祕書從業經驗分享
導語:由於祕書經常代行領導的意向,所以從某個角度來看,祕書也可以説是中層經理。暫且不提領導的基本心態到底如何,讓我們來探討當領導對你指示"替我辦這件事"時的心態和想法。
通常一位傑出能幹的領導大都會有"利用工作去栽培部下"的想法。而達成這項目的做法,就是讓祕書代行領導的一部分工作。因此,即使你剛剛到職,他也會要你立刻替他做做看。
對此,很有可能你以"不,我還不太熟悉情況"為由,不敢接下這份工作。既然好不容易才獲得這種絕佳的機會,何不立刻欣然允諾?立刻允諾接下這份工作,領導自然會對你另眼看待,認為你是一個有出息、很積極的人。當時的態度和反應,正是決定領導對你的信賴程度的關鍵所在。
不過,在你尚未着手去辦之前,為了慎重起見,最好請示領導工作的要點。然而假使你貿然地問領導"應該注意哪些事項才好呢"的話,顯然你的水平還不夠,對於請示的技巧還不得要領。應該要迅速地看出領導的`意向,而問"關於那件工作,5天內完成可以嗎"。如此準確地掌握要點,命中問題的核心。
領導一聽你這麼説,內心必然會認為你是一個"能幹的傢伙",而回答"由你決定好了"。因此,平時詳細觀察領導的習慣,應可大概地判斷領導將會於何時、以何種方式交由你去代行職務,而你有所心理準備,到時候就不致驚慌失措而能夠從容地去應付。
然而,領導未必會有計劃地以教育祕書為目的,並由簡而繁地將工作交付你代行。你心裏最好有個認識,就是常常會有因領導請假、出差,或其他突發事件而不得不代替領導行使職務的臨時情況發生。因此,從成為祕書的那天開始,就要在輔佐工作方面多下功夫,以便隨時都能夠全面代行領導的職務。
當然,你也要以領導的立場作出精確的判斷,並有勇於承擔一切責任的自覺。如果遇到非常棘手的事情,而那件事情又是領導未曾事先允許你去做,而被迫非決斷不可的時候,按常理來説,可向領導的領導請示,請求他給你適當的指示。
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