祕書怎麼做好領導的時間安排與計劃

祕書日常事務工作之一就是做好組織的時間安排，包括日程安排、約會安排和旅行安排。幫助領導安排好時間，主要內容是做好日程安排，包括每月、每週、每天的日常工作安排。

　　一、日程安排的內容

祕書日程安排的內容是把領導或組織的每月、每週、每天的主要活動納入計劃，並下發給組織相關單位和部門。儘管時間安排不可能天衣無縫，也會出現漏洞，會有變化，但只要溝通及時，並不會有太大的影響。做好時間安排，有利於組織內部工作的協調，可以按部就班地安排工作，避免出現撞車，同時也方便了其他工作部門。請示、彙報工作可以提前“掛號”，同時與其他單位的工作聯繫也可以提前做好準備。對祕書而言，可以及時掌握領導活動的線索，及時作出相應的調整。

領導或組織日常工作安排一般涉及以下內容：

(1)各種接待、約會。包括接待和會見本單位員工、外單位來賓和國外的來賓。

(2)商務旅行活動。當前各組織領導特別是企業領導經常到各地、各國去聯繫合作事宜，進行市場調研和參觀學習。

(3)參加各類會議。各類組織都會經常舉行不同類型的會議，領導部署重要的任務，聽取員工的建議，組織各類表彰會議，等等。

(4)到車間進行實地檢查和指導。優秀的企業家都注重及時瞭解本組織的生產、營銷、資產運行等方面的情況，這離不開親自去做市場分析、產品分析、資產分析的工作。

(5)組織的各類重大活動的安排。

(6)領導私人活動的安排。在西方國家，包括日本祕書一般都要對領導的私人生活進行安排。比如何時去休假，替領導安排好接待領導私人親朋的日程表等。

　　二、日程安排的基本要求

日程安排主要是對領導或組織日常活動的時間和程度進行統籌計劃和安排的過程。其具體要求如下。

1.統籌兼顧

所謂統籌兼顧，就是安排日常活動要從組織的全局出發統一籌劃，又要兼顧領導的實際情況。有條不紊地做好時間的協調工作，避免發生撞車，使整個事件安排如同一個流程一樣，是一個完整順暢的動態系統。每個節點都承接了上了一個過程的成果，擔負着本身過程的職責。只有統籌兼顧，才能做到有條不紊，互不衝突，提高工作效率，取得良好的工作績效;反之，若安排不當，顧此失彼，不僅會對領導工作的效率帶來消極影響，而且會給組織全局工作造成混亂。

2.安排規範

安排規範就是根據組織領導的分工，明確規定哪一類組織活動應由哪些領導參加，避免出現隨意性，注重實效，克服形式主義。

3.效率原則

日程表的安排要體現效率原則。作為一個組織，時間會產生很多變數，組織或企業發展到一定階段，必然會出現各類問題疊加的情況。於是，缺乏效率的日程安排就會使組織框架試圖去適應這種變化，從而變得日益臃腫，組織的命令系統逐漸失靈，導致大量未經刪選或毫無意義的信息淹沒組織高層。因此，祕書在安排領導日程時要注意使整個日程安排有助於提高組織工作效率，設計的工作日程要很清楚。

4.突出重點

採用ABCD法則，與完成中心工作有直接聯繫或重要的活動，要優先安排，加以保證，以便領導集中精力辦大事，防止領導疲於奔命，力戒形式主義。ABCD法則中的A是指先做重要而緊急的任務;再作重要而不緊急的任務，即B類事務;後作緊急而不重要的工作，即C類事務;再處理D類，可做可不做的事務。只有這樣，才能提高效率，充分利用時間，合理分配精力，完成工作任務。

5.留有餘地

安排領導的時間要留有餘地，不要安排得過於緊密，要給領導空隙時間。

6.適當保密

領導的日程安排，一般都是自制成一覽表的形式。日程表給領導一份，給祕書科長和其他領導一份，再就是有關科室和司機一份。不過，給科室和司機的日程表，內容不能太詳細，以防泄密。

7.事先同意

在安排領導的日程表時，不論是一般的'工作還是重要的工作，都要事先得到領導的同意。

　　三、日程安排的形式

1.年計劃表

在一年中的例行活動以及年度工作計劃，可以事先安排。

2.月計劃表

從全年計劃表抄下日程安排，填寫出差和聚會等預定事項，要抓住當月的重大活動。

3.周計劃表

在週末要向領導報告下週計劃，並得以確認。周計劃的安排要考慮領導的忙碌程度以及其他因素，如果領導臨時事情太多，則可以將一個月內必須完成的已知事項，安排在其他周完成。

4.日程表

領導在一天中要做許多工作，為使其事先掌握自己所要從事的重要活動，必須提供給領導日程表。在前一日下午或者當日清晨，根據周計劃表，抄制當日日程表，並得到領導確認(如果不製作日程表，根據周計劃表安排工作時，也必須於前一日或當日清晨得到確認)。

　　日程安排注意事項：

(1)日程表編寫以記敍、説明為主要表達方式，不加評論，不做過多分析，簡潔具體，使人一目瞭然。

(2)月計劃、周計劃、日計劃不要安排的太滿，尤其是後兩者。因為環境隨時變化，領導要根據不同的情況作出一定的改變，所以編寫要留有餘地。

(3)所有的日程安排都應按領導的意思去辦。經領導審核通過打印成表並送給相關部門，同時要留有備份。

(4)活動與活動之間要有一定的空隙時間，以避免一些時間衝突。

(5)在制訂日程表的過程中，應養成謙虛細心的習慣。事不論大小，都要認真去檢查核對，然後再請領導審核，這樣一方面減少錯誤，另一方面也提高工作效率。

(6)對已經處理完的工作，一般應註明結果，對沒處理的也一樣，這樣避免漏掉一些重要內容，並幫助領導隨時掌握信息。