行政前台的工作職責(合集15篇)
行政前台的工作職責1
一、日常工作:
1.接待接洽工作
公司來訪人員接待;
公司總機電話接聽、轉接、留言、記錄工作;
公司傳真收發的`管理,打印機、複印機的管理;
公司票務、酒店等的預定。
2.辦公管理工作
公司辦公用品的採購、保管、登記和發放工作;
公司每日報紙、信件的收發、領取登記、管理;
公司圖書庫的管理;
負責每月辦公用品、快遞費用申付及各部門成本登記錄入;
3.行政事務
考勤系統的管理、考勤統計(每日/月之考勤報表/請假、加班、出差等手續跟進辦理/平時查卡、監卡等) 員工工卡製作發放、通訊錄製作及更新
公司物業管理等費用處理(房租、水電、停車、安檢、盆景租用等)
4.負責部門會議記錄;
二、協助工作
1. 協助招聘工作(面試人員通知、接待)
2. 協助行政事務(辦事處註冊等資料準備、行政報表錄入等)
3. 協助公司固定資產出入庫登記,總帳統計。
前台文員->崗位職責
[所屬行業:未定行業]
發佈者
1,負責前台接待,登記,接轉交換機電話;
2,負責傳真收發與登記;
3,負責監督打卡和協助人力資源助理彙總考勤; 4,負責辦公用品管理;
5,負責飲用水管理,監督環境衞生;
6,收發,整理和保管報刊函件等;
7,協助客服人員辦理相關業務;
8,完成領導安排的其他工作.
行政前台的工作職責2
1.負責接聽校區電話並記錄信息,確保及時準確;
2.負責來訪學員及家長的登記、接待;
3.負責辦公用品的盤點工作,做好登記存檔。並對辦公用品的領用、發放、出入庫做好登記;
4.保持公司前台清潔衞生,展示公司良好形象
5.協助完成VIP學習中心行政財務事務與人事事務工作;
6.負責複印、傳真和打印等設備的`使用與管理工作,合理使用,降低材料消耗;
7.協助上級完成公司行政事務工作及部門內部日常事務工作。
行政前台的工作職責3
總要求:主動、熱情、認真、勤快
一、 接待
1、 文明用語,言談儀表,大方得體,微笑待人。前台文員的接待一定程度代表公司形象。
2、 着裝大方得體,須穿着有袖上裝,最好是職業裝。
3、 客人來訪,先請入接待室、電話聯繫後帶入辦公室。接着送上茶水。
4、 客人離開後,及時收拾接待室、領導辦公室茶杯。
5、 離開崗位,找辦公室同事頂崗。保持前台有人在崗,要求頂崗者也坐在椅子上。
6、 不準在前台崗位聊天、喧譁。保持崗位環境整齊、潔淨。
7、 經理辦公室盛水器皿保持有水狀態,注意提前續水。每天早上換水。
8、 為領導泡茶。
二、 清潔衞生
1、 每天配合清潔工整理領導辦公室內務(認真抹桌椅、摘除花木枯黃葉、收拾舊報紙等。
2、 每週吸塵一次,如太髒立即吸塵。經常清理吸塵器。
3、 每天上午8:50前到。完成清潔工作,如不夠則提早到。
4、 來到公司先將開水器開關打開。每週一早上將開水器裏的積水放完,換水。
5、 原則上半年清洗一次地毯。如太髒則增加次數。 特別注意:愛護公物,洗地毯、維修空調、裝修時,要求桌面、地面都全鋪報紙保護,搬動椅子千萬小心,千萬不要碰壞、劃花,就像愛護自己財務一樣。
6、 督促清潔工的.工作情況,有不滿意之處,及時指出,如不改善則報告主管領導。
7、 下班後管好領導辦公室、會議室、接待室等門窗。颱風天氣要檢查全部辦公室窗户關緊,提醒每個部門關緊門窗。
三、 綠化業務
1、 每次緊跟澆花員澆花,做好完全防範。督促清楚黃葉、提前告知更換花木。每天檢查領導辦公室、公共區域的花木葉子黃了,馬上動手摘除,不能等等澆花工來了才處理。
