商務祕書知識輔導：檔案的利用工作

檔案指機關、機構、組織或個人在業務處理過程所產生、持有並保存的紀錄、文件或資料。下面小編為大家整理了關於檔案的利用工作的知識，一起來看看吧：

　　1.檔案利用工作的方式

檔案的利用工作一般有如下幾種。

為利用者提供服務的工作主要有以檔案原件提供利用的開設閲覽室、檔案外借和以檔案複製件提供利用的制發檔案複本等幾種主要方法。

在提供利用時，要正確處理利用和保密之間的關係，避免泄露機密。

　　2.開設閲覽室

開設閲覽室是指檔案館(室)在特定的場所開闢閲覽室，直接向用户提供信息的一種服務方式。

開設閲覽室必須具備一定的條件。

(1)人員條件。檔案閲覽室的工作人員應具備較強的業務能力，瞭解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協助用户滿足其利用需求。

(2)物質條件。閲覽室應具備服務枱、閲覽桌、布告欄、目錄和資料櫃、監護設備和檢索工具等必要的物質設施。

(3)制度條件。檔案閲覽室必須制定閲覽制度，明確規定接待對象、閲覽範圍、閲覽要求及手續，以及其他相關事項。

閲覽室要具備借閲登記制度。由利用者填寫調閲單，檔案管理人員根據調閲單填寫情況，入庫調檔，取出所需文件，並在相應位置放上代理卡。

閲畢的檔案應及時歸還，認真清點。

　　3.檔案外借

檔案外借服務是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務方式。

檔案外借服務應該注重以下幾點。

(1)檔案的外借使用要有嚴格的制度，經過一定的批准手續才能外借。

(2)借出檔案時，應履行嚴格的交接手續，並查明外借檔案文件的'份數及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號、頁數、密級、借閲日期、歸還日期及借閲人姓名、歸還簽收人等都屬於登記內容。

(3)在借出檔案時應點交清楚，並責成借用單位注意保密和保護檔案，借用單位應對所借檔案的完整和保密負完全責任，保證借出的檔案能完整地按時收回。

(4)借出使用的期限不宜過長，對外借檔案的數量也應做必要的控制。

(5)檔案借出後，應填制代理卡，放置在檔案原來的位置上，以便掌握檔案的流動和利用情況。

(6)歸還檔案時，必須認真清點，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，並在借閲登記簿上註銷。

(7)檔案工作人員應經常掌握檔案的借出情況，督促借閲者按期歸還。