2016四級祕書資格考試考點整理：辦公室事務管理

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　　辦公室事務管理

1. 辦公環境的維護的依據：三大法律：《憲法》、《勞動法》、《工廠安全衞生規程》

2. 在企業辦公室中安全檢查，如果發現個人職權無法排除的危險，祕書有責任和義務報告、跟進、直到解決

3. 安全檢查包括辦公環境和辦公設備兩部分。祕書要區分“隱患記錄及處理表”和“設備故障表”的使用。在錄像中出現的隱患：①電話線糾纏②消防栓放在櫃子後面③道路上堆放貨物④太陽光照在電腦上⑤有人來訪時未關電腦⑥寫字樓中有人吸煙

4. 信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息、紙面信息和電子信息

5. 當涉及公司保密信息時，你應該做到：機智、穩重、果斷、有外交手段。

6. 做好口頭信息的安全：

①員工在崗前培訓時即應被告知不要在組織內部或外部談論有關單位的保密信息，包括對其他工作人員、客户、朋友或親屬;

②在沒有確認電話對方身份和是否被授權獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息。

7. 做好紙面信息的安全：

①接收任何保密文件、資料等都要簽收並登記;

②在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失;

③用郵件發送保密信息時，信封要貼封口，並標記“祕密或保密”;

④極為重要且不常使用的紙面信息可以製成縮微膠片，保存到銀行保險櫃裏;

⑤不再使用的保密文檔要粉碎。

8. 做好電子信息的'安全：

①計算機顯示器應放置在他人看不到的地方，如果來訪者走近，應迅速滾動頁面或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器

②每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經常更換;

③有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數據落到不應得到這些信息的人手上;

9. 祕書在保密工作中需要注意的幾個方面：

①文件保密：祕書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應自覺做到接收、傳遞、保管方面的保密工作

②會議保密：是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領導決定

③科技保密：祕書的工作性質決定其得與各種人接觸，包括客户、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的。

10. 祕書應做好組織中特定信息的保密工作：包括人事信息、財務信息、產品信息和客户信息