2、 不定期記錄需要更換花木,通知花木公司,跟進換新。
3、 要求澆花工注意清潔,不準弄髒地毯和桌子。
4、 換花木弄髒過道時,要及時清潔。
四、 分發報紙、訂報、收郵件、處理舊報
1、 每天上午及時到樓下取報、分發報紙。
2、 及時分發郵件到個人。
3、 前一天舊報受到接待室夾好。
4、 領導辦公室報紙整理好。
5、 每週五下午把每個部門舊報回收到儲物室。
6、 一季度賣舊報一次,填報《廢報處理表》,把錢交到財務室,做好登記。
五、 聯繫維修事務
1、 維修空調,要求出故障及時報告,多催促,講求效率。直接體現辦公室效率,要重視,及時反饋情況:如已聯繫維修公司人員,安排維修時間等。
2、 經常觀察設施、電器、房屋,及時發現熱水器、門窗、門鎖故障,馬上告知,進行檢查,原則上自行維修。需要時聯繫管理處,瞭解維修費,是否更換,是否自購零件物品。
3、 桌椅維修時,如保修期內的新物品,查看購物單聯繫維修,保修期滿的則找固定一家維修公司。
六、 考勤事務
1、 做好領導及業務部門經理考勤登記,記錄其外出時間、事由。
2、 保管員工請假單,做好員工休假記錄統計。
七、 複印資料
1、 有時協助打印文件,要求熟練操作WORD、EXCEL 辦公軟件。
2、 負責資料複印,傳真。
八、 會議室、接待室管理
1、 確保會議室隨時可以進行會議。
2、 會前一小時開窗通風,會前20分鐘開空調機。
3、 會前佈置會場:清潔衞生,擺放桌椅,擺花木,掛橫幅,擺台卡、煙灰缸、紙巾盒。
4、 洗手間放紙巾。
5、 做好茶水供應工作。會前確定供應熱茶或者飲料。每半小時加一次熱茶。
6、 會後清潔會場:撤下橫幅、收好台卡、清理茶杯和煙灰缸。
7、 中午不得讓人在會議室午休。
8、 不得在裏面用餐。
9、 不得在會議室、接待室放雜物,制止他人放雜物。
10、 平時要關閉會議室窗户、窗簾,以防座椅曝曬老化。
九、 其他
1、 積極完成領導交代的其它任務。
2、 協助籌備公司各項活動。
二Oxx年x月xx日
行政前台的工作職責4
1、電話接聽及轉接,來訪賓客的接待;
2、公司快遞資料的接收、轉發、登記;
3、公司資產保管和領用發放,各類行政費用的'結算;
4、公司辦公區環境衞生維護,保證辦公設備的正常運轉;
5、起草、傳達行政通知及相關文件,協助組織公司各種活動和會議;
6、負責每月考勤的統計;
6、公司檔案的整理、保管和領取登記;
7、完成領導交辦其它的臨時工作內容。
行政前台的工作職責5
一、前台文員的工作職責
1.接聽、轉接總機電話。做好來電諮詢工作,重要事項認真記錄並傳達給出相關人員,不遺漏、不延誤;
2.日常來訪客人的接待與登記,並通知相關部門;
3.公文、傳真、信件、郵件、快遞接收和分發;
4.複印機、飲水機、傳真機、空調等機電設備的管控、日常維護和保養;
5.前台區、董事長辦公室、總經理辦公室的衞生清潔;
6.員工考勤登記和外出登記;
7. 負責辦公室倉庫和備用物品的保管工作,做好物品出入庫的登記
8.及時下達領導的各類通知,包括口頭或電話通知;
9. 打理好公司的植物,辦公室日常清潔的維護;
10. 每天下班前認真檢查辦公區域的門窗、水電、辦公設備(門窗要鎖好、斷開電源);
11.協助組織公司內部活動,做好公司宣傳工作;
12.完成領導交辦的`其他工作。
二、工作行為規範:
1、電話接聽
A.聽到鈴響,至少在第三聲鈴內接聽;
B接聽電話後先問候,並自報公司名。標準語如下:“您好,越達公司!”
