關於快遞件收發的相關通知
各部門、全體同事:
日常工作中大家常會涉及到快遞件的收發,為方便大家統一管理,現將快遞件收發相關宜規定如下:
一、 合作快遞公司:
現有三家常用:XX、XX、XX。
二、收發負責人:
行政前台負責公司快遞物品(文件、資料、樣板及其他物品等)的管理及快遞件的收發。
三、收發與付費細則:
1、儘量選擇與公司有合作關係的快遞公司(XX、XX、XX),重要文件採用XX快遞。
2、公司內部寄文件時,自行包裝並填寫快遞單,直接放到二樓放快遞處,由前台聯繫快遞公司定時取件。
3、公司與客户之間的快遞往來,由公司統一月結付費。
4、與客户往來或與業務相關的公司付費快遞,需做快遞收發件登記(登記本在快遞單處);不做登記的將可能因前台查證而延遲寄送時間。
5、私人寄件自付費用。
6、收件:前台統一接收,通知收件人到前台領取。若非應由我司到付費用的情況(例如公司員工私人的'快遞到付),前台將與收件人聯繫確認後,由收件人付費,屬特殊情況或事出緊急,可由前台先代付收件。
7、前台每月彙總收發件快遞費用,於每月底前填寫《費用報銷單》按財務報銷制度及時報銷處理。
四、其他説明
1、XX的快遞單和包裝信封放在XXXXXXXX裏。行政前台負責及時補充。
2、XX、XX兩家快遞公司每天在下班時間前後來公司取件,如當天有發件需提前送到快遞處。如需通過XX寄郵件包裹則需通知前台聯繫XX。
3、除極特殊情況,週末不接待快遞件收發,快遞公司只在週一至週五來公司收發快件。若週末有相關業務請提前準備處理。
快遞收發是保障業務順利開展的通道之一,請大家遵循規則、共同維護,讓公司內部的服務平台更加高效、通暢!
關於快遞件收發的相關通知 [篇2]
為了規範快遞的收發管理,合理有效地控制快遞成本,特提出如下管理要求。
1、管理部前台負責公司快遞物品(文件、資料、樣板及其他物品等)的收發管理;其他部門協助前台進行部門快遞物品的發送,審核及接收。
2、寄件流程
3、收件管理:
1)公司快遞收取形式:快遞由門衞統一接收。門衞收取快遞時間為週一到週六上班時間;如遇週日,門衞需經收件人同意,查看快遞包裝是否完好無損後,方可代收取保管貨物和底單。並在週一時告收件人,同時在《郵件(收件)登記表》上簽字。
2)遇到付費快遞,門衞要了解清楚付費情況後,要將郵件跟《快遞單》內容核對無誤後,協同快遞人員電話通知收件人領取,收件人在《郵件(收件)登記表》上簽字接收。公司不負責墊付任何私人到付費用。
3)快遞簽收時要檢查信件、快遞包裝是否完好無損,核對收件人是否為本公司人員,若收件人非公司人員,應當場退回。
4、發件管理
1)公司發件時間:快遞發放時間為週一至週六每日8:00~17:00之間。如遇週日發件的在週六17:00前告知門衞並登記,郵件由門衞保管併發遞。
2)發件人自行清點及打包好物品認真填寫快遞單(發件人應打包紮實,確保在運輸過程中安全可靠),交到門衞並詳細填寫《信件、快遞(發件)登記表》。未經填寫、錯誤填寫、拒絕填寫及填寫不全者,門衞可拒絕辦理快遞,產生的後果由寄件人自行負責。如有收件人相同的情況,門衞將快遞物品合併寄出。
3)每日快遞事物均由門衞統一聯繫快遞公司取件發送,門衞妥善保留好相關單據,快遞由發貨人自行跟蹤。
4)門衞保存底單與登記表,月底交財務室。財務室負責核對費用清單,核對無誤須經分管領導簽字確認後,由財務部支付費用。私人寄件應自付費用。
5)寄(收)件人發現所寄(收)快遞發生遺失或損壞的,應第一時間將單號等信息報到門衞,由門衞與快遞公司查尋,寄件人須給予相關配合。
5、寄件相關規定:
1)物品分類與快遞公司選擇參照表:
2)重要配件、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞公司(非順豐快遞),若是特急件,分管領導審批後可選順豐快遞郵寄方式。
3)普通信函、賀卡等均選郵政,以平信、掛號信方式郵寄。
4)嚴禁公費寄私人物品,一經發現按該單快遞費的10倍處罰。
5)嚴禁私自寄公司產品,一經發現按該產品市場價值的10倍處罰,情節嚴重者視同偷盜,並追究其刑事責任。
6、特殊情況需另行批准、處理。各部門在收寄快遞時,應妥善處理,靈活應對,以免因小失大。
7、以上規定自發布之日起實行。
浙江XXXX有限公司 XXXX年X月XX日
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