如何制定項目計劃

項目的特殊性決定了項目中必然包含種種相互關聯的任務和不可預知的風險，所以項目的首要任務就是“計劃，計劃，計劃”。那麼如何制定項目計劃呢?

　　一、制定項目計劃的步驟

1、明確目標

必須符合SMART原則，即目標必須明確、可行、具體和可以度量

2、制定項目工作範圍

對照目標，將需要完成的工作進行分析和梳理，列出一份完成目標所需要進行的所有活動一覽表，這就構成了項目的工作範圍。

有兩種辦法：

◇對於較小的項目，利用“頭腦風暴”

◇對於稍大一些的項目，更好的方法是使用WBS來生成一份全面的清單

3、在項目組內分配任務職責

責任矩陣(Responsibility Matrix)是完成這一任務的最好選擇

4、統籌規劃項目間活動的關聯

該步驟確定各項目活動所需要的時間、人力、物力，明確各項活動之間的先後邏輯關係，通常通過網絡圖工具來完成

完成以上4個步驟後，項目經理還可以為項目計劃添加一些支持性文檔以及備註等信息，所有這些信息將使得項目計劃成為項目的信息中心。

　　二、制定項目計劃的原則

1、不應過分拘泥於細節，此階段的主要目的是制定出一份能夠獲得干係人批准、總體結構準確且具有指導意義的項目計劃書。計劃的`完善是一項貫穿於整個項目生命週期的持續改進過程。

2、短期計劃和長期計劃相結合，短期計劃需要做出周密的規劃，長期計劃只需要給出指導性規劃即可。

3、項目計劃的確定可以採用目標管理法，強調上下交互來制定項目的目標和任務，首先由項目經理根據項目的章程把項目的整體計劃制定出來，然後由項目成員根據項目的整體計劃來指導個人任務的制定，通過協商式、小規模的羣體討論來確定個人的任務。這種參與能夠增加團隊成員的責任感，有利於項目工作的開展。

不可忽視的重要信息

1、組織架構圖、各部門的職能、各關鍵部門的經理和部分成員。項目經理可以通過翻閲流程文件瞭解各個部門之間的業務依賴關係和配合方式。

2、歷時經驗

3、制約因素(包括成本制約，人力資源制約)

4、項目實施中的假設信息

項目干係人的要求在項目初期階段往往是模糊的，不同的干係人之間對項目的期望往往不盡相同甚至是相互矛盾的。作為項目經理在制定項目計劃的時候要充分認識到這一點，從一開始就要清晰地定義項目，並注意平衡不同的項目關鍵干係人之間的需求。制定的項目計劃書一定要得到項目關鍵干係人的正式書面批准。

　　三、項目計劃的工具--工作分解結構(WBS)

WBS將項目的“交付物”自頂向下逐層分解到易於管理的若干元素，以此結構化地組織和定義了項目的工作範圍。

工作細目(WORK ITEM)，工作包(WORK PACKAGE)

WBS的制定沒有固定的方法，但一般可以參考以下原則：

◇確保能把完成每個底層工作包的職責明確地賦予一個成員、一組成員或者一個組織單元，同時考慮儘量使一個工作細目容易讓具有相同技能的一類人承擔。

◇根據80小時的原則，工作包的時間跨度不要超過2周時間，否則會給項目控制帶來一些困難;同時控制的粒度不能太細，否則往往會影響項目成員的積極性

◇可以將項目生命週期的各個階段做為第一層，將每個階段的交付物做為第二層。如果有的交付物組成複雜，則將交付物的組成元素放在第三曾。

◇分解時要考慮項目管理本身也是工作範圍的一部分，可以單獨做為一個細目。

◇對一些各個階段中都存在的共性工作可以提取出來，例如人員培訓作為獨立的細目

◇確保能夠進行進度和成本估算。

　　四、項目計劃的工具--責任矩陣表

責任矩陣是以表格形式表示完成工作分解結構中工作細目的個人責任方法。