C.對方講述時仔細聆聽並記錄要點,迅速判斷他有何需求?
注:
①不指明的電話,判斷自己不能處理時,馬上把電話轉給能處理的人; ②通話簡明扼要,不應長時間佔線。
③結束時應説“再見!”,禮貌道別,待對方切斷電話,再放下聽筒;
2、客户來訪
客户或來訪者進門,前台馬上起身接待,並致以問候或歡迎辭。
A.單個人問候標準語:“先生/女士,您好!”
B.來者二人,標準問候語則為:“二位先生/女士你們好!
C.來者為三人以上,標準問候語則為:“各位好!”
D.對已知道客户或來訪者姓名的,標準問候語如下:“X先生/女士好!”
三、看到客户點頭或聽到客户跟説“你好”之後
1、引導客户或來訪者就座;
2、聯繫來訪者所找的公司人員,確定所找的人員是否在辦公室內,如在及時引導客户與公司人員見面;
3、客户落座後,遞上温水
注:①服務過程中實行“微笑服務”,須始終面帶微笑,熱情主動為用户服務。
②倒水:在客人來到公司第一時間遞上一杯温水,並有禮貌的説:請慢用。 ③如相關人員抽不開身迴應,則安撫客户或來訪者稍等;
④在沒有公司員工陪同的情況下,不得允許訪客自行進入辦公區;
⑤客户離去時,應面帶微笑道別。
行政前台的工作職責6
1、接聽電話,接收傳真,按要求轉接電話或記錄信息,確保及時準確。
2、對來訪客人做好接待、登記、引導工作,及時通知被訪人員。對無關人員、上門推銷和無理取鬧者應拒之門外。
3、保持公司清潔衞生,展示公司良好形象。
4、監督員工每日考勤情況。
5、負責公司快遞、信件、包裹的收發工作
6、負責辦公用品的盤點工作,做好登記存檔。並對辦公用品的領用、發放、出入庫做好登記。
7、不定時檢查用品庫存,及時做好後勤保障工作。
8、負責每月統計公司員工的考勤情況,考勤資料存檔。
9、負責複印、傳真和打印等設備的`使用與管理工作,合理使用,降低材料消耗。
10、負責整理、分類、保管公司常用表格並依據實際使用情況進行增補。
11、做好會前準備、會議記錄和會後內容整理工作
12、做好材料收集、檔案管理等工作。
13、協助上級完成公司行政事務工作及部門內部日常事務工作。
14、協助上級進行內務、安全管理,為其他部門提供及時有效的行政服務。
15、協助主任做好公司各部門之間的協調工作,積極完成上級交辦的臨時事務。
行政前台的工作職責7
1、負責公司前台接待及電話接轉;
2、收發傳真,複印文檔,收發信件、報刊、文件等;
3、及時更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯繫信息;
4、受理會議室預約,協調會議時間,下發會議通知,佈置會議室;
5、負責訂水、訂報,信件、包裹的安排及與快遞公司的'聯繫;
6、負責各級主管交辦出差安排等各項工作;
7、完成上級交給的其它事務性工作。
行政前台的工作職責8
1.前台區域的管理,保證前台區域乾淨整潔,文件擺放有序;
2.接待訪客並保證記錄完整、準確;
3.接聽電話並轉接,記錄相關請求並追蹤反饋;
4.按要求預定會議室並提供會議相關其他支持;
5.協助客户新員工辦理門卡以及工牌;
6.接收快遞並通知客户員工按時領取;
7.日常消耗品的'採購(包括辦公用品、茶水間消耗品等);
8.對辦公用品的領入、發放、變更進行記錄;
9.辦公室清潔、綠植的審查;
10.協助支持主管或客户需求的其他事項。
行政前台的工作職責9
1、負責公司日常的來賓接待及快遞管理;
2、負責客户來訪時指引及會議內勤服務;
3、負責公司車輛管理及司機出車時間管控;
4、負責公司司機的薪資考核及考勤;
5、負責公司出差時住宿、交通、酒店等訂票管理;
6、完成領導交辦的'其他行政總務類事宜。
行政前台的工作職責10
一、日常接待
