祕書檔案鑑定工作操作要點

祕書的工作和檔案打交道很多，那麼檔案鑑定工作的操作要點有哪些呢?一起來了解了解!

　　1) 編制檔案保管期限表

檔案保管期限表是用表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，並指明檔案保管期限的一種指導性文件。它是鑑定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據。

檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限、附註以及總的“説明”等部分組成，其中，條款和保管期限是最基本的項目。

(1) 順序號。

順序號是按照條款的系統排列順序統一編的序號。它起着固定條款的排列位置和順序的作用，也可作為鑑定時引用條款的代號。

(2) 條款。

條款是一組類型相同的文件的名稱和標題。每一條款應代表一組有內在聯繫的價值相同的文件。有時，為了使條款簡潔醒目，也可以將價值不同的而有聯繫的一組文件寫成一個條款，在條款下面分別指出其不同的保管期限。條款的擬製一般不宜過多過細，應具有一定的概括性，但範圍也不能過寬。條款較多的保管期限表還須把條款加以分類。

(3) 保管期限。

保管期限分為永久保存和定期保存。永久保存就是無限期地儘可能長遠地保存下去，定期保存就是隻保存一定的年限，保管期滿後即可銷燬。長期保存一般是指檔案須保存16～50年;短期保存一般是指15年以下。

定期保存的時間計算方法一般是從文件產生後的第二年起計算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結案後算起。所有確定為定期保存的.檔案到保管期滿後還須複查，如發現有繼續需要保存的，仍應保存下去，有的延長保管期限，有的轉為永久保存。

對於機關檔案保管期限表，其中，短期和長期的期限也可視需要指出明確的年限，如

短期保管的文件保管年限又可分為3年、5年、10年等，長期保管的文件保管年限分為20年、25年、30年等。

(4) 附註。

附註是在條款之下對條款及其保管期限所作的必要的註解或説明。例如，有些合同、協議書、借據的保管期限往往需要從有效期滿後算起，就可在保管期限後註明“失效後”字樣。

(5) 説明。

説明是對保管期限表所作的總的説明，一般包括保管期限表的適用範圍、結構、制定的依據、保管期限的計算方法以及其他需要説明的事項。

以上只是檔案保管期限表一般的結構，可以根據各種檔案保管期限表的特點增加或減少某些項目。

　　2) 編制“檔案銷燬清冊”

檔案銷燬清冊是準備剔除銷燬的檔案文件的登記簿，它是供領導人審查批准的表冊，同時也是日後查考檔案銷燬情況的憑據。

檔案銷燬清冊應由登記順序號、案卷或文件的題名、起止日期、數量、原保管期限、銷燬原因、備註等項目組成。每一清冊應編制一式兩份，一份留檔案館(室)備查，一份送機關領導人審查批准。如果須送上級機關或檔案行政管理機關批准，就應多備一份。同時報送兩份，其中一份經審批後退回。

　　3) 檔案的銷燬

為了慎重起見，已經被批准准許銷燬的檔案不應立刻銷燬，而應暫時存放一段時間，待確認確實無價值時再進行銷燬，以免造成不可挽回的損失。

批准銷燬的檔案一般應該直接送造紙廠化為紙漿或者就地焚燬。為了保守機密，應銷燬的檔案一般不得留作它用，更不允許倒賣出售。檔案銷燬工作是一個非常嚴肅的工作，一般由檔案部門會同保衞、保密部門進行，並由專人銷燬、專人監銷。銷燬完畢後，銷燬人和監銷人都要在銷燬清冊上簽名蓋章，並註明“已銷燬”字樣和銷燬日期。

如有個別檔案未被批准銷燬，可在“銷燬清冊”上做出適當的説明。對於已銷燬的檔案，也應在檢索工作上註明“銷燬”字樣加以説明。