商務英語信函寫作原則

隨着全球經濟的發展和我國對外貿易不斷開放，我們將在更多的領域特別是在經濟和貿易領域全面與國際接軌，因此對外聯繫和信息交流的日趨頻繁使得商務英語的使用越來越廣泛，尤其是英文函電作為商務信息交流的主要手段，貫穿於外貿業務的全部流程，起着非常關鍵的橋樑和紐帶作用。以下是商務英語信函寫作原則，歡迎閲讀。

商務英語信函是國際貿易買賣雙方用於聯繫業務、溝通商訊、諮詢答覆的主要途徑和通訊手段，其主要作用在於：(1)索取或傳遞信息;(2)報盤或接受報盤;(3)處理業務磋商的各種問題。此外，有些信的目的僅僅是提醒收信人知道寫信人的存在。然而， 撰寫商務英語信函需在一定的原則指導下才能達到預期效果，相反，如果違背了既定原則，可能會給外貿工作造成意想不到的麻煩。商務英語信函寫作需要遵循許多原則，本文基於筆者的實際工作經驗進行了歸納總結，主要從清楚易懂原則、謙恭禮貌原則、簡潔明瞭原則和正確完整原則(即“4C” 原則)進行敍述，深入闡釋了“4C” 原則在商務英語信函寫作中的具體運用。

1 清楚易懂原則(Clearness)

在商務英語信函中，清楚易懂原則是指清楚直接地傳遞寫信者所要表達的信息，避免產生任何可能的誤解而給雙方貿易帶來麻煩。清楚的表達一直是商務溝通的重要環節， 是商務英語寫作追求的目標。如果收信人未能讀懂寫作者的意思，無論信函多麼正確，語言多麼漂亮，整篇信函都將毫無意義。甚至一封含糊不清，辭不達意的信函往往會引起誤會，造成貿易損失。清楚易懂原則的運用技巧：

1.1 使用簡短熟悉的常用詞語。在進行貿易溝通時，無論是書面還是口頭溝通都必須選用簡單並且符合常規的表達方式， 避免使用複雜、生僻和容易產生歧義的詞。

1.2 有效地組織句子和段落結構。在寫作中，應使用嚴密的文字，簡單的表達。寫信者的思維邏輯尤其重要，因此，在組織文字的段落上，應邏輯縝密，清晰圍繞一個主題，逐步表達。句式的選擇上，也應選擇簡單，直接的句式。句子和句子之間以及段落與段落之間，應使用必要的連詞或短語使句子連貫，內容表達更為簡潔，一目瞭然。試比較：A.

Will you please return the enclosed card and arrange a convenient time for an interview? B. At this time I am writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of arranging a convenient time when we might get together for a personal interview. 很明顯，A 句要比B句表達清楚得多。

1.3 提供充分的事實、確切的數字、具體的細節等輔助表達方式。例如，The offer is subject to your reply received by us before May 17. 句中“May 17” 表達模糊，沒有具體的時間。可改為“before 6 p.m. May 17our time.”

2 謙恭禮貌原則(Courtesy)

禮貌原則不僅僅表現為在語句中刻意加入類似“Please” 或“Thanks”等字樣， 它在很大程度上表現為你是否重視對方觀點，尊重對方的願望和需要。在商務溝通技巧中，彬彬有禮的商務信函往往是貿易雙方最主要、最鋭利的武器。在商務往來中，難免會有爭端、摩擦，此時禮貌的語言就成為化解爭端的的潤滑劑。謙恭禮貌原則的運用技巧：

2.1 始終保持“對方”的立場( “You”———attitude)。許多人在寫作時習慣於從自己的角度出發思考問題。與其他的寫作不同，商務英語信函寫作強調的是信息溝通的效果， 不僅要關心內容的正確與完整，還必須重視對方的反應，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。例如：A. We allow you 5% discount for cash payment. B. You can enjoy 5% discount when you pay in cash. 其中B句話讓對方對自己所得的利益一目瞭然，優於A 句。