1.接待來訪者:接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據原因來看來者是否是無關人員,還是需要找公司相關人員再進行接待。
2.接待諮詢者,若有諮詢者來訪,應及時請實驗室或辦公室相關工作人員來協助接待。
3.接聽轉接電話:前台是總機電話,一般電話撥入後都需轉接其他分機,根據通訊錄的分機號碼,準確的進行電話轉接;接聽諮詢電話,若在前台接到諮詢電話,如對方不明確自己的諮詢顧問是誰,直接將電話轉接至相關部門助理處。
4.接待推銷人員:上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作,若有員工需要他們的服務,告知相關部門員工直接與其對接。
5.面試人員:請面試人員在前台處填寫面試人員資料表,並帶領其前往會議室等待,通知辦公室主任或相關部門領導進行面試。
6.接待頻繁往來的相關人員:
a)快遞,公司內部不論發件或者寄件,均以電話通知相關員工至前台處進行處理,不能讓快遞員直接進入公司實驗室內部。
b)物業公司,公司內部的'水電維修、物業規定的各項活動的聯繫工作;
c)送水公司,關注公司各處飲水機水量情況,及時聯繫送水,每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“xx”桶,拿走空桶“xx”個即可。每月月底結賬,填寫請款單提交辦公室主任,向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常,如有異常及時通知飲水公司進行維修。
二、辦公用品管理
1.盤庫:每月23-25日對庫存的辦公用品進行全面盤點,製作“辦公用品庫存統計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領用完,即時上報,進行補充;
2.購買:每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單,統計出“購買清單”後報辦公室主任審批。批准後,聯繫辦公用品供應商送貨;
3.領用:員工領用所需辦公用品時,讓其填寫“辦公用品領用表”並簽字,然後給予發放;
行政前台的工作職責11
職務名稱:前台文員 所屬部門:人事行政部 直接上級:人事行政部經理 管轄崗位:
任職資格:
1. 中專(普高)以上學歷。
2. 有良好的服務意識,待人親切有禮、謙虛。
3. 有端莊的外表,豐富的內涵。
4. 有積極上進的學習心態。
5. 性別只限女性,年齡20歲至28歲之間;身高158CM至168CM之間。
崗位工作概述:
1. 負責來訪客人的接待,保持良好的禮節禮貌。
2. 負責總機電話的接聽、轉接,並做好來電諮詢與重要信息的`記錄工作。
3. 負責公司傳真件的收發工作。
4. 負責公司文件、信息和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
5. 負責記錄公司相關會議紀要並存檔。
6. 負責前台或接待區域的衞生清潔及桌椅擺放,並保持整潔乾淨;積極協助公司辦公區域的衞生清潔工作。
7. 負責做好公司文化專欄的擬稿、張貼;公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送工作。
8. 負責按照公司印信管理規定,保管部門印章,並對其負責。
9. 負責辦公室儲藏室物品的保管工作,做好物品出入庫的登記。
10. 負責做好公司膳食費用支出、流水帳登記,並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 負責統計每月員工考勤、備案並交財務部。
12. 負責管理好員工人事檔案資料,建立、完善員工人事檔案的管理,嚴格借檔手續。
