日本化粧品在物流交易中EDI應用

導語：EDI是將貿易、生產、運輸、保險、金融和海關等事務文件，通過電子郵箱按各有關部門或公司企業之間的標準格式進行數據交換，並按國際統一的語法規則對報文進行處理，是一種利用計算機進行事務處理的新業務。

日本的化粧業界一直給人充滿華麗和時尚的印象，但其內在實情卻與這個光鮮的外表相距甚遠。日本化粧品行業中多數企業長期存在着過時的商業習慣和低效率的交易形態。日本化粧品產銷商雖然在市場保持增長的東風中獲得了良好的發展和理想的利潤，但是近年來日本化粧品市場陷入增長放緩，行業中競爭也日趨激烈。

為此，日本的化粧品產銷商也在不斷尋求讓企業獲得更大發展空間、取得更高利潤的方法，其中，EDI的應用成為了各企業重點關注的對象。這些企業希望藉助EDI儘可能減少企業不必要的開支，實現物流和交易的效率化和資源配置合理化。本文將會以在日本具有代表性、EDI應用較成熟的化粧品生產商以及銷售商為實例，淺析日本化粧物流交易中EDI的應用以及其發展趨勢。以期為中國的化粧品產銷商提供參考。

在日本，長期以來化粧品的流通環節都是相當複雜，並且物流效率很低。製造商和零售商之間夾雜着貿易公司、分店、批發商等各種名目的組織機構，每個組織機構中都在各自重複着發貨、收貨，裝卸，庫存，點驗貨等物流作業。尤其是在百貨店、化粧品專營店中銷售的制度品(生產商直接向百貨店、化粧品專營店等設有該品牌化粧品專櫃和專職銷售人員的店鋪，按照合約內容供應的化粧品)物流作業效率低的現象更為明顯。

長期以來在百貨店制度品的物流環節中，在商品送達百貨店、化粧品專營店前往往要在不同的組織機構中反覆點驗貨。零售店和生產廠之間存在着物流中轉站、百貨店物流中心等各種物流中心，他們都各自獨立地對商品進行驗貨、點貨等工作。生產商在發貨時也會進行點驗貨，而零售商在收貨時同樣也進行點驗貨。這就使商品起碼需要進行4次點驗貨手續才能在零售店中上架。

另一方面，重複繁瑣的點驗貨手續也會耗費產銷商大量的人力資源。以某著名百貨店為例，該店每個月約會從某化粧品生產商進150箱貨。一箱貨所需的點驗貨時間約需50分鐘。這就是説，該百貨店每個月在點驗一個化粧品生產商的貨品上就要耗費125小時。這些點驗貨作業同時最終會消耗了導購員的工作時間，據統計，該百貨店化粧品部的導購員，平均每月要花費總勞動時間的3%用於協助商場點驗貨。

這種耗費導購員工作時間的制度，越來越讓生產商和零售商感到切膚之痛。因為導購人員是化粧品銷售的前線人員，通過為顧客提供導購服務來提高顧客的購買慾，從而提升生產商和零售商的銷售業績。但是如果這些擔負重任的導購員要花費過多時間在其他工作上，將會影響到導購服務的質量，給生產商和製造商造成直接損失。

其次，在化粧品的物流環節上，處理髮貨單、收貨單等紙質文件也會消耗大量的時間。按照一直以來日本的商業習俗，物流中轉站和百貨店物流中心會對每批貨物中不同的商品進行收發貨單核對。

還有一點是值得注意的，由於在百貨店、化粧品專營店中的導購人員多是生產商派遣來的美容部員工，並不是店鋪的正式員工，所以他們的基本上都不能通過自己掌握的對顧客需求情況進行訂貨，而在必須要得到店鋪負責人的許可才能下訂單。這就不但增加了訂貨的手續，還不能按照店鋪的銷售量和庫存商品情況及時訂貨，讓注重流行的化粧品錯過了最佳的銷售時機，嚴重影響了化粧品的銷售額。

