辦公自動化系統在高校中的應用

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近些年，我國高等教育飛速發展，辦學規模持續擴大，管理方式不斷改進，校區之間格局不斷調整，舊的辦公體制已很難滿足當今信息時代的需求。藉助電子科技的軟、硬件快速發展，辦公自動化系統成為數字化校園建設中的重要組成部分，在高等院校行政管理工作中的作用越來越重要。因此，推進和使用辦公自動化系統成為高校實行現代化教育的必要環節。

　　一、高校使用辦公自動化系統的必要性

　　1.辦公自動化可以大大提高工作效率，規範管理流程

在高校中建設一個安全、可靠、高效的辦公自動化系統，為高校管理部門提供智能化的辦公環境及開放式的綜合信息服務平台，是如今高校行政管理部門的重點工作之一。大多數高校辦公面積較大，辦公室分佈比較零散，不同部門(單位)之間公文流轉、會籤常常要花費大量的時間，尤其在有多個校區的高校，花費時間更多。而通過辦公自動化系統，從文件擬稿、修改、審核再到領導的會籤、簽發，都在電腦或移動手機等上進行處理，可以節約大量的時間，從而提高了辦公效率。在傳統辦公模式中，有時發佈一個會議的通知，需要工作人員逐個打電話通知，極大地拖延了時間，影響了辦事效率，更造成了人力、物力、財力的浪費。而通過辦公自動化系統，一個會議通知可以同時發送給所有教職工，迅速完成信息的傳達。運用辦公自動化系統辦文、發文必須通過一定的軟件應用程序，大大降低了行文過程中人為因素的干擾，從而規範了管理流程。

　　2.辦公自動化可以減少資源浪費

伴隨着辦公自動化技術的廣泛應用，無紙化辦公變得更加綠色和環保。高校行文的流轉從紙質流轉變為電子化的網絡方式流轉，起草、審閲、修改、籤批、發佈、存檔、查詢一系列流程均可以用網絡實現。無紙化辦公在操作中大大減少了紙質文件的印發，節約了資源，文件的傳遞和查閲變得更加準確高效，管理更加方便，體現出紙質文件不可比擬的優勢。

　　3.辦公自動化可以加速信息傳遞

在傳統辦公模式中，高校師生向校領導反映問題只能通過教代會或學生座談會等途徑層層上傳，時效性低，容易耽誤問題的解決。而運用了辦公自動化系統之後，師生們可以直接通過網絡系統中的書記信箱、校長信箱等板塊第一時間將工作、學習過程中遇到的困惑和發現學校管理上存在的問題反映給校領導。信箱的匿名信也可以讓師生無顧慮地真實反映問題，從而推動學校民主化、和諧化進程。

　　4.辦公自動化可以有效地實現資源共享

高校管理工作中所涉及的信息量龐大且複雜，往往信息的傳達需要逐級傳達、層層落實，耗費大量的時間，信息丟失、疏漏、削減情況時有發生。而通過運用辦公自動化系統上傳通知、文件、通訊錄和教學等資源，能讓高校全體師生員工根據權限第一時間充分掌握和佔有相關信息，隨時瞭解學校的運轉情況，有效地減少會議的召開。

　　二、高校辦公自動化系統實施中存在的問題

　　1.辦公人員使用辦公自動化系統的專業技能和熟練程度有待提升

辦公自動化系統對網絡等新的信息技術要求較高，有些高校行政管理工作人員對新技術不瞭解、不熟悉，導致操作失誤，從而降低了工作效率。還有部分人員習慣於多年工作中養成的規律，很難脱離紙質公文流轉的形式，甚至排除使用辦公自動化系統，導致系統推進的初期阻力較大。

　　2.辦公自動化模式與傳統辦公模式的銜接問題

目前，雖然多數高校已經啟動了信息化辦公，但還未全面進入常態化。許多高校辦公自動化系統的使用由於缺乏對系統的管理經驗，缺少完善、嚴格的管理機制，許多網上辦公進程得不到很好的實現。例如一些文件的簽發還是需要手簽名，文件存檔還需要存紙質版，再加上電子文檔的法律效應還未完全得到公認，因此在一段很長的時間內，還是需要自動化辦公與傳統辦公模式相併存，這樣反而增加了工作量。但是完全無紙化辦公依舊是社會未來發展的趨勢及高校今後努力的方向。

