免費OA系統存在的缺陷
對於很多創新企業來説,免費OA是個不錯的選擇,至少在OA入門中無視了經濟上的負擔,那麼隨着OA使用經驗的累積,定能讓企業找到更好的企業管理出路。免費OA雖好·選擇需謹慎,但隨着企業的發展,免費和收費也許不是必然的選擇,因為成本付出多少固然重要,但收穫多少才更重要!目前市場上二、三線的免費OA系統通常存在一些很典型的缺陷,總結起來大致有五大缺陷:
1、功能不細緻
很多免費OA辦公系統求全不求細,只堆砌功能,但功能細節和深度上缺乏內涵,導致實際效大打折扣。比如發送通知時沒有通知郵件功能和員工反饋功能,工作流不支持智能判斷和自動跳轉,沒有工作計劃和工作日誌功能,對於單位合同和車輛管理也是空白。
建議:
在選擇OA辦公系統的時候,應該根據企業日常管理所用到的功能模塊作為重點參考, 例如:郵件功能,可以內外網同時發送;工作流功能,可以自行設計流程和模板,啟動數據源;工作日程和工作計劃;低值易耗品模塊;車輛預約模塊;人力資源管 理;考勤模塊;單位文件合同管理模塊;通知公告;工作聯絡單等等,讓OA的影響更加深化至企業內部。
2、使用不方便
很多免費OA系統的設計沒有充分考慮用户的使用習慣,界面混亂,菜單晦澀,操作繁瑣,界面不友好導致使用起來有一定操作障礙。這樣的系統不但沒有降低員工的工作壓力,反而增加負擔,導致員工牴觸,很難在企業內推廣使用。免費OA系統的易用性是廠商和用户都必須重視的問題,它包括三個方面:易實施、易使用、易維護,三者缺一不可。
3、工作流不適用
工作流是OA系統應用的絕對核心,這個功能不好用,那麼免費OA就“殘疾”了一大半。免費OA系統(的工作流已經發生了巨大的變化,並非流程審批那麼簡單,而是可以用於複雜的業務流程管理。 同時在流程管理的機動性、整合性方面向用户完全開放,能夠提供可操縱的圖形化設計界面,讓用户自己就可以輕鬆自定義創建和維護各種流程、表單。
4、服務跟不上
優秀的免費OA系統具有很強的易用性,如果用户只使用基本功能,那麼對廠商服務並不是很依賴。但如果用户產生了一些比較複雜的新需求,如大規模的系統調整或二次開發,那麼就需要廠商提供及時、有效的服務了。這時候一些產品的服務就跟不上了,如不能 及時響應需求,不能及時解決問題,不能遠程技術支持,服務成本高昂等等。 需要注意的`是,有的廠商看似具備強大的服務體系和能力,但是服務成本高昂,這也會讓用户不堪重負,甚至不敢找廠商提供服務。
5、系統不開放
這個問題在近幾年內非常突出,有的免費OA系統開放性很差,不能全面的實現數據整合,包括系統內部的數據整合,以及多系統間的數據媾合,也不能響應用户需求的變化而靈活、廉價的二次開發,結果越用越彆扭,越用越萎縮。
由於開放性屬於免費OA系統的核心技術,貫穿了免費OA系統的底層設計、系統架構和邏輯層面,基本上是無法在後期改進的,只能是啟用或更換新的系統。 説起開放性,市面上部分免費OA辦公系統的開放性真的很不錯(詳情資訊OA之家)。用户只需要下載一鍵安裝包進行一鍵安裝就可以馬上使用,而且用户所看到的所有功能都是免費使用的。
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