2017好祕書檔案管理知識大全

在祕書崗位這幾年的鍛鍊讓我深切體會到，當好祕書，檔案意識不容忽視。登記好、整理好、保管好檔案材料，不僅有助於做好當前工作，還相當於建立起一座信息資源寶庫，關鍵時候往往能發揮意想不到的作用。看到如今案頭分門別類、清晰明瞭的檔案材料，不禁回憶起剛從事祕書工作時的那幾次尷尬和慌亂。

　　年底該去看望哪些教師代表

年底了，按慣例校領導要看望學校德高望重的老專家、老教授代表。領導吩咐説：“小李，你回憶回憶，今年我聯繫的學院還有哪些老教授‘五一’、教師節沒顧上看望的，年底去看看這些老師吧。”要知道，每年領導都會在元旦、“五一”、教師節期間集中看望學校老教師。幾次看望下來，被看望的老師加起來有二十餘人，哪些看望過哪些還沒來得及看望呢?這可不能是筆糊塗賬。我絞盡腦汁，搜刮回憶，勉強湊出一份已看望教師名單，又據此草擬了一份看望教師名單呈送領導。領導掃了一眼，指着名單中哲學院某教授的名字問：“‘五一’的時候好像已經看望過了吧?”我一拍腦袋，對哦，當時還是我陪着領導一起去的，還跟這位教授聊了好一會兒，怎麼列名單時一點也沒想起來。

　　“丟”了地址的寄書事件

領導最新作品出版了，交代我寄幾本書給外校一位張老師，隨手遞給我一張寫有張老師電話和地址的紙條。我按領導要求把書寄出後，心想這張紙片應該沒用了，就丟進了文件銷燬袋。沒想到，過了一個多月，領導又遞給我一些書，交代説：“小李，還是按上次你給張老師寄書的地址再寄一些書給他吧!”我頓時傻了眼，扭捏了半天，只好對領導實話實説：“領導，十分抱歉，上次您給的'紙條我沒有保存，您再給我一次聯繫方式吧。”領導臉上掠過一絲無奈：“張老師是我在會場上碰到的，他給我留了張寫有聯繫方式的紙條，我就直接給你了。這樣吧，我再聯繫一下他。”

　　錯過了主管部門要求的反饋時間

還有一次，我差點捅了大婁子。教育主管部門邀請領導參加一個工作論壇。我請示了領導，領導説，還早，到時候看日程安排再定。我掃了一眼邀請函，離論壇舉辦時間還有三個月，心想，提前半個月再處理反饋也來得及，於是，連內容也沒仔細看，就把邀請函隨手塞進了文件櫃。當我已經把這件事情忘得一乾二淨時，教育主管部門打來電話催問：“別的單位已經反饋了，你們怎麼還沒動靜?要求提前報送的材料怎麼也沒有?”我在電話那頭驚出一身冷汗，翻箱倒櫃總算是找出了那份邀請函，一行一行讀下來，果然已經過了反饋日期和材料報送日期。這下學校的工作可被動了。深吸一口氣，我拿起已經不那麼整潔的邀請函，走進了領導辦公室去承認錯誤……

出了這幾次紕漏後，我才真正對檔案整理工作重視起來，也清楚地意識到，良好的檔案整理習慣會讓我在祕書工作的道路上更加從容、穩當。於是，我在日常工作中思考和摸索出一套整理領導檔案材料的方法：

一是全面、詳細記錄領導日程安排。一般情況下，祕書都會提前為領導編制每週或每月日程安排，但這種安排往往變更頻繁，領導活動時常會增加或取消，時間一長，容易成為一筆糊塗賬。為了忠實詳細地記錄領導實際活動安排，在辦公室負責人的支持下，我們開始每天編制《昨日要情》。《昨日要情》既記錄領導參加的所有活動，也記錄領導研究問題、會見、談話的情況，要求儘量細緻，所參加會議的主題、與會人員、單位都記錄在案。

二是分門別類妥善保管好領導的書寫資料。領導在公文上的批示往往能夠得到妥善保管，但保存好領導非正式的書寫資料也很有必要。比如，領導自己起草的稿件，對稿件修改的花臉稿，佈置工作時隨手書寫的便籤，都有必要分類妥善保存。上次“寄書事件”之後，我不僅把領導所有隨手書寫的電話、地址裝入檔案箱存好，還把領導所有讓我幫忙寄出的信件地址和聯繫人都做了詳細登記，製作成常用聯繫人表單，以便隨時調用。至於保存的手稿和修改稿，我每次幫忙起草文件都會翻出來看看，揣摩領導的語言風格和內在邏輯，現在我寫出的稿子，時常得到領導肯定。這正是日常的檔案整理工作幫了大忙。

三是收集和保存好與領導相關的信件、會議材料、證書以及其他信息資料。如，邀請函、賀信、會議通知等，既是安排好當前活動的參考和依據，活動過後也仍然有資料價值，可以留存作為工作記錄和學習材料。又如，領導自己填寫或祕書代填的各種表格，填完之後留個複印件，以備下次填表時參考。再如，媒體報道、訪談和領導發表的文章、講話等，體現着領導的思路和觀點，都有必要妥存，以備日後起草有關稿件作為參考。

四是定期對這些檔案進行系統整理。記下的事情和留存的東西多了，不定期整理可能就會出現“東西都在，就是不知道在哪”的情況。為了方便檢索，需要定期進行整理。比如，對紙質的材料，我一般是按季度進行裝箱封存，同時在箱子上貼上大致的清單;對於電子文檔，則會按月份整理歸檔;此外，每年年底我都會為領導編輯本年度的個人年鑑，即把日程安排、新聞報道、發表過的文章和出席重要活動的照片編輯成厚厚的一本冊子，便於日後查閲。