困難，以及強行完成所需付出的代價(比如成本大幅上升，資源預算超支等)，讓管理人員在成本和速度之間做出選擇。

　　14.與項目支持者、參與者缺少溝通

影響：IT無法達成預期的要求。

解決方案：在傳遞關鍵書面文件與表格的同時加以當面説明，並用對方能夠理解的方式簡明地闡述要點(有些商業人員不會理解長篇大論的技術術語)。

在這種溝通互動中，其實公司的商業分析師在用户與IT之間扮演了一個非常重要的協調角色。

建議對參與項目，或受項目影響的所有商業成員提供一份項目綜述(從計劃到部署)，並標示出那些活動要求商業人員參加互動，以及互動的目的。總之，IT應多花一些時間來指導商業部門瞭解項目執行的步驟。