日本化粧品產銷商認識到物流交易環節對業績和利潤的密切關係，也開始着手對物流環節進行改革。這個活動的中心之一就是EDI(電子數據交換)導入。

實際上，當前的'日本化粧品業界很多就是通過EDI去實現商務電子化，尤其一些著名的百貨店和化粧品生產商，都在積極地引EDI，希望藉助EDI“無紙化”、“電子傳輸化”、“信息共享化”等優勢去提高物流和交易環節的效率，降低物流成本和減少所耗費的資源。外資化粧品MAXFACTOR和日本老牌百貨店三越之間的EDI的應有模式，則成為了日本化粧品產銷商引入EDI的楷模。

從1999年5月開始，這兩個企業就開展了一系列引入EDI的制度的措施，以求實現1)靈活運用EDI技術;2)簡化點驗貨的手續和流程;3)廢除收發貨傳票等紙質交易文書4)提高訂貨處理的效率這四大目標，從而降低成本、增加利潤。

在引入EDI後，兩家企業把訂貨、接受訂貨、銷售額管理、交貨、點驗貨信息、賒賬等情報通過網絡共享。這就大量節省了不必要的手續和工作時間，例如生產商在發貨後的點驗貨工序。生產商會把在發貨時點驗貨的記錄通過網絡和各流通部門共享，而各個部門原則上則不需要再度進行點驗貨。而三越百貨店則會對該生產商的商品進行定期的抽檢。而且電子化的信息共享還在最大程度上減少了紙質交易文書的使用，節省了處理這些文書的時間和勞動力。

在引入了EDI後，兩家公司也對化粧品的訂貨手續進行了簡化。生產商派駐的導購員無需得到百貨店相關負責人的認可，就可直接憑藉自己對顧客需求的把握和其他專業的判斷去確認訂單的內容，並通過網絡向公司發訂單。百貨店每個月會定出下個月訂貨的限額，只要在這個訂貨額範圍內，導購員都可以自主地決定訂單的內容。這樣導購員就無需因為每張訂單都向百貨店確認而浪費本應用在導購服務上的時間，並保證了使商品獲得最佳的銷售時機。

三越在1999年的10月率先在東京的銀座分店引入了EDI體系，於同年的12月，在東京的全部三越百貨店都引入了EDI，並且在2000年所有三越百貨店都實現了物流管理的EDI化。

引入了EDI物流管理系統後，三越百貨店的化粧部門取得了良好的收效。根據統計數據顯示，化粧品部門的訂貨業務量減少了77.4%，與商品相關的工作量減少了72.9%。並且化粧品的物流流通時間也大為縮減，由原來的3-4日縮減到1-2日，最大程度確保了商品的及時供應以及把握最佳的銷售時機。同時，通過這一系列的改革措施還讓化粧品部的導購人員有更多的時間和精力用於導購工作上，增加了導購服務的質量。

由於EDI在MAXFCTOR和三越間成功運用並取得了良好的收效，日本全國化粧品生產商和百貨店組成的“化粧品流通BPR委員會”決定以MAXFCTOR和三越共同開發的商業模式和系統作為化粧品生產商和百貨店之間在線交易的基準。另一方面，不是少日本的化粧品產銷商也相應加快了EDI引入EDI的步伐，從2000年春季開始，資生堂、佳娜寶、花王、高斯這四家位於日本化粧品生產業前列的化粧品生產商也相繼在不同程度上引入EDI。目前，在日本引入EDI的化粧品產銷商也在不斷增加。

綜上所述，EDI日本化粧品產銷商中的成功應用可以證明EDI能夠在化粧品行業中廣泛運用，並可讓化粧品產銷商獲得更大發展空間、取得更高利潤。目前我國的化粧品產銷商在物流和交易過程中還存在着一些不合理的制度和低效率的行為，希望日本化粧品物流交易中EDI的應用實例能夠為中國的化粧產銷商帶來新的思考空間。