高校系部教學祕書的主要職責

隨着高校改革的日益深化，教學管理體制和教學管理方法、手段的改革就顯得尤為重要。只有管理跟上了，教學各環節才能更好地發揮作用。而教學祕書在教學管理中起着很重要的作用，每一個教學環節都離不開教學祕書的參與，而其中任何一個環節出現問題都會影響教學秩序。要成為一名合格的教學祕書，不僅能為日常教學管理工作提供良好的環境，使教學工作順利進行，更應為教學環節提出合理化建議。因此，必須要明確教學祕書的主要職責和提高教學祕書的素質。

一、教學祕書的主要職責

教學祕書工作是一個服務性質的工作，它貫穿於教學運行過程的始終。其工作對象包括系（部）的廣大師生、領導、校教務處人員以至外系部分教師和學生家長等，其工作性質與工作對象就決定了它的特點：工作內容繁雜而瑣碎，工作強度高，責任性大。教學祕書是系（部）正常教學秩序運行的保證實施者。其在系（部）教學管理中的工作職責一般包括以下幾個方面。

1、協助領導對各種教學文件的組織制訂和貫徹執行。教學祕書要協助系（部）領導組織制訂和修訂專業教學大綱和教學計劃，核查教學計劃的執行，辦理教學計劃的調整手續；在領導制訂學期（學年）教學工作計劃中提出合理建議，並嚴格遵照執行；在教學日曆、實驗教學日曆、課程設計及畢業設計等其他教學文件的格式制定方面要嚴格把關，以保證教學文件的規範化實施，為教學評價做準備。

2、嚴格執行學籍管理規定，做好學籍管理工作。它要求教學祕書具有高度的責任心，實事求是，嚴肅認真，不徇私情。學籍管理工作的主要內容包括：（1）負責建立、保管全系學生的學籍檔案；（2）辦理學生升、休、復、退、轉和留（降）級等各種手續，並及時記載學生學籍變動情況；

（3）辦理學生的報到、註冊手續。

3、嚴格貫徹執行教學管理各項規章制度，做好本部門教務工作。此項工作主要涵蓋以下幾方面：（1）根據教學計劃上報開課計劃；（2）根據教務處下達的教學任務協助系分管領導落實授課教師的安排及課表，並將選課結果通知相關教師和學生；（3）經系領導同意後，受理本系教師的課程變動及調課，並統一到教務處辦理相關手續，並第一時間將課程的變動情況通知相關部門及人員，並做好記載，以免造成教學秩序的混亂；（4）經常檢查瞭解授課教師執行教學情況，協助有關領導組織好各項教學檢查工作並上報教務處；（5）落實教務處下達的各種考試安排。同時做好與考試相關的所有材料的組織、保管、發放等工作，做到無一差錯；（6）負責登記本系學生的考試成績，按時彙總報送本系教師開課班級的成績單；（7）負責本系所任課程的試卷保管工作。試卷保管週期為四年；（8）分類收集、整理各種材料並保存歸檔：教師教學原始材料、考務材料、教務處下發各種文件及通知、各種考評材料、畢業設計、課程設計資料等等；（9）協助領導組織安排教學工

作會議及試講、評選等各種教學活動。各種材料的規範化管理要始終伴隨教學管理工作之中。

4、協助教材科做好本系的教材管理工作。協助院（系）主管領導和有關教師做好每年春秋兩季及零購教材（含講義）的徵訂工作，及時、規範將有關材料整理、統計並上報教務處；協助主管領導做好本系教師用書經費的結算工作等；及時反饋教師、學生對使用教材的有關信息。

5、畢業生工作。負責畢業生的成績整理核查工作，及時報送最後一學期各科成績及畢業論文成績；編報畢（結）業和授予學士學位的學生名單，經系審核後填寫《畢業生資格審核表》送教務科核對後留存；根據系審核通過的名單組織填寫畢業證書和學位證書，並負責發放；協助辦理畢業生離校手續。

6、認真及時做好教務處與系之間的信息溝通。負責教學文件的收、發、保管，及時填報有關報表。完成系領導交辦的其它工作。

教學祕書的作用是通過其在高校教育管理中的工作內容體現的。主要包括參謀作用、調度作用和服務作用。

二、教學祕書應具備的綜合素質

隨着現代科技的飛速發展，社會對人才的.需求也由原來的單一型向複合型轉變，使高等院校面臨更大的機遇與挑戰。為適應新時代的發展，高校不斷深化教育教學改革。面對新形勢，教學祕書不能把自己侷限於抄抄寫寫、收收發發、跑腿學舌，應儘快適應高校教育教學改革發展的需要，適應21世紀人才培養的需求，提高自身的綜合素質。

