跟單員工作流程大綱
跟單員的工作內容十分繁雜,涉及面廣,面對部門多。既要對上級反饋進度,又要對相關人員進行及時跟蹤,稍有不慎,即鑄成大錯。
一、跟單員跟單工作流程(一)外貿公司跟單工作流程
外貿公司跟單工作包括選擇生產企業、簽訂收購合同、籌備貨物、進程跟蹤、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個步驟。
(二)生產企業跟單工作流程
具備對外進出口經營權的生產企業是我國外貿進出口的主體之一,隨着我國加人WTO和外貿法的實施,具有外貿經營權的生產企業越來越多,許多國際買家也熱衷於直接從這些生產企業採購商品。“工廠跟單”,實質上屬於生產型企業的內部跟單。其一般流程包括:推銷公司產品、簽訂外銷合同、籌備貨物、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個步驟。
二、出口貿易一般流程(一)選擇供應商或生產企業
在選擇供應商或生產企業時,需注重考察生產企業的資信,是否具有生產能力,能否保證質量、保證按期交貨,產品是否有對外貿易的競爭力等。
(二)生產企業推銷本企業產品出口
這一過程中,跟單員的主要工作內容有:
1.瞭解目標市場的需求特點和客户採購偏好;
2.瞭解並掌握公司產品的主要性能、工藝、質量標準、原材料構成、生產週期等;
3.瞭解並掌握公司產品的包裝材料和包裝方法;
4.瞭解並掌握公司產品的裝箱率、集裝箱可裝數量;
5.掌握公司產品的價格和相關原材料價格;
6.瞭解近期本幣對外幣的兑換價格及變化趨勢,即匯率和變化趨勢。
(三)建立對外業務關係,確定出口貿易對象
建立業務關係可以通過信函、電子商務、電子郵件、傳真、參加國內外各種交易會和展覽會、我駐外的使領館、商會、企業名錄、報紙雜誌上的廣告等途徑搜尋或結識國外客户。
(四)洽談業務
洽談業務是指買賣雙方就某一種商品進行洽談,內容包括價格及價格條件、貨物的技術規格、包裝、貨款的'支付方式和時間、運輸方式、爭議的解決方式和地點、貨物數量、交貨時間、保險、貨物的檢驗標準和地點等。洽談業務可以通過信件、傳真、電子郵件等不見面的洽談方式,也可以採用與客户見面洽談的方式。在洽談業務前必須事前作好充分準備。
(五)簽訂對外合同
跟單員在這個階段,通常是輔助外貿業務員做好以下主要工作:
整理雙方達成的事項內容;
將客户的工藝單和要求轉換為本公司的製造工藝單;
落實生產企業(車間),並完成確認樣;
檢查確認樣,將符合客户或工藝單要求的樣品寄送客户,等待確認消息;
根據客户的確認意見,改進確認樣,直至客户確認樣品;
做好合同項下訂單生產前的一切準備工作等。
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