與英國大學郵件聯繫的注意事項

從99年開始聯繫國外大學，到今年已經4年有餘了。作為國際學生，email發揮的作用不言而喻。怎麼有效的和國外大學聯繫，從而得到自己需要的信息尤為關鍵。當然，我相信這裏的很多朋友都比我有心得體會，這篇文章只是拋磚引玉，希望引發大家更多更好的評論。

首先，email的主題（subject）儘量簡短，但最好不要空着不填。沒有subject的email雖然不至於被忽略，但給人第一印象就不是非常好，至少説明你沒有花足夠的心思在上面。如果有緊急的事情，建議實用urgent help之類的短語，簡潔但很顯眼。

在稱呼上，首先要確定學校網站上的聯繫信息上有沒有聯繫人的名字。如果有，強烈建議直接以該聯繫人姓名（比如“Dear Mr. Barbrook”）代替泛泛的“Dear Sir or Madam”。當然，如果學校沒有提供，則最好使用以上提到過的“Dear Sir or Madam”，或者“To Whom It May Concern”。這裏還有一個小技巧，一般大學工作和教職人員都有自己的郵箱，絕大多數和本人的姓氏有關，比如以姓氏和名字的部分組成，所以，當看到一個email是，那八成是一個姓Barbrook的人的信箱，而他的initial是字母r。這個方法比較適用於double confirm的目的，也就是説如果你不確定這個信箱是不是正確，可以用這樣的.邏輯推斷。對第一次進行email聯繫的朋友不適用，因為有一定的危險性，搞錯了就笑話了。

接下來是正文部分，還是一定要本着簡練的目的。因為admission辦公室的人一天都要看很多這樣的來信，過於宂長繁瑣讓人本能反應就不舒服。而條理清晰、簡潔明瞭的信會不知不覺讓對方在回答的過程中慢慢的透露出越來越多的信息。

重點是邏輯清晰條理清楚。這點不是很容易就做到。因為一般我們有“情況”才需要聯繫學校，而往往這種情況讓我們心情焦慮，恨不得一下子把事情全部説清楚。但越這麼想越容易把事情越説越糊塗。

在寫email前，應該把事情在腦子裏理一遍，最好跳出來在旁觀者的角度上看問題。前因後果都要想清楚。為什麼會出現問題？它是什麼原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上來就是問題會讓人摸不着頭腦。但也不要走另外一個極端：很多人在急急忙忙講了一大堆事情後，什麼問題都沒問就結尾了。這樣學校的負責人會不知所措，給出的建議的質量也要大打折扣。所以千萬記得，把事情陳述清楚以後，把問題清晰的羅列下來，這樣方便別人一一作答，email的目的才能達到。

在羅列問題時候，最好也不要一股腦兒什麼都搬上去，一下子十幾條問題會嚇倒對方的。最好的策略是，先從最緊要的問題開始，一封email最好不要超過3個問題。問題的歸納要注意條理，不要重複，記得要具體一點，不要太過泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。

一般英國的大學在回覆email方面還是反應很快的，而且有調查標明新興的大學在這方面尤其突出（上次論文就是關於英國大學的網站在中國學生擇校選擇中所發揮的作用，所以閲讀了大量這樣的學術性期刊，也調查過一些學校的網站內容，所以這樣説還是有一定依據的，呵呵）。在收到回覆以後，不管有沒有用最好都回信表示感謝。

另外，如果之前沒有説清楚的可以繼續深入探討。最好直接點“回覆”鍵回覆，這樣原文會在下面引用，可以讓對方知道你已經收到回覆，更重要的是，由於學校每天處理大量這樣的信件，把原文引用在下面可以有助於他“回憶”一下你的case。當然，如果第一次回覆就達到目的，也不要就這樣不理不問了，時刻記住我們“禮儀之邦”的傳統美德，回覆別人以表感謝是很必須的！

記住在結尾部分另起幾行寫“with my best regards”。如果遇到逢年過節或者週末的，不要忘記加上幾句“Happy New Year”或"Have a good weekend"，這樣會讓人覺得心情愉快！

最後，如果前面的稱呼是具體到某人的（如Mr. Barbrook)，則使用“Yours sincerely”；如果只是“Dear Sir or Madam”，則使用“Yours faithfully”。當然，這些是很正規的寫法，如今網絡的語言愈趨隨便隨興，所以亂用也不是太大問題。