辦公文員文祕需要具備哪些條件及技能
文員工作涉及面較廣,事務較繁瑣,對完成工作的質量效率也有一定的要求,不同的崗位、不同企業對文員要求也不一樣,常見的要求有打字速度快、文字處理能力強、專業對口、身體健康、工作壓力承受力強等等。
一個合格或者優秀的文員應具備如下幾點:
1、良好的文字處理能力,這是保證自己工作方向的基礎,能讓主管省事或另眼相看,這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這裏的學問很深,自己最好備1本辦公文書寫作大全之類的書,這是必備的工具書,有些公司配的有,比如我們就有。比如我們公司,聘請了一名兼職祕書,其工資也是1200元/月,每週6到公司 1次即可。
2、電腦應用能力。應能獨立操作計算機,熟練操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等辦公自動化軟件及Internet郵件收發和處理技巧,政府機關的'文員也要求對WPS有一定的認識。
3、能熟練運用各類辦公自動化設備,打印機、複印機、傳真機、掃描儀、刻錄機,如果您對以上機器具有簡單維修技能,那一定是領導的掌中寶。
4、良好的溝通協調能力,文員作為基層員工,一定要正確領會領導的意思,一件事不可能讓上級主管給你交代了又交代,較強的保密意識也就是責任心。同時,作為文員,接聽電話時間也多,作為公司與外界電話聯繫的第一人,你説溝通技巧重要不呢?當然公司各項業務一定要熟悉和精通。
5、其他能力,如一定的英語知識,較好的記憶力,時間分配能力等綜合能力。
需要説明的是:每個企業根據企業不同的階段要求的能力也不一樣,當然,待遇基本也有差別。但文員確實是一個很能培養自己、鍛鍊自己不錯的一個職位。
另外,附上各級文員的一些職責:
辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發)工作職責:
1、接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2、負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負責總經理辦公室的清潔衞生。
4、做好會議紀要。
5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6、負責傳真件的收發工作。
7、負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8、做好公司宣傳專欄的組稿。
9、按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
10、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
11、統計每月考勤並交財務做帳,留底。
12、管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
13、領導或上級交代的其他工作.
祕書:
祕書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。
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