word表格中的數據如何排序
排序是指將一組無序的數字按從小到大或者從大到小的順序排列。Word可以按照用户的要求快速、準確地將表格中的數據排序。
1.排序的準則
用户可以將表格中的文本、數字或者其他類型的數據按照升序或者降序進行排序。排序的準則如下。
(1)字母的升序按照從A到Z排列,字母的降序按照從Z到A排列。
(2)數字的升序按照從小到大排列,數字的降序按照從大到小排列。
(3)日期的升序按照從最早的日期到最晚的日期排列,日期的降序按照從最晚的`日期到最早的日期排列。
(4)如果有兩項或者多項的開始字符相同,Word將按上邊的原則比較各項中的後續字符,以決定排列次序。
2.使用“表格和邊框”工具欄排序
單擊“常用”工具欄中的“表格和邊框”按鈕,調出“表格和邊框”工具欄後,可以對錶格進行簡單的排序。操作方法如下。
(1)將鼠標移動到表格中作為排序標準的列中。
(2)單擊“表格和邊框”工具欄中的“升序”按鈕或者“降序”按鈕,整個表格將按該列的升序或者降序重新排列。
(3)如圖3-3-6左圖所示為汽車銷量表,圖3-3-6右圖的內容是按第三季度銷量降序排列的結果。
3.使用“排序”對話框排序
Word2003還提供了“排序”對話框來幫助用户進行多標準的複雜排序,操作步驟如下。
(1)將鼠標移動到表格中,單擊“表格”→“排序”菜單命令,調出“排序”對話框,如圖3-3-7所示。
(2)在“主要關鍵字”欄中選擇排序首先依據的列,例如第一季度。在其右邊的“類型”下拉列表框中選擇數據的類型。選中“升序”或者“降序”單選鈕,表示按照升序或者降序排列。
(3)分別在“次要關鍵字”欄和“第三關鍵字”欄中選擇排序次要和第三依據的列,例如第二季度和第三季度。在其右邊的“類型”下拉列表框中選擇數據的類型。選中“升序”或者“降序”單選鈕,表示按照升序或者降序排列。
(4)在“列表”欄中,選中“有標題行”單選鈕,可以防止對錶格中的標題行進行排序。如果沒有標題行,則選中“無標題行”單選鈕。
(5)單擊“確定”按鈕,進行排序。排序時,先按“主要關鍵字”欄中的設置進行排序。如果兩項或多項的數據一樣,則按“次要關鍵字”欄中的設置排序。如果仍然有兩項或多項數據一樣,則按“第三關鍵字”欄中的設置排序。採用圖3-3-7所示的排序設置
4.特殊排序
在前面介紹的排序方法中,都是以一整行進行排序的。如果只要求對錶格中單獨一列排序,而不改變其他列的排列順序,操作步驟如下。
(1)選中要單獨排序的列,然後單擊“表格”→“排序”菜單命令,調出“排序”對話框。
(2)單擊其中的“選項”按鈕,調出“排序選項”對話框,如圖3-3-9所示。
(3)選中“僅對列排序”複選框,單擊“確定”按鈕,返回“排序”對話框。
(4)再次單擊“確定”按鈕,完成排序。圖3-3-10所示為只對圖3-3-6左圖所示的表格中的“第三季度”列進行排序的效果。可以看出,只對表格中的第三季度列排序後,第三季度列與第一列中的汽車名稱不對應了。
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