祕書工作目前發展的形勢和任務

在社會發展中，祕書一直是一個重要的職業，也是具有悠久歷史的傳統職業。祕書在領導和員工中發揮着橋樑和紐帶的作用，在正確領會上級意圖的同時，還要能夠將這樣的意圖佈置到基層中。現代信息技術手段的應用可以提高祕書的工作效率，減少工作負擔。

目前我國的市場經濟體制改革不斷深化，隨之各行業也在不斷深化，祕書行業更是先行一步。新時期我國的祕書工作發生了很大的變化，不管是工作範圍和工作內容都發生了很大的變化。尤其是工作手段更是日新月異，為領導工作的服務和參謀功能越發增強。探討目前祕書工作的形勢和發展趨勢，對於做好祕書工作具有極大的促進作用。

一、明確祕書工作的領域

在社會發展中，祕書一直是一個重要的職業，也是具有悠久歷史的傳統職業。祕書的工作領域包括負責掌管文檔、安排事務並協助機構或部門負責人處理日常工作等範疇。接聽電話、處理文案、撰寫會議通知、記錄會議紀要、處理日常信函、負責工作報告的撰寫、商務會談的安排、商務旅行的安排、存檔資料、備份文件等等，還包括接待訪客等。祕書工作的領域是很大的，內容也是浩繁的。在這些領域中，祕書的核心工作就是圍繞領導和本部門的核心工作開展自己的工作。由此可見祕書的工作既有管理的內容也有服務的內容，既是管理者也是服務者和被管理者，祕書崗位的重要性由此可見一般。這一重要性也決定了對祕書自身素質的要求很高，具有中文基礎，具有本科以上學歷，具有一定的文字整理能力、歸檔梳理資料的能力，除此之外還有綜合協調能力、財務知識的掌握能力、一定的外語基礎，思維能力強、反應能力強、語言能力強、文字能力強、溝通能力強、能夠利用現代化的辦公手段提高工作效率。對工作內容和工作的發展趨勢有一定的預見性和判斷性，有掌控工作全面的能力，能夠和各種類型的上司和諧相處，具有辦事細緻、處事謹慎的特點，善於自我管理、自我約束，日常工作能克服困難保持工作積極主動並持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

二、祕書工作的現狀分析

祕書工作是一個很龐大的羣體，在各行各業中佔有一定的比例，是市場需求旺盛的一類人羣。隨着經濟的發展和繁榮，社會上對祕書職業的需求會更高，對祕書素質的要求也會更高，祕書會受到越來越高的重視。如今的祕書工作早已經改變了傳統意義上的端茶倒水的'功能和形式，取而代之的是為領導做好參謀做好助手的內容。祕書的素質也提高了很多，在信息技術的手段應用上、語言交際上、政策水平上、外語能力上都較之以前有了很大的改變，所以新時期的祕書工作不管是形式、內容等都發生了很大的變化，也使祕書工作發生了根本的變化。對於工作中的判斷能力和管理能力要求更高。但是內容改變了，領域拓寬了，責任和風險也變大了。祕書的工作時間不固定，工作內容事無鉅細都要親歷親為，浩繁的工作內容辛苦是一定的，更主要的是稍有疏忽會釀成大問題，這個風險是很大的。祕書在領導和員工中發揮着橋樑和紐帶的作用，在正確領會上級意圖的同時，還要能夠將這樣的意圖佈置到基層中。並且要時刻保持緊張的神經替領導過濾日常的重要工作。輔助領導工作而不是替代領導做決策。工資不高、工作壓力卻很大，這是目前祕書工作的主要現狀。

三、祕書工作的發展趨勢

好的祕書可以影響領導的工作效果。世界首富比爾蓋茨的祕書露比就在其祕書生涯中發揮了及其重要的作用，成為影響蓋茨和微軟企業發展的重要一員。祕書是躲在領導身後工作的人，默默無聞。但是優秀的祕書在工作中發揮的作用是無形而巨大的，不可低估的影響着領導的工作效率。因此新時期祕書工作的發展具有三大趨勢。

（一）工作責任更大

祕書的工作是處理文件等文檔資料，在文件的傳閲中，要提醒領導工作內容的輕重緩急，幫助領導掌握工作的內容、日程、控制時間等。所以這樣的結構是祕書的工作責任變大，一些文件的處理過程中，如果不能及時和有效，那麼可能會導致嚴重的後果。祕書要提醒領導哪些工作是重要的、是加急的，哪些工作可以放緩，這都是祕書要做的工作，因此責任變大是必須的。祕書要做好承擔一定責任的心理準備，必要的時候還有要替領導承擔責任。

（二）參謀職能的強化

目前的祕書行業是需求很大的一個領域，並且祕書的工作也專門化了。在國外祕書要有職業資格，接受專門的培訓。在我國對祕書人員綜合素質的要求也在逐步提高，並且祕書的工作分工會越來越細化，公文寫作以及文書處理，會務工作以及檔案管理，接待信訪具有保密意識等，都需要祕書具有較強的專業化能力。

（三）辦公現代化趨勢

計算機技術已經深入人們生活的各個角落，徹底改變了人們日常的工作和生活。祕書工作作為最前沿的工作領域，對現代化辦公手段、信息技術的應用等，都具有很高的要求。複印打印、傳真縮微、文檔利用郵件收發、微博管理，微信平台的構建，電腦速記機應用等能力，都需要祕書做到爐火純青。現代信息技術手段的應用可以提高祕書的工作效率，減少工作負擔。所以未來的祕書工作對信息技術的依賴性會更高，對祕書應用信息技術手段的素質要求也會更高。

祕書的工作重要而隱蔽，處在幕後卻要付出實際努力。綜合素質的提高和工作能力的提高是做好祕書工作的前提。新時期的科學技術發展和工作內容的變化等，都發生了極大的變化。祕書要正確認知自己，擺正自己的位置，守規矩、不越權，保持高度緊張維護部門和領導的利益。具有全局意識，能高屋建瓴地對待工作問題和處理辦法，這是一個好祕書必備的素質。