13. 負責管理辦公室各類財產,合理使用並提高財產的使用效率。
14. 負責提出改善部門管理的建設性意見,為部門發展創造有利因素。
15. 有效利用自身工作經驗,積極參與公司重大項目的特定安排,體現個人價值。
行政前台的工作職責12
1、負責公司前台接待及電話轉接,接待來訪客人;
2、收發傳真,複印文檔,收發信件、文件等;
3、文檔資料整理存放,報刊管理;
4、協調會議時間,下發會議通知,佈置會議室;
5、預定火車票、飛機票;
6、辦理新員工工卡,負責員工考勤管理、統計;
7、負責日常辦公用品採購、發放、登記管理,固定資產管理;
8、維護公司日常辦公秩序和辦公環境;
9、與物業等相關部門的溝通工作;
10、完成領導安排的其他臨時工作。
行政前台的'工作職責13
1.負責訪客、來賓的登記、接待、引見,對無關人員應阻擋在外或協助保安處理
2.熟練掌握公司概況,能夠回答客人提出的一般性問題,提供常規的非保密信息
3.負責電話、郵件、信函的收轉發工作,做好工作信息的'記錄、整理、建檔;
4、負責來訪客户的接待、基本諮詢和引見,嚴格執行公司的接待服務規範,保持良好的禮節禮貌。
5.配合律師部完成文件的打印、複印、文字工作;
6.負責管理前台辦公用品及辦公設備的清潔保養
7.維護前台區域及所內各辦公室的整潔監督工作;
8.執行考勤制度,負責員工的考勤記錄彙總
9.負責員工出差預訂機票、火車票、客房等,差旅人員行程及聯絡登記
10.對工作中出現的各種問題及時彙報,提出工作改進意見
11.完成領導交辦的其他或臨時工作
行政前台的工作職責14
一、行政前台接待
1. 接待來訪者
接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據情況判斷是否需要通知公司相關人員進行接待。若有正當訪問理由或已預約,應快速聯絡相關人,請來訪者到會客廳等候,並給客人倒水或飲料。若訪問對象是集團總裁或其他高管,應向其祕書確認約見時間,並通知其接待。
2. 接待諮詢者
若有業務諮詢者來訪,應及時請業務部門的助理或客服部的人員來協助接待。
3. 接聽電話
接聽電話時,應先説“您好,大地集團”。接聽電話時使用文明禮貌用語,並記錄電話信息及時轉告相關人員(注:不可隨意將集團總裁或其他高管的聯繫電話透漏給他人)。
4. 接待推銷人員
上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作。
二、信件及報刊雜誌轉交
收到信件及報刊雜誌時,應快速、仔細辨認收件人或收件單位,並及時通知收件人前來領取。若收件人是集團總裁或其他高管,應儘快送至其辦公室或轉交其祕書接收。
三、快遞管理
1. 接待快遞員
熟悉目前與公司有業務往來的快遞公司,及時更新快遞公司聯繫人及其聯絡方式,並熱情接待每日前來送、取件的快遞員。
2. 轉交快遞
收到快遞時,快速、仔細辨認收件人或收件單位,並及時通知收件人前來領取,並做好籤收登記。若收件人是集團總裁或其他高管,應儘快送至其辦公室或通知其祕書前來領取。
3. 與保安交接快遞工作
每天下班前將快遞登記簿轉交門衞室,第二天早上上班時再將登記簿取回,並同時取回下班時間保安代理接收的快遞,通知收件人前來領取。
四、會務工作
1. 會議前準備工作
主動關注會議信息,向組織者或組織部門瞭解會議相關情況,及時記錄準備工作內容,並積極協助;協助保潔工人做好會議室準備工作;協助會議組織者做好會議通知等工作。
2. 會議中服務工作
維護會議室外環境安靜,根據會議組織者要求,適時為與會者準備茶水飲料,並隨時待命,協助做好其他會務工作。
3. 會議後完善工作
負責檢查和關閉會議室電子設備及電器;協助保潔工人整理會議室,協助會議組織者做好會後完善工作。
