採購簽訂合同注意事項
一、核實主體資格
1.合同對方為自然人:核實並複印、保存其身份證件,確認其真實身份及行為能力。
2.合同對方為法人:核實訂約人是否經其公司授權委託,查驗其授權委託書、介紹信;簽訂合同必須提供《企業法人營業執照》、《企業法人代碼證》、《國税税務登記證件》、法人身份證明書、簽約代理人的本人身份證和授權委託書;合同必須加蓋對方單位公章、合同專用章。
3.合同對方為其他組織:對方當事人為個人合夥或個人獨資企業,核對營業執照登記事項與其介紹情況是否一致;有合夥人及獨資企業經辦人簽字蓋公章。
4.合同對方除加蓋公章,要親筆簽名。
二、合同形式
1.必須以書面形式簽訂合同; 2.採用口頭、信件、數據電文形式訂立合同的,必須簽訂確認書蓋章簽字。
三、合同的必備條款要具體、明確:
1.當事人名稱須真實、一致; 2.合同標的、數量、質量、價款、包裝方式要具體、明確; 3.注意驗收方法、程序和時間;
4.履行方式具體:明確交貨方式、結算方式、交貨地點; 5.履行期限:確定某一時間點或時間段; 6.儘量明確本公司所在地為合同履行地; 7.違約責任要量化違約金或確定違約賠償金的計算方式; 8.解決爭議辦法為協商、訴訟,約定本公司所在地管轄。
四、對公司開出的授權委託書、介紹信、蓋章的合同書等授權性文件
要跟蹤管理,出具是應標明合同對方名稱及授權範圍、有效期限,業務結束要及時收回。
業務人員離職要及時收回上述文件,無法收回的及時以書面形式通知相關單位並做證據保全。發現業務人員在委託授權終止後仍以本公司名義簽訂合同的,及時確定是否追認;不予追認的要以書面形式通知對方並進行證據保全。
五、遇有重大誤解、顯示公平、受欺詐、脅迫、乘人之危訂立的合同,及時收集保全證據,在訴訟期間行使撤銷權(一年)。
六、合同簽訂後,合同原件須交公司統一保管。
七、出具欠條注意事項:
1.公司出具欠條:由簽訂合同委託代理人出具欠條,並加蓋公司印章或財務章,金額、還款期限明確,無改動。個人出具欠條,如公司確認,視為公司欠條。
2.個人出具欠條:必須是本人的真實意思表示,欠款金額、還款期限具體明確,無改動,本人簽字畫押,註明身份證號碼,並提供身
份證複印件。
八.訴訟時效問題
針對公司簽訂的合同及欠款問題,如連續有業務往來,時效可以順延;如業務中斷,須儘可能採取措施,確保時效的連續性;長期不發生業務往來的,要及時排查,要掌握時效問題;可根據情況採取法律措施,通過調解和訴訟解決。
採購簽訂合同注意事項 [篇2]
一、 合同主體
(一)須嚴格審查合同相對方資信情況,公司工商登記是否在冊,註冊資金等信息。(註冊資金不得低於50萬元;如合同標的在 萬元以上,註冊資金不得低於 萬元)
(二)審查對方是否存在異常經營的情況以及經營範圍,超出經營範圍及存在異常經營情況的不得與之簽訂合同。(查詢網址:全國企業信息公示系統#url#)
(三) 需核實代理人的身份,確定其有簽訂合同的代理權限。
二、 合同條款
(一)簽訂採購合同,需仔細閲讀合同條款,對錶述不清或約定不明以及理解有歧義的條款需和商家落實清楚,避免後期出現爭議。
(二)合同主體全文稱謂需一致,且需注意文本的字體格式統一,合同文本的美觀性。
三、 合同標的
(一)合同標的要合法,即必須在對方公司經營範圍內,其次需注意對方對標的所有權及知識產權。
(二)合同中需詳細註明產品的生產廠家、品牌、型號、單價、數量等,驗貨時需嚴格依照此表進行檢查。
四、 預付款的約定
(一)大金額設備採購必要支付預付款的,預付款不得超過合同
總價的10%(情況特殊的,經請示領導後可酌情對比例進行調整)。
(二)預付款付款條件為合同簽訂後7日內,供方提供並交付相應金額的國有四大銀行的銀行無條件履約保函。
五、 質保金的約定
(一)需嚴格約定質保金,一般為合同標的'額的10%,待設備的質保期結束後歸還於供方。
(二)對質保金歸還的方式以及證明予以明確,以防止由於給付的對象不是簽訂合同的主體或者相對人,而出現法律糾紛。
六、 質量驗收
(一)合同中需明確具體的驗收時間、標準及驗收方法。對於驗收,我們不僅要對產品及配件數量進行清點驗收,還需着重對貨物的質量進行驗收,諸如產品名稱、品種、規格等技術規格,包裝是否有破損等等都要進行嚴格檢驗。
(二)驗收期限、驗收地點需明確,但如供方不在合同中明確,我方不主動提出約束我方的驗收期限和時間。
(三)在驗收過程中,應當着重對隱蔽性缺陷的風險的防範,合同需約定“買方對貨物的現場驗收僅為感觀驗收(或非理化驗收),若貨物在使用過程中發生隱蔽性缺陷,供方應承擔由此造成的一切經濟損失。”
(四)在質量條款中或者其他補充條款中,在有需求的情況下,應當對供方是否提供設計圖紙及相關資料,以及是否需要供方提供使
用培訓進行規定。
七、 交付條款
(一)交貨時間、方式以及風險轉移條款的約定需儘量規定為:“供方負責將貨物的運輸至需方所在地,並承擔相應的運費及裝卸費,設備經安裝調試完成後視為交付完成,運輸方式可以為汽車運輸或者鐵路運輸等”
(二)在合同中需對標的所有權條款進行如下規定:“需方向供方支付合同價款至合同總價30%時,標的所有權即自供方轉移至需方。”
(三)對於安裝調試條款,應註明供方為免費安裝調試。
八、 其他
(一)關於法律適用條款(糾紛解決機制)及其他條款的約定確將爭議解決的法院確定我方所在地法院。在簽訂合同時,對法律適用條款規定如下:“合同雙方發生糾紛時,應首先友好協商妥善解決,如協商不成,可申請在需方所在的人民法院(或仲裁庭)進行裁決。”
(二)合同簽訂頁需註明簽訂日期,一般為合同簽字或蓋章日,如特殊情況經請示領導後可根據實際需要進行變動。
(三)在合同的最後,需對合同的次要條款或者非主要條款進行規定。諸如合同生效時間、合同的有效期、合同附件的效力以及其他合同未盡事宜的補充規定辦法進行規定。
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