商務英語信函寫作技巧

導語：商務英語的實用性很強，外商在這方面不能隨意，要有着嚴格的規範。下面是商務英語信函寫作技巧，歡迎參考。

　　1、外貿工作中商務英語信函的寫作技巧

商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客户的每一份信函、郵件或者傳真,都代表着公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業的方式跟買家進行有效的溝通,在業務往來中佔據着舉足輕重的地位。因此，商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。

一封商務信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(Reference Number)、日期(Date)、信內地址(Inside Address)、請某人注意行(Attention)、稱呼(Salutation )、主題(Subject)、正文(Body of theletter)、結尾敬辭(Complimentary Close)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)組成。其中信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據公司習慣和信函具體內容有所增減。因此要符合上述交流的要求,並且樹立起專業,以顧客為本和思維清晰的形象,要注意如下一些問題。

　　1.1 讀者

瞭解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則便是瞭解聽眾,一切都圍繞着這一原則進行。

　　1.2 遣詞

簡單的詞效果是最好的。閲讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低於人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老闆還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,儘量挑選短小精悍的簡單詞彙。這樣也就減少了產生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團體或行業內使用的專業語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確地解釋某些概念,也有助於技術人員讀者建立起和諧友好的聯繫。

　　1.3 造句

句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發展看到中間就會開溜去看其他頻道,然後再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。

商務應用文句子的平均長度為15～18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要麼會跳過中間的細節,要麼就會錯誤地理解句意，因此長句應切成兩到三個短句為宜。

最佳的商務信函應該由長短不同的句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。

標點超過四處的'句子令人難以卒讀。句子因為太複雜而需要那麼多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助於有邏輯地清楚明白地表達觀點。表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。

　　1.4 分段

信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不願意花時間繼續看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白説明讀者應該採取怎樣的行動。意思表達得越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,位於信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8行長。今天的讀者已經不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落只看第一和最後一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內是最好的。

電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3行長,主題部分段落長度不應該超過5行。凡事為讀者着想起見,儘可能縮短段落。

　　1.5 外觀

外觀是非常重要的。大多數人並不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否願意拆開閲讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內容或推遲到以後再閲讀。

選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閲讀為標準。現在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利於讀者的閲讀。

絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,於是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閲讀,如果不加節制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——對某些單詞或習語起到強調作用。只在其強調作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。