祕書辦公室事務與管理

今天人們談到祕書，往往與文牘，領導的助手、智囊、參謀等聯繫在一起，有的聯繫得更廣泛一些。下面是yjbys小編為大家帶來的關於祕書辦公室事務與管理的知識，歡迎閲讀。

　　一、鑑定要點

掌握對辦公環境和辦公設備進行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務，如安排值班、履行報銷手續、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設備和辦公用品的發放和管理;編制時間表的方法;管理領導和自己的工作日誌;熟悉文書形成與處理的基本程序。

　　二、重點提示

1.對辦公環境和辦公設備進行安全檢查，改進辦公環境

(1)安全檢查的方法

1)確定檢查週期。

2)發現隱患，在職責範圍內排除或減少危險。

3)發現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決。

4)發現隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。

(2)健康、安全的辦公環境的基本要求

1)建築堅固安全、光線充足、温度適宜、佈局注意通風。

2)辦公室空間適當、噪聲要低。

3)辦公用品和設備要滿足工作、安全要求。

4)設置相應的消防設施和設備。

5)飲用水符合健康安全要求。

2.做好信息的保密工作

(1)口頭信息的安全保密工作

1)不要在組織內部、外部談論被告知的有關單位的保密信息。

2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。

3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

4)按會議要求傳達會議信息。

(2)紙面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登記，傳閲保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或櫃子;用郵件發送保密信息要注有“祕密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。

3)當傳真保密信息時，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。

4)極為重要但不經常使用的紙面信息可製成微縮膠片，保存到銀行保險櫃裏;不再需要的保密文件要銷燬。

(3)電子信息的安全保密工作

1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機。

2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人;有保密信息的軟盤不應帶出單位。

3)使用密碼保護計算機數據，密碼應經常更換;不要隨意安裝借來的程序，經常查毒、殺毒;重要文件要做備份。

3.安排值班工作，編制值班表

(1)值班工作的`主要內容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。

(2)值班表包括的內容

1)列出值班時間期限和具體值班時間。

2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。

3)用簡短的文字標明值班的工作內容和人員缺勤的備用方案。

(3)值班管理制度的主要內容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。

4.零用現金的管理

辦公室中設立一筆零用現金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。

(1)祕書必須建立一本零用現金賬簿。

(2)需要使用零用現金時，應填寫“零用現金憑單”，祕書要認真核對零用現金憑單，經授權人審批簽字後，方可將現金支付給需用者。

(3)祕書要認真核對領取者提交的發票等證據上的用途、內容、金額是否與零用現金憑單上填寫的完全一致，將發票等證據附在零用現金憑單後面。

(4)每當支出一筆現金，祕書均須及時在零用現金賬簿上記錄。

(5)當支出的費用到一定數額後或月末，祕書到財務部門報銷並將現金返還進行週轉。

5.商務費用報銷

(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經組織確定的授權人審核同意，並簽字批准。

(2)一種情況是將獲得批准的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。無論是使用支票還是現金，都要向對方索取相應的發票。

(3)商務工作結束後，申請者應將發票附在“出差報銷單”後面，並親自簽字提交出納部門。

(4)如計劃的費用需要超出時，應提前向領導報告，在得到批准後，超出的部分才可報銷。