word快速編輯長篇文檔的方法

現在大家主要都是用MicrosoftWord來編輯長篇文檔(不論各位用哪個版本，基本功能都是一致的，以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技長篇文檔的時候，可能經常要為不斷地調整格式而煩惱。在這裏我把自己以前使用Word的經驗和教訓總結一下，以求拋磚引玉。

一篇長篇文檔應該包括兩個層次的含義：內容與表現，內容是指文章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章節段落結構等，表現則是指長篇文檔頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內容可以有不同的表現，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現；而不同的內容可以使用相同的表現，例如一個期刊上發表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關係不言自明。

筆者認為，長篇文檔“表現”的編輯，是一個非常費時費力的工作。如果在寫長篇文檔之前，做了各方面的準備，並按照一定的規律來編寫和排列，會起到事半功倍的效果；否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據自己寫碩士長篇文檔的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。

1. 用好樣式

編寫長篇文檔，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。

如果你發現自己是用選中文字然後用格式欄來設定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式（文檔表現）做調整，只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word自動生成各種目錄和索引。

一般情況下，不論撰寫學術長篇文檔或者學位長篇文檔，相應的雜誌社或學位授予機構都會根據其具體要求，給長篇文檔撰寫者一個清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，長篇文檔的'撰寫者就可以在撰寫長篇文檔前對樣式進行一番設定，這樣就會很方便的編寫長篇文檔了。

2. 使用交叉引用設置編號

一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的後患。標題的編號可以通過設置標題樣式來實現，表格和圖形的編號通過設置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以後，當插入或刪除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。並且可以自動生成圖、表目錄。

3. 對齊

一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、製表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發現自己手動打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要通過敲回車來調整段落的間距。

4. 繪圖技巧

長篇文檔中會用到很多圖表，筆者強烈建議長篇文檔撰寫者分清長篇文檔中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進行編寫，很簡單，這裏就不再贅述了。框圖和流程圖的編輯，筆者強烈建議使用Office2003中綁定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003畫。如果不能忍受Visio對象複製到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。

5. 編輯數學公式

在長篇文檔中編輯數學公式，個人建議使用MathType5.0，其實Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType後，Word會增加一個菜單項，其功能一目瞭然。推薦使用MathType的自動編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動更新編號。Word正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。但是要提醒長篇文檔撰寫者，如果你計算機上安裝了MathType5.0後，撰寫公式的速度非常快，佔用少量的CPU。但是，當你準備打印長篇文檔的時候，要記得找個按照了MathType5.0的計算機打印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。

6. 使用分節符

如果希望在一篇文檔裏得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節符，並給每一節設置不同的格式。

上述六點都是關於排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的內容，文章的表現就交給Word去處理。如果你發現自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下Word的幫助，因為Word早已提供了足夠強大的功能。

7. 使用子文檔

學位長篇文檔至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內容都保存在一個文件裏，打開、保存、關閉都需要很長的時間，且不保險。

建議長篇文檔的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至於全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

8. 及時保存、多做備份

設置自動保存，還有一有空就Ctrl+S。

不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件裏，並提供比較合併等功能。不過保存幾個版本後文件就大得不得了，而且一個文件損壞後所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧。

另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件裏另做備份。否則，哪天打文檔時發現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。

9. 大綱視圖與文檔結構圖

使用大綱視圖寫文章的提綱，調整章節順序比較方便。

使用文檔結構圖讓你方便地定位章節。

上面的建議並不全面，但相信比較管用，希望各位長篇文檔撰寫者能從中有所收穫。如果還有疑問，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果。