五、每日茶歇時間物品購買及茶歇時間負責
1、茶歇時間為員工福利,每天早上10:00-10:15分,下午16:00-16:15分,前台接待人員需做好每日茶歇時間物品購買及擺放,一般提前5分鐘將物品擺放完畢(茶歇時間音樂由保安負責播放)。
2、負責咖啡機固定清洗(一般一週清洗一次),及協助保潔人員保持茶水台周邊環境的'清潔。
六、行政前台日常事務
1.保證前台電子設備的正常使用
前台有觸摸屏、電話等電子設備,若設備發生故障可以先找同事檢查,若無法維修,可請同事聯繫供貨商或外部維修單位,排除故障。
2.前台電源管理
每日下午下班後,須將前台電子儀器電源全部關閉後方可下班。
3.公司鑰匙管理
前台備有會議室鑰匙及個別辦公室鑰匙,前台應妥善保管以備使用。
行政前台的工作職責15
1、負責公司總機電話的轉接工作,熟悉各分機號碼,對未能聯絡上的電話,記錄在案並及時轉告、負責來訪人員的登記、接待。絕不允許前台空置無人,如有特殊情況,找人接替。
(1)對來訪人員,禮貌的瞭解基本情況後,請來訪者到會議室稍坐,及時聯繫其要找的人。
(2)對面試人員,請面試人員出示招聘簡歷,帶到會議室等待,準備好招聘信息表,並通知相關部門領導進行面試。
(3)接待公司的重要客人或者總經理的朋友等,將其帶到總經理辦公室,準備好茶、熱水及杯子,來賓就位後上茶(根據客人喜好準備茶、咖啡、白水),隨時關注來賓是否需要加水,會客完畢後將桌子清理乾淨(如有吸煙者,準備煙缸,會客完畢後將煙缸清洗乾淨)
2、保證行政電子設備的正常使用,包括:打卡機、傳真機、複印機等,若出現故障,及時聯繫供應商,飲用水的訂購;員工考勤休假情況的'監督與管理,並協助人事進行面試通知、招聘接待及員工入、離職等手續;
3、日常辦公用品、桶裝水、工作餐的統計、預訂、數據彙總和分攤費用;
4、打印、複印文件和管理各種表格文件,管理辦公用品,管理打印機、傳真機、等辦公器材;
5、負責公司領導及需安排午餐客户的午餐預定;
6、辦理新員工工卡、考勤的指紋預留,負責員工考勤管理、外出登記管理及統計、協助HR部門製作考勤;
7、公司進行培訓、或者召開會議時,須提前到會議室,做好準備工作。包括設備(電腦、投影儀、燈光等)的檢查,會議座椅的擺放和清潔等;會議結束後,將會議室迴歸整齊。
8、其它行政一般事務,併兼職人力資源助理工作。負責每月辦公用品申購彙總,辦公用品採購,並對辦公用品的領用、發放、出入庫進行管理。入職員工辦公用品的領用及座位安排
9、負責公司新進員工辦公地點、辦公桌椅、門卡、電話、辦公用品等前期準備工作以及離職員工的交接工作;
10、負責與大廈物業、辦公設備供應商等協調聯繫,以維護辦公室環境衞生,保障良好的辦公環境和辦公設施正常運轉;
11、負責員工日常及差旅報銷單的初審及上報工作;部門各項費用統計、結算、支付、報銷;老總手機充值;更新管理員工通訊地址和電話號碼等聯繫方式;印名片、綠植租擺的預定及與物業的費用對賬結賬;
12、負責辦公室行政秩序管理,包括辦公設備維護、辦公傢俱擺放、辦公環境整潔、人員着裝等;
13、負責組織安排公司例會、辦公會議或會同有關部門籌備公司其它會議及有關重要活動
14,負責董事長、總經理及本部門有關文件的打印、複印、傳真收發事務;為總監級別以上員工提供文件錄入、打印、複印,郵箱管理等行政祕書工作;
15,負責與其他部門的協調工作,做好信息的上傳下達;
16、負責公司信件、包裹、報紙等東西的收發與轉交,收件或寄發快遞時,均要做好登記工作,避免快件丟失;統計當月快遞發放明細,核對快遞公司對賬單,報銷相關費用。
17、負責公司員工出差/公司來訪客户所需機票、火車票及賓館預訂;
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