寫商務英語郵件需要注意的一些問題
商務英語的郵件寫作們該注意些什麼呢?下面是小編整理的一些商務英語郵件寫作中需要注意的事項,希望能幫到大家!
t With an Appropriate Salutation
郵件開頭稱呼要恰當:
Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:
有些人寫郵件不喜歡加稱呼,甚至連簡單的“你好”都忽略,直接開始正文內容。孰不知就像在傳統的信件上一樣,寫上稱呼是一種禮貌的象徵。稱呼可以這樣寫:
Dear Sir/Madam 親愛的先生/女士
Dear Mr. Johnson 親愛的約翰遜先生
Hi Sue 蘇,你好
Hello Fred 你好,福瑞德
Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr. Johnson” is probably the best way to go.“Hi Bob” is going to look unprofessional。
稱呼必須恰當。若郵件對象是你未來的上司,“親愛的約翰先生”這樣的'稱呼應該為最得體的。像“你好,鮑勃”更適用於隨意的場合。
But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted。
那麼,是不是正式的用語就萬能呢?絕對不是。若你給你朋友的朋友寫郵件,那用“親愛的+姓”就顯得異常彆扭。
If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine。
當你判斷不出哪種場合該用什麼稱呼合適,你可以使用“親愛的+名”來應付所有情況。
2. Write a meaningful subject line “主題”要有意義
在把你的郵件發送出去之前,你要檢查一下郵件主題是否能夠準確概括郵件的正文內容。如果你的主題寫得很模糊,或者主題欄是空的話,那麼很有可能對方壓根就不會打開你的郵件。
我們來看一個例子:
Subject: Important! Read Immediately!!!
簡評:你認為很重要的事情在別人看來卻未必如此,你在郵件主題欄裏大喊大叫只會讓對方覺得你很傲慢,且不專業。郵件的主題一定要informative (具體;提供有用信息),讓對方在沒打開你郵件之前就知道你大概要説什麼。上面這個主題可以這樣改:
Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour
簡評:如果你的郵件內容真的很重要且緊急,那麼不妨把主題寫得具體些,同時,嘗試主題首字母大寫,這樣可以引起對方的重視。
3. Identify yourself clearly 選擇一個專業的郵箱地址
試想一下,假設你是會議的主辦方,在會議開始的前一天,你收到這樣一封郵件:
To: Bruce Blinderson
From:
Subject: [Blank]
Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?
簡評:收到這樣一封郵件之後,你肯定很蒙:FuZzYKltTy2000是何許人也?這封郵件可以這樣改:
To: Bruce Blinderson
From:
Subject: Conference absence, Sept. 10
Dear Mr. Bruce,
This is Morris Ponsybil from…
簡評:這封郵件的郵箱地址更專業,收信人可以把郵箱地址和寫信人的真實身份聯繫起來。
4. Distinguish between formal and informal situations 語言風格得當
郵件有正式和非正式之分。如果你是寫給和自己比較熟的同事,那麼在郵件裏用一些表情符號(smilies 如 :P 等),縮寫(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和網絡語言可以使你的郵件充滿個性,增進你與對方的感情。但是如果你是寫給你的上司,或者不太熟的客户,那麼在語言風格的拿捏上就要謹慎了。
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