辦公自動化對高校文祕資料員工作的影響

辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關於辦公自動化對高校文祕資料員工作的影響，歡迎參考閲讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

對高校文祕資料員的工作而言，辦公自動化的內涵是文祕資料員利用先進的計算機技術、通信技術、信息技術和軟科學技術，通過各種辦公設備和人機信息系統來完成領導交辦的任務，實現職能部門與教學部門之間的聯繫工作。它的實現使高校文祕資料員的工作流程規範化、標準化，提高了工作效率，促進管理工作的改革。OA的廣泛應用使高校文祕資料員的工作發生了前所未有的變化。

　　一、辦公自動化對高校文祕資料員工作的積極作用

1.極大地提高工作效率。接收、傳遞、發送公文是高校文祕資料員的常規工作。在傳統的公文處理中，高校文祕資料員要將來自上級的文件進行整理、分類，然後傳遞給領導批閲，並按照領導指示對公文進行處理。採取人工的方式完成這一過程，步驟繁多，在傳閲途中逗留較長的時間，容易耽誤工作進度，甚至有的文件在領導還未傳閲時就過了文件規定的辦理時限，直接造成嚴重影響。在傳統的公文處理中，部門發文領導必須在紙質發文單上籤發，否則文件不能下發，如果遇到領導出差或不在辦公室，就會在發文時間上造成延誤。採用辦公自動化，文祕資料員如果收到電子文件通過學校的辦公自動化系統發送給領導批閲。如果收到上級紙質文件，可以第一時間將收到的文件掃描，也可以通過學校的辦公自動化系統發送給領導批閲。部門發文，即使領導出差在外，也可以利用網絡進行簽發，極大地提高了工作效率。

2.有利於提高文祕資料員的業務素質。辦公自動化以計算機為中心，採用一系列現代化的辦公設備和先進的網絡通信技術，廣泛迅速地收集整理、加工存儲和提取使用信息，使內部各單位方便快捷地共享信息。但人是辦公自動化系統第一因素，辦公自動化的實現從方方面面對高校文祕資料員工作提出了新的挑戰。如何正確運用好辦公自動化提高工作效率，是擺在每一位高校文祕資料員面前的問題。它時刻要求文祕資料員進行業務知識的學習，不斷提高業務素質，熟練掌握應用自動化辦公設備和技術的能力。因此，文祕資料員必須經常參加相關業務知識的學習和培訓，提高自身業務水平，這樣才能更好地適應現代辦公自動化的需要。

3.文件歸檔、查閲更加方便快捷。在傳統的方法中，高校的文件等資料基本以紙質檔案的形式存儲在學校檔案室，文件歸檔、查閲都需人工完成，每年要花費大量的'人力、物力來做歸檔工作，加上文件資料年限長、數量多，查閲很費勁，有時還查找不到所需的文件資料。應用辦公自動化後，除了紙質存檔之外，文祕資料員還可以直接在計算機上終端對文件進行電子歸檔，方便領導以及本單位工作人員日後查閲。在查詢條件中支持標題、主題詞、文號、時間、內容等方式查詢，大大提高文祕資料員的工作質量和效率，同時也有效提高了文件的規範化管理，避免了由於文件過多而造成文件丟失或查找困難的現象發生。

4.有利於工作方法的改進。實現辦公自動化後，傳統的工作方式發生了重大變化，原先成堆的文件和紙張逐步被現代化的辦公設備和電子文件所取代，工作方法也隨之改變。學校工作涉及的環節比較多，往往需要多部門協作才能完成。如果採用傳統的模式，往往耽誤了時間。如果採用辦公自動化後，可以直接在學校的辦公自動化系統上進行信息的羣發、文件共享等，很短的時間內就能傳遞到相關部門和人員。

　　二、辦公自動化對文祕資料員工作的消極影響

1.工作的保密性難度加大。辦公自動化系統的特點就是數據共享，數據共享程度越高，保密工作的隱患就越大。隨着網絡技術飛速發展，激光技術、人造衞星、紅外遙感等技術加入到現代竊密活動中，如果辦公自動化系統保密技術防範工作不到位，防範不嚴密，就可能造成辦公自動化系統被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文祕資料員工作上的疏忽也可能造成泄密，如用過的磁盤、U盤、移動硬盤等存儲介質，廢棄的打印紙等資料都可能留有祕密信息資料，計算機報修、報廢時硬盤中含有涉密數據和信息，這些如沒有妥善處理，就會造成泄密。

2.過分依賴辦公自動化容易使工作無所適從。過分依賴辦公自動化系統不僅容易使文祕資料員工作陷入被動，而且容易使文祕資料員的工作無所適從。辦公自動化的應用使文祕資料員工作越來越離不開計算機和網絡平台，如果平時沒有養成備份文件資料的良好習慣，計算機一旦發生故障或遭受病毒攻擊，信息資料無法恢復，將嚴重影響正常工作的開展。另外，許多資料可以從網絡輕鬆下載、拷貝，也會養成不踏實的工作作風。因此，過分依賴辦公自動化系統，如遇到停電、計算機或網絡發生故障，工作將無所適從。

3.在辦公自動化系統中使用公章存在較大安全隱患。在傳統的方法中，文件、各類證明以及各種業務往來等紙質資料都需要加蓋單位公章，文祕資料員可以嚴格按照學校有關規定使用公章，可控性強。採用辦公自動化後，許多電子文檔雖然可以通過掃描等技術手段使用電子印章，但這種電子印章很容易被盜用，是極不安全的，一般不使用。

　　三、揚長避短，發揮好辦公自動化的積極作用

1.加強業務學習，提高文祕資料員的業務技能。高校辦公自動化系統是否能發揮應用的功能，關鍵因素是人。辦公自動化是一個人機交互系統，其功能的發揮必須在人的干預和控制下才能實現。如發文流程中，文祕資料員不僅要熟練掌握公文格式，還要掌握計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用辦公自動化軟件。因此，文祕資料員必須具備辦公自動化所要求的素質與技能。文祕資料員必須認真學習辦公自動化軟件技術、計算機信息處理技術、網絡技術和公文處理等相關知識，並在實踐中不斷摸索，全面提高業務技能。

2.做好保密工作，維護辦公自動化系統的安全。維護辦公自動化系統安全是文祕資料員的責任，面對網絡技術的飛速發展、泄密渠道日益增多、竊密手段不斷現代化的新特點，辦公自動化保密難度也隨之加大。文祕資料員要加強辦公自動化系統安全技術方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件並及時更新病毒庫，建立安全預警機制，減少網絡入侵的威脅;在數據庫、物理設備、服務器的數據上採取必要的保護措施。此外，文祕資料員要及時瞭解辦公自動化設備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關保密技能的教育培訓活動，熟練掌握、運用各種辦公自動化設備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術水平，防止泄密事件的發生。

3.合理應用，避免過分依賴辦公自動化系統。過分依賴辦公自動化系統會使文祕資料員的工作陷入被動。文祕資料員要轉變觀念，積極學習先進的辦公自動化技術，不斷提高辦公自動化操作水平，以適應新時期辦公自動化的要求。同時，文祕資料員要合理應用，避免過分依賴辦公自動化系統，及時備份相關信息資料。文祕資料員要養成務實的工作作風，掌握第一手材料，把辦公自動化與傳統文祕資料工作有效結合，在工作中爭取主動。

總之，文祕資料員在辦公自動化實施過程中，要揚長避短，既要充分發揮辦公自動化的積極作用，又要克服辦公自動化帶來的消極影響，積極發揮主觀能動性，這樣就能切實有效地應用好高校辦公自動化體系。