用Word和Excel製作家長通知書論文
【摘 要】我校每學期期末的學生成績統計、給學生家長填寫通知書,這些繁雜、重複工作給教務處增加了許多工作量。本人經過一段時間摸索,利用Excel函數功能以及Word郵件合併功能,很好地解決了我校成績統計的各種問題,現把使用的方法介紹給大家。
【關鍵詞】Word Excel 數據源 函數 郵件合併
一、建立學生數據源
1.啟動Excel 2003,建立學生成績表(如下圖1),並另存在D盤,命名為“機電五班學生成績表”。
2.用SUM函數統計學生的總分。如:單擊J2單元格;輸入公式“=SUM(C2:I2)”,然後單擊“√”確定;鼠標指向J2單元格右下角控制點成“+”字形後,按住鼠標左鍵拖放直至J11單元格。
3.用AVERAGE函數計算學生的`平均成績。如:單擊K2單元格;輸入公式“=AVERAGE(C2:I3)”,然後單擊“√”確定;鼠標指向K2單元格右下角控制點成“+”字形後,按住鼠標左鍵拖放至K11單元格。
4.根據平均分用IF函數定出學生成績優、良、中、及格、不及格。如:單擊L2單元格;輸入公式“IF(K2>=90,〞優〞,IF(K2>=80,〞良〞,IF(K2>=70,〞中〞,IF(K2>=60,〞合格〞,〞不合格〞))))”然後單擊“√”確定;鼠標指向L2單元格右下角制點成“+”字形後,按住鼠標右鍵拖放至L11單元格。
5.用COUNTIF函數統計學生的補考科數。如:單擊M2單元格;輸入公式“=COUNTIF(B3:I3,“<60”)”然後單擊“√”確定;鼠標指向M2單元格右下角制點成“+”字形後,按住鼠標右鍵拖放至M11單元格。
二、創建合併主文檔
1.啟動Word2003,建立文檔(如下圖)
從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”→“郵件合併”。
2.在郵件合併工具欄任務窗格的“選擇文檔類型”下方,單擊以選擇“信函”。
3.單擊“下一步:正在啟動文檔”。
4.在“選擇開始文檔”下,單擊以選擇“使用當前文檔”。
5.單擊“下一步:選取收件人”。
6.在“使用現有列表”下,單擊“瀏覽”。
三、打開數據源
1.選擇D盤中“機電五班學生成績表”文件,單擊打開,然後會再彈出一個“選擇表格”的窗口,要求指定使用哪個工作簿,因為在一個工作簿中有三張工作表,選擇“Sheet1$”,直接點擊確定,完成數據源設置。
2.在“郵件合併收件人”對話框中,單擊“確定”。
3.單擊“下一步:撰寫信函”。
四、插入合併域
1.把光標插入點設置在建立的Word文檔插入數據的地方(這裏要插入學號,就把光標放到學號後面的表格中)。
2.在“撰寫信函”下,單擊“其他項目…”。
3.選擇“字號”,單擊“插入”。
4.重複以上操作,分別將所有的合併域插入相應的位置。(如下圖)
5.單擊“下一步:預覽信函”。
五、完成合並打印
單擊“下一步:完成合並”到此,郵件合併的工作就基本結束了,可以直接打印了,你可以選擇“合併到新文檔”(適用於只有幾十上百條記錄)來把這些信息輸出到一個Doc文檔裏面,以後直接打印這個文檔就可以了,也可以選擇“合併到打印機”(適用於成百上千條記錄),並不生成Doc文檔,而是直接打印出來。
參考文獻:
[1]王海燕.淺談中等職業學校計算機教學[J].山西廣播電視大學學報,2008,(6):35-36.
[2]李莉貞,張桂林.試論計算機教學中的德育滲透[J].山西廣播電視大學學報,2007,(5).
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