淺談免費OA系統

無論是免費的還是收費的，OA辦公系統的落實還是得由企業自身來決定，再好、在合適的免費OA也經不起企業的拒絕。為了能夠讓你家的免費OA能夠真正的使用起來，你還需要做好以下幾點：

　　一、 管理層重視

任何管理手段的落地都是艱難漫長的過程，免費OA辦公系統更是如此。OA系統的落地一定是一個一把手工程，只有讓領導層充分意識到免費OA系統在企業管理新四化，即管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化中的'重要作用，和由此帶來的管理和效率的提升，讓最高領導支持相關工作，免費OA辦公系統的落地才有了最重要的基礎條件。因為如果管理層沒有起到重視的作用，在平時的工作中都沒有使用免費OA系統，那麼底下的員工就更不會去接觸使用這套管理系統，即使功能齊全的免費OA系統都不能起到作用。

　　二、 免費OA辦公系統專員的設置及授權

如果把免費OA辦公系統定位在一個軟件，那麼對管理專員要求不必太高，只需完成數據備份，定時升級即可。但如果是將免費OA辦公系統定位在組織管理和戰略實施平台，那麼免費OA辦公系統的發展將影響到整個組織能力的提升。宇博專家建議，管理專員儘可能選一個有多年工作經驗，熟悉各個部門情況，具備組織協調能力、且具一定的威信的人來擔任。建議企業的管理層對管理專員進行充分的授權，使其擁有絕對威信來將免費OA系統推廣普及。

　　三、制度化保障

通常，如果在企業中推出重要舉措，僅通過公告、通知等形式力度相對薄弱，員工重視度與積極性無法調動起來，制定相關制度加以固化，則效果會更好。宇博專家建議用户建立相關制度來保障免費OA辦公系統的推廣應用，讓所有工作都通過OA系統來完成逐漸成為一種習慣。例如：通知公告都在OA系統上發佈，然後員工通過OA系統進行相關的反饋，在OA系統上申請工作流，相關審核人員都在OA系統中進行審核處理。這樣會讓員工逐漸對OA系統熟悉起來。

　　四、正向激勵

為了讓員工有更多的意願去使用免費OA辦公系統，適當的激勵並不可少。這會讓員工從應用免費OA辦公系統中感受到更多的樂趣。通過實踐，宇博軟件總結出了以下辦法：可以結合知識管理設置知識貢獻獎，可以徵求對流程的建議給流程優化獎，可以鼓勵員工分享競爭情報，鼓勵管理建議，獎勵部門文檔管理水平率先達標的團隊，第一個使用關聯項目進行跨部門協同的動態團隊...。調動員工使用免費OA辦公系統的積極性，更好更快的融入到免費OA辦公系統的使用中。