辦公室精細化管理總結
2017年我局開展了精細化管理提升年活動。辦公室作為連接上下機構的中樞紐帶,嚴格按照活動的總體安排,精心籌劃、狠抓落實,採取一系列有力措施,加強辦公室功能建設,提升服務效能。根據通知要求,現將辦公室一年來在精細化管理工作方面的情況總結如下:
一、完成的主要工作:
一是針對檔案室硬件設施不配套的問題。按照方便快捷、便於管理、合理佈局的原則,經局領導批准,對檔案室內部重新進行了佈局,基本解決了辦公區與檔案儲存區混亂的問題。
二是為檔案室安裝“三鐵一器”,確保了檔案室的安全。
三是為檔案室配備了專門的管理人員,確保了檔案管理有專人負責。並相繼完成了檔案綜合管理工作。
四是由辦公室牽頭,相應科室協調配合,制定並頒佈了《業務檔案管理辦法》,進一步規範了檔案管理工作。
五是針對單位發文太籠統,不利用查找的問題,進行了文件編號改革,採取各科室發文制定特定文件編號,有效區分,擬定於2017年1月1日起施行。
二、存在不夠精細的問題
1、辦公室人員相對較少,且日常事務較瑣碎,頭緒多,有時為了片面追求工作進度,難免會出現疲於應付而造成工作失誤的情況。
2、會議通知的傳達和材料報送還不夠及時。由於工作不細緻,以及日常各種文件、材料往來較多,名目繁雜,加之偶爾遇到急辦事項,容易造成會議通知傳達不及時和部分材料忘報、漏報的情況,給局工作帶來影響。
3、督辦工作還不到位。對於領導批辦的事項、要求,部分科室未及時上報處理情況的'同時,辦公室督辦也沒有很好的跟上,以致影響工作進度。
4、業務能力還有待加強。特別是臨聘人員工作時間較短,對工作內容、流程和要求不是很清楚,處理業務的能力還較弱,還需要一定的時間去適應。
三、整改措施
1、加強人員作風建設。牢固樹立服務意識、大局意識,養成從小事着手、從細微處着手的工作習慣,培育精細化工作的良好風氣。
2、明確分工,各司其職。配齊辦公室工作人員,按照分工不分家的原則,合理調配人員。工作量小時,各自完成;工作較忙時,同心協力、齊抓共管。
3、建立通知、材料批辦單登記制度。對下發給各科室、二級機構的通知和文件,及時收集處理信息,並適時反饋回來,做好登記填表。對各類文件、通知進行分類處理,如急辦件定為a類,緩辦件定為b類,暫不辦理件定為c類,防止材料或通知忘報、漏報的情況出現。對限定時限的辦件,由辦公室提前一天通知到相應科室,以此形成高效、快捷、穩妥的辦公工作機制。
4、加強辦公管理。除加強人員管理外,着重加強辦公一體化管理,努力實現辦公由電子化管理向數字化管理轉變,進一步提高辦公室工作效能。
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