2.2 使用虛擬語氣等方法迂迴地表達觀點，提出要求。在商務英語信函寫作中應時刻重視措辭方式， 為了促使公司間的貿易順利開展，要使用婉轉、禮貌使對方更容易接受的語句。例句比較：Please expedite the shipment of our orders as much as possible. 與We shall be much

obliged if you will expedite the shipment of our orders as much as possible.前句語氣生硬，對方很難接受，不利於交易。後句中使用了虛擬語氣和委婉語氣，語氣自然誠懇、禮貌得體，很容易為對方所接受。

2.3 使用技巧性的表達方式以達到不贊同對方意見的目的。當貿易雙方出現不同意見時或糾紛時，應使用技巧性的語言表達，先同意對方的意見，再陳述自己的理由。如此一來，既考慮到對方的意見，又能堅持自己的原則。如：We thank you for your letter of August 8th , but regret very much being unable to accept your terms of payment.( 感謝貴方8 月8 日來函，但遺憾的是我們不能夠接受貴方的付款方式。)

2.4 及時回覆收到的每一封商務信函。作為一種溝通的重要手段，商務英語信函不僅要注重溝通的效果， 也要注重及時迅速地作出回覆。因此無論什麼時候收到信，都要立即回覆以體現禮貌。

3 簡潔明瞭原則(Conciseness)

簡潔明瞭原則是商務英語信函寫作中的重要原則，也是現代商務信函的特點。指在不失清楚和禮貌原則基礎上，用最簡潔的語句表達最完整的意思，避免宂長累贅的詞語和句子。簡潔明瞭原則的運用技巧：

3.1 使用縮略語。縮略語是商務英語詞彙的重要組成部分，是人們在長期的商務實踐過程形成的。使用縮略語能節省字，簡潔明瞭，在商務往來中大量使用。縮略語通常由大寫字母表示，如L/C(letter of credit信用證)、B/L(bill of lading 提單)、EAT(estimated arrival time 預計到達時間)、ASAP(as soon as possible 儘快)等等。

3.2 使用短語及非謂語動詞等形式代替從句。試比較下面兩句話： require furniture which is of the new type. B. We require new-typefurniture.顯而易見，B 句話要比A 句話簡潔。

3.3 避免多餘的詞語， 不必要的重複和多度的.細節描述。例如: We have begun to export our machine to countries abroad. 句中，“export”和“countries abroad” 是重複的。可改為We have begun to export our machines.

4 正確完整原則(Correctness)

在商務英語信函寫作中，正確原則不僅僅指使用正確的語法結構和標點符號，也指使用得體的語言表達和傳遞信息的準確。信函的寫作實際是公司間展示形象的一個平台，從這個角度去看，信函語言使用的正確與否以及信息傳遞是否完整直接影響着一個公司的對外形象。試想，有誰會對一篇錯誤頻出，辭不達意的的來信感興趣? 更不用與之進行貿易往來了。正確完整原則的運用技巧：

4.1 使用正確的語法結構和標點符號。用標準的語言和商務專業術語進行恰當表達，使用正確的語法、句法、標點和正確無誤的拼寫。商務信函中如果存在拼寫錯誤，人稱不一致，時態誤用、標點符號不符等問題，會大大影響其溝通效果。例如， Neither of the quotations are (is)acceptable. (括號中為正確表達)。

4.2 使用準確的表達方式。避免使用有歧義的表達方式。例如The two first (first two) items are not available. (括號中為正確表達)。

4.3 信息傳遞要完整。在商務英語信函寫作中，完整地把所要表達的意思傳遞給對方是至關重要的。雙方在收到信函之前對對方都是缺乏瞭解的，他們必須通過對方的信函往來增進相互之間的瞭解。因此在寫作時，通常習慣性的採取一事一段式，一段一句式原則，即在寫作之前先確定到底需要告之對方几件事情，然後每一件事各一段，每一段儘量使用一句話的表達方式進行，以便讓對方更容易明白你所傳達的信息。例如下面一封信：