1、熱愛本職工作，樹立全心全意為教學服務的思想。從教學祕書在教學管理工作的內容可見，教學祕書的工作是繁重而辛苦的，也是一個系（部）保證正常有序的教學秩序所必不可少的要素之一，因此一定要看重自己的工作，糾正無為思想，愛崗敬業，具有堅持原則、遵章守紀、任勞任怨、嚴謹求實的工作指導思想及工作作風，做到熱心、細心、誠心、耐心，全身心地投入工作，做到“學為人師，行為世範”，才能盡到自己在教育工作中的職責，才能做到“服務育人”。這也是職業道德的基本要求。

2、做好領導的參謀和助手。不能只當聽眾，不做參謀。對自己所負責的工作，在權限內的應照章去做，自己決定不了的，應提出意見、方案，由領導拿主意；感到領導處理得不恰當，應勇於闡明自己的意見，供領導考慮，以免失誤。

3、通過不斷的學習提高自身素質，努力做到：

（1）努力學習教學管理的有關規章制度，做到運用自如。教學管理規章制度是教學工作的指揮棒，離開了這些，教學工作將寸步難行，因此，要熟練掌握教學管理的有關規章制度，如：學籍處理規定，休、復、停學規定，選課的規定，關於考試管理的規定、教學計劃等，這是做好教學管理工作的前提。

（2）提高分析問題與解決問題的能力。有些教學祕書長期以來形成了工作中不動腦筋想問題的習慣，遇事找領導拿主意，這種習慣勢必使教學管理不活躍，缺乏創造性。因此，應培養教學祕書動腦筋想問題的能力，不僅能敏鋭地發現教學管理領域的問題，還要分析是什麼原因引起的，通過分析，提出自己的建議或處理問題的方法。對會動腦筋想問題的具體要求：一是幫助領導想問題，遇事能提出自己的建議，供領導決策，當好領導的參謀；二是能獨立思考問題，能獨擋一面，遇事必須能夠自己動腦筋想問題，對所遇之事做出正確評價，不事事依賴領導拿主意；三是要能創造性地研究新情況，解決新問題，對教學管理出現的新問題，要能潛心研究，總結經驗，想出創造性開展工作的點子來。

（3）提高口頭和文字表達能力。動筆和動口是教學祕書開展工作的主要途徑和必備的基本素質，要能動嘴把所表達的東西説清楚，以便於領導採納和支持你的建議，當然，並不是言之無物的誇誇其談，而是能夠準確、生動、簡明地講清問題；除此之外要求教學祕書能起草一般的公文，能寫報告、總結，能寫出具有理論性、探討性的文章，特別是教學管理方面的文章。

（4）提高組織協調能力。教學祕書擔負着校、系的教學管理工作，涉及的部門很多，這就要求教學祕書要有一定的組織協調能力。一方面，要根據自己所管工作，聯繫校、系的教學，組織發動你所管轄的人完成你的工作，把大家的積極性調動起來，用整體的力量創造性地完成任務；另一方面，要協調好各方面的關係，便於開展工作。

（5）提高計算機應用能力。必須採用計算機管理以提高工作和準確度，減少實施學分制後教學管理所增加的工作量和難度，為保證教學管理的實施和改進，提高教學管理人員的計算機應用能力是至關重要的，使教學管理規範化、科學化。

（6）自我控制與管理能力。教學祕書要樹立教學管理人員的形象，能自己管好自己，不説超出原則的話，不做超出原則的事，嚴於律已，遵守紀律，提高自己的服務質量，調節自己的情緒，改進自己的思想、行為、作風等方面的不足。

提高教學祕書分析與處理問題的能力，要不斷實踐，多做工作，才能提高其能力。要熟練地處理某一問題，就必須平時多接觸，經常處理此類問題才可能達到較高的熟練程度。要有不努力提高素質就會落伍，就有被淘汰的緊迫感。

因此，教學祕書必須明確自身的主要職責，努力提高自身的素質，以適應教學管理體制改革的需要。

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