祕書人員如何掌握和配合領導的時間
時間管理是祕書人員的一把鑰匙。沒有這把鑰匙,就打不開做好祕書工作的大門。作為領導的參謀和助手,祕書人員應該如何在紛繁複雜的工作中做好時間管理?從實踐中我總結,要科學把握好計劃、執行和總結三個環節。
一、科學安排計劃
分清輕重緩急。
要分清各項任務的輕重緩急,提前溝通,科學安排,協助做好領導全年、月度以及每週的工作計劃表。在計劃表中,要區分常規工作和應急工作,按任務的重要性、緊急性優先級來協調安排領導的時間。要把日常性工作和臨時性事務分開,固定日常性工作的時間,如在相對固定的時間段給領導報送文件等。根據服務領導的工作計劃,也要做好自己的工作計劃,安排好完成各項任務的時間。
集中辦理要事。
要掌握和配合好領導的時間節奏,合理有效地安排時間和任務,讓領導能夠在精力最旺盛的時間段處理最重要、最困難的工作。就自身而言,要把主要時間和精力集中在完成重要和緊急的任務上,不要因為鋪天蓋地的瑣碎小事而貽誤了領導交辦的大事。對於像起草重要文稿這類時間上不緊迫但需要集中精力的重要任務,要放在一個可以集中注意力思考的時間段,比如利用晚上的時間。
善用碎片時間。
我們每天都有大量的零碎時間,這些時間應充分利用起來,處理比較瑣碎的事務,如整理存檔文件、分發通知和紀要、溝通各類會議活動安排、回覆郵件和傳真等。積細流成江河,這有助於我們做到案無積卷、日事日畢。在工作計劃中我們也要注意安排預留一些小塊的空餘時間,便於應對突發的工作任務。
二、高效貫徹執行
立説立行立改。
接到領導指示和任務時,特別是遇到突發性、臨時性事件時,要立説立行、馬上就辦。對重要工作任務要逐一登記,及時分解細化,抓住關鍵點,設定工作完成期限,倒推各步驟的時間節點,有序推進落實,完成一項銷號一項。
及時溝通協調。
領導部署工作任務時,要迅速準確領會領導意圖,對拿不準或容易出錯的地方,要和領導再次確認清楚。對於領導的各項部署,要協助做好後續落實,及時與職能部門溝通,抓好協調、跟進和督辦,並及時向領導反饋情況。
實現同頻共振。
“身在兵位,胸為帥謀”,祕書要從大局和全局出發考慮問題,多從領導的視角來換位思考,多替領導想辦法、出思路和提建議,與領導形成“共振”。在服務領導的過程中,逐步把握和契合領導的工作風格,形成適合領導的服務模式。
三、不斷總結提升
做好工作日誌
。要做好每天的工作記錄,列清第二天的工作安排。勤用“爛筆頭”,記錄下工作內容、花費時間以及在工作過程中遇到的問題、解決思路和結果,記下工作中的收穫、體會和感悟。記錄的.過程就是體悟昇華的過程,經過長期的積累,一定可以不斷提高自己的業務水平和工作效率。可以利用現代化的信息手段記錄和共享行程等工作安排。要經常回頭反思,定期形成月度工作小結,總結存在的不足,從而改進工作方法,提高時間利用效率。
不斷學習提高。
在日常工作中把學習作為一種常態,從書本和實踐中學,深化對中央大政方針的理解,深化對各部門工作內容和規律的認識,深化對法律、管理、外語、辦公自動化等各領域知識的瞭解,從而不斷提高自身能力和水平,從根本上提升工作效率。
形成流程規範。
要將常態化的例行工作流程化,形成操作規範,減少完成中的不確定性,節約工作時間,提高工作效率,不斷提高工作規範化水平。例如將工作計劃和日程安排流程、各類文稿起草範式和發文流程、各類重要會議及活動組織籌備流程等彙編成冊,並在實踐中不斷改進優化。
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