高校辦公自動化建設的現狀
辦公自動化(簡稱OA)所指的是辦公人員通過使用現代科學技術的新成果,來藉助先進的辦公設備,從而實現辦公的自動化以及科學化,下面YJBYS小編為大家搜索整理了關於高校辦公自動化建設的現狀,歡迎參考閲讀,希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!
隨着社會的進步,辦公自動化也如同其他新興科技一樣需求應運而生的。早期的辦公自動化的主要是利用傳真機、打印機、複印機等辦公設備進行辦公,現代的辦公自動化實際上是信息共享、交換、分類、傳遞與處理及其活動的協調,從而達到一定目標的過程。高校具有人才、科技、設備等優勢,有實現辦公自動化的良好條件。通過辦公自動化的管理,就可以實現各部門信息資源的共享,大大提高了工作效率以及管理水平。
一、目前高校辦公自動化建設的狀態
1、 目前高校辦公自動化建設的狀況
現如今計算機通信技術發展的越來越快,隨之也影響着高校校園網絡的建設。高校的廣大師生員工的計算機水平在不斷提高,而高校辦公自動化建設也隨之展開,在許多高校中都根據自己的需求配備了軟件、硬件形成了自己的辦公自動化系統。網絡的覆蓋面已經包括了:主要辦公樓、教學樓、實驗樓、圖書館以及教師學生的宿舍當中,高校校園網建設也已初具規模。
2、辦公人員的計算機水平在逐步提高
高校是計算機普及率最高的系統之一,技術力量雄厚,管理人員的知識結構和水平相對較高,這就使高校實現辦公自動化具備了必備條件。高校裏的人才資源使實現適合高校本身的軟件開發成為可能,隨着計算機的廣泛使用,單從辦公人員的`計算機應用水平來看,也在逐步提高。各高校辦公人員,尤其是行政人員基本上都使用電腦辦公,電腦已經成為高校辦公、教學的一種必備工具。
3、辦公軟件越來越多,功能越來越強進
目前,就單純的辦公自動化軟件已經層出不窮,其各自的功能也越來越強大。在各大高校中,使用Office辦公軟件已經成為了辦公人員收發郵件的主要途徑,這一進步良好的推動以及奠定了辦公自動化系統的發展。此外,各高校相繼使用了教務管理系統、學生管理系統、圖書管理系統、後勤管理系統等,以方便學校開展工作,提高管理水平。
二、高校辦公自動化存在的問題
1、辦公人員意識薄弱,專業技術人員不足
目前,辦公自動化建設中最突出的問題就是辦公人員意識薄弱,表現在對辦公自動化的本質作用理解不夠深,對使用辦公自動化系統的緊迫性和必要性認識不夠。辦公人員習慣了傳統的公文處理模式,對其有較強的依賴性,不願意主動去改變。另外,有些領導習慣了親自聽取工作彙報,直接書面審批,沒有充分認識到辦公自動化的優越性。提高辦公人員的辦公自動化意識,尤其要強化各級領導的辦公自動化意識,只有領導和辦公人員都有現代化的意識和觀念,才有可能加快辦公自動化的建設步伐。因此,就需要一支高效的技術隊伍,這是辦公自動化系統成功實施的可靠技術保障。
2、設備和資源不足
由於現有辦公自動化軟件沒有完全達到人們的要求,從而在一定程度上讓部分辦公人員產生了畏懼心理。於是人們對辦公自動化軟件提出了較高的期望,希望它使用方便、操作簡單。同時辦公自動化系統建設還需要一定的硬件條件。首先,要有局域網,辦公的電腦要入網。一個安全、穩定的局域網是辦公自動化系統運行的網絡保障。計算機基礎設施建設不完善,就要結合本校的實際情況,更新設備儀器,同時自行開發適用性強的辦公管理軟件,提高軟件的效率。
3、學校自身管理不夠,不夠重視
任何一個系統軟件的建設都是“三分技術,七分管理”,這就需要高校管理層是既懂信息技術和業務,又懂管理的人才。但是現在高校大部分高層管理人員缺乏專業的辦公自動化技術能力,要解決這個問題,首先要開展培訓。可以先給各個部門的管理員培訓,通過管理員對自己部門人員培訓,起到“以點帶面”的作用。其次,要建立與辦公自動化相適應的信息管理制度,逐步規範公文在辦公自動化化系統中的運轉程序,逐步取消部門紙質文件。同時要及時做好備份工作,對於需要存紙質的文件要做好存檔工作。高職院校的辦公自動化建設是一項複雜龐大、綜合性強的系統工程,沒有學校主要領導的重視推廣起來就會非常困難。辦公自動化的建設需要建設隊伍、經費和設備支撐。有了領導的重視,建設系統所需經費、技術隊伍、設備等問題才會迎刃而解。
4、網絡安全狀況堪憂
由於網絡的開放性,辦公自動化過程中還存在着數據安全、信息安全、電子簽名安全等方面的不確定性和危險性,一定程度上影響了高職院校辦公自動化的推進和發展。因此,在辦公自動化的推進過程中,一方面,要增強高職院校全體人員的保密和安全認識;另一方面,要通過各種技術,保證合法用户的正常運用,從而在確保信息系統安全的前提下推動辦公自動化有效運轉。
辦公自動化系統建設是一項長期的工程,在發展過程中不可避免地會遇到一些阻力和問題。要實現從傳統的辦公方式向辦公自動化的成功轉變,我們必須要有足夠的思想準備,敢於發現問題,正視問題,解決問題,從而帶動學校的信息化建設工作。
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