撰寫商務電子郵件的注意事項
現實環境中,我們在待人處事之間,常會根據對方的言行談吐、用字遣辭來衡量評估,並推敲其所要傳達給我們的訊息。相對地,自己也會因應不同的場合、對象來表現自己的意見與想法。
在使用Email時,基本上也是如此,唯一的不同就是隻能透過文字來傳達感受,我們無法看到對方的肢體語言、聲調、表情,因此在文字上的表達就更顯得重要。通常在撰寫寄發Email時,有以下幾點需要特別注意的:
*內容簡單明瞭
大多數的人在看郵件時,都不太有耐心,而且也沒有太多的時間,所以所要表達的內容,儘量簡單扼要、條理分明,避免長篇大論。並善用郵件主旨(Subject),將主題於主旨內簡要説明,最好不要超過15個字,更易讓對方一目瞭然。
*語意清楚
寫信是一門藝術。所謂戲法人人會變,只是各有巧妙不同。無論如何,字句的段落分明、語意的清楚連貫,避免跳躍性的思考,以免對方產生誤解或摸不找頭緒。
*避免情緒化用詞
建議在情緒不好時不要寫信,此時的語意的表達上可能會較激烈,可能會對雙方關係造成傷害。建議等心情較平靜的時候,再來寫信,可能會比較好點。另外,因為每個人的背景不同,對於文字表達上的認知也會有所不同。所以在文字的使用上,可能需要小心斟酌。
*適當的引言
在信件往返之間,保留適當的引言,有助於提醒收信人上一次雙方談話的內容。但若引言太多太長的話,則可能會造成對方的困擾。
*記得署名
對不同的收信對象,可能會有不同的'署名。但無論如何,在信件最後署名,以表示對對方的尊重。
*文法/錯別字檢查
在郵件寄出前,最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯誤、語意不通或是錯別字的地方。尤其是寫給上司和客户的郵件,更要特別注意。
以上,是一般我們寫信時的大原則,另外還有SendTo/CopyTo/BCC等字段也是要特別注意!總之,Email也是給別人的第一印象,若表現的好,可以有加分的效果;若沒有把握好,可是會讓對方打折扣的喔!
-
大學生處理寢室人際關係的注意事項
住校對大學生來説是必須經歷的,大學住校和初高中還不一樣,初高中住校基本都是一個城市的學生,大學住校可以説是來自五湖四海的學生,不僅有語言上的差異,生活習慣也大不相同,怎麼相處就成了每個大學生需要思考的問題。大學生處理寢室人際關係的交際禮儀大學生處理寢室...
-
銷售面試技巧和注意事項(精選9篇)
面試是通過書面、面談或線上交流(視頻、電話)的形式來考察一個人的工作能力與綜合素質,通過面試可以初步判斷應聘者是否可以融入自己的團隊,接下來就由小編帶來銷售面試技巧和注意事項(精選9篇),希望對你有所幫助!銷售面試技巧和注意事項篇1親友團:不帶為妙在應聘面試時...
-
有關勞動的意義作文9篇
無論在學習、工作或是生活中,大家或多或少都會接觸過作文吧,作文根據寫作時限的不同可以分為限時作文和非限時作文。你寫作文時總是無從下筆?以下是小編精心整理的勞動的意義作文9篇,僅供參考,大家一起來看看吧。勞動的意義作文篇1這是一個快樂的假期,今天我來到爺爺...
-
有意義的勞動節作文 (精選24篇)
在平平淡淡的日常中,大家都寫過作文,肯定對各類作文都很熟悉吧,寫作文可以鍛鍊我們的獨處習慣,讓自己的心靜下來,思考自己未來的方向。那要怎麼寫好作文呢?以下是小編為大家收集的有意義的勞動節作文,希望對大家有所幫助。有意義的勞動節作文篇1今天早上一起牀,媽媽就...