　　3.辦公自動化系統的網絡安全問題

高校辦公自動化系統的順利運行需要強有力的安全保障支撐。在高校行政辦公各個環節中包含着許多重要資料和文件，一旦系統被破壞，電子文件很容易就被複制、修改和刪除，辦公數據將會丟失和遭到篡改，從而給學校帶來重大的損失。因此，學校必須定期加強辦公自動化系統方面軟、硬件的投入及建設，增強網絡安全意識，使一些非法人士無機可乘，保障高校各項工作順利開展。

　　三、解決方案

　　1.領導重視是辦公自動化系統全面推廣的保障

辦公自動化的應用是高校發展的重要工程，也體現了高校的管理水平。高校領導如果能積極參加辦公自動化系統的前期調研、論證，建設實施，推廣應用，那麼辦公自動化在全校範圍內推廣會更加順利。反之如果領導重視程度不夠，自己都不太願意嘗試使用辦公自動化系統，那麼原本就在全校推廣應用中存在的困難與阻力無形中就會增大。所以，領導如能認識到辦公自動化在高校工作中的重要作用，為推行辦公自動化系統營造良好的發展環境，那麼辦公自動化的.推廣和應用將會順利進行。

　　2.增強教職工的服務意識

教職工的服務意識是辦公自動化系統全面推廣的基礎，高校教職工學歷層次較高，相比其他一些單位更具有信息化辦公的優勢，但是部分管理人員習慣了傳統的辦公模式，不願主動接受新鮮事物，甚至拒絕使用網絡辦公。因此，增強教職工的服務意識，能夠從本質上推動辦公自動化系統在高校管理中的順利運行。

　　3.做好全校教職工的培訓和推廣工作

辦公自動化技術是一門新興科學，藉助電腦網絡、通信技術、信息技術及多種先進的自動化設備來實現。高校工作人員必須瞭解相應的業務知識和掌握一定的操作技能。在辦公自動化系統試運行之前，應該組織全校辦公自動化系統的使用者進行全面的培訓，並且根據權限、部門等不同用户做相對應的培訓。學校領導、部門負責人、部門祕書、系統管理員的操作權限及內容不同，應該分別培訓，做針對性的講解。在辦公自動化試運行的初期，應當從紙質文件和電子文件流轉並行，過渡到只採用電子文件流轉的方式，讓全校使用系統的人員能夠逐步適應並且熟練操作辦公自動化系統的流程。對於積極學習、參與和推廣的部門、單位及個人，可以進行表揚，以充分調動廣大教職工的積極性。

　　4.電子文件與紙質文件同步運行與管理

在辦公自動化系統運行的過程中，雖然紙質文件大幅度減少，學校的行政管理工作基本都以電子化辦公的形式運轉。但電子文件並不能在所有環節都取代紙質文件，如，在存檔環節紙質文件作為實實在在存在的物質，具備原始性、真實性、永久性，這是電子文件不能取代的。還有對待某些涉密文件，根據保密法相關規定，不能通過網絡進行辦理、傳遞，還是得使用傳統的紙質文件。所以高校在實際工作中，必須採取電子文件和紙質文件相結合的方式，同步運行，取長補短，建立電子方式和紙質方式一體化的辦公自動化綜合系統。

隨着高等教育事業的快速發展，高校的行政管理工作更加複雜和繁重，在信息化的大背景下，辦公自動化成為高校未來發展的必然趨勢，綠色、環保的電子化、無紙化辦公也必將帶來管理模式的新變革。辦公自動化系統的推廣和應用是一項長期工程，要根據在各學校中實際運行狀況隨時維護和更新，不斷完善。我們應該積極發揮辦公自動化的優勢，最大限度地發揮其管理、服務功能，提升工作效率，提高高校管理水平，使高校行政管理工作的運轉達到新的高度，促進高校和諧發展。