審計業務檔案的整理方法

檔案管理工作看似簡單，其實有許多學問在裏面。下面就為大家整理了一些審計業務檔案的整理方法，希望對大家有所幫助!

　　一、分類排序

審計項目檔案材料的整理，應遵循審計成文規律和特點，並保持文件材料之間的有機聯繫，按照結論類、證明類、立項類、備查類四個單元進行排列，並按照“正件在前、附件在後，定稿在前、修改稿在後”的原則排序。實踐中按以下單元分類歸檔排序比較合理：

第一單元：結論類文件材料(凡帶★號的條目為必備文件材料)

1.上級機關(領導)對審計項目形成的審計報告、審計決定、審計移送及《審計要情》、《專題報告》等審計信息的批示、簽報

2.審計情況報告及審計情況報告代擬稿

審計結果報告及審計結果報告代擬稿

審計綜合報告及審計綜合報告代擬稿

3.審計報告★

審計報告代擬稿

審計報告送達回證★

業務部門複核意見書★

審計組對被審計對象反饋意見的説明

被審計單位對審計報告(徵求意見稿)的答覆

審計報告徵求意見書、審計報告徵求意見稿及送達回證★

審計組審計報告

4.審計決定書★

審計決定書代擬稿

審計決定書送達回證★

5.審計移送處理書

審計移送處理書代擬稿

審計移送處理書送達回證

6.審計移送處理書審理意見書

審計項目審理意見書★

審理意見採納情況説明書

7.審計業務會議紀要★

8.審計組會議記錄★

9.重要管理事項記錄

第二單元 證明類文件材料

10.被審計單位承諾書★

11.彙總工作底稿★

12.審計工作底稿及審計證據★

13.審計移送處理書附件原始取證單

14.《審計要情》、《專題報告》涉及問題的'證據材料

15.舉報問題情況核實材料或取證材料

16.查詢被審計單位銀行存款、賬户有關資料

第三單元 立項類文件資料

17.上級審計機關或本級政府的指令性文件

舉報材料及領導批示

審計工作方案

審計工作方案調整及相關材料

審計報告模板

18.調查瞭解記錄★

調查瞭解記錄及相關的審計取證

19.審計實施方案★

審計實施方案調整説明及相關材料

20.審計通知書及送達回證★

審計通知書代擬稿

授權審計通知書

第四單元 備查類文件資料

21.審計結果公告

22.審計整改情況報告

審計整改檢查取證資料

被審單位整改情況報告

23.審計宣傳信息

24.審計工作報告

25.相關部門出台的管理制度、辦法

26.審計移送案件受理、立案、起訴及判決、處理處分材料

27.審計評估表、測算表

28.被審計單位自查報告或自查表

　　二、加工整理

首先應檢查每一份檔案資料，察看是否留有充分的裝訂線;其次應對紙張破損、幅面不規則或字跡模糊的檔案材料進行加工處理。具體應注意做好以下幾項工作：

1. 確定每份審計工作底稿及附件審計取證材料的順序，避免把資料放錯位置，同時撤出宂餘資料。

2.對紙張破損或字跡模糊不清的檔案材料，應採用複印、掃描、拍攝等方法進行復制，複製件應附在原件後並註明複製原因。

3.幅面過大的檔案材料應進行摺疊或剪裁，保證每頁最終都為A4紙大小。摺疊後的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便於展開閲讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。

4.幅面過小的材料應進行託舉。有些材料幅面太小，無法裝訂，應當在材料的底部託上一層質量較好的紙張。

5.裝訂邊線過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2釐米的裝訂邊。

6. 拆除檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。

　　三、編寫目錄

編寫目錄包括分卷、編頁、編目三個過程：

1.分卷。在所有資料都已經齊全並且符合歸檔要求時，就可以分捲了。同類檔案如果太厚，應該分成多卷裝訂(並於編目時在文件標題或備註中註明分卷順序)。分卷裝訂時，必須保證同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能裝進檔案卷夾為宜，卷夾背脊等整體應做到不凹不凸。

2.編頁。每卷材料應獨立編頁以便於查閲，編寫頁碼要用鉛筆以便於修改;頁碼標記應在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過大或者過小，過大影響美觀，過小則可能在掃描後的電子檔案中顯示不清晰。

3.編目。檔案材料應按照排列順序，逐份逐項編寫目錄，做到目錄清楚，填寫準確。目錄包括順序號、文件作者、收發文號、頁碼、文件標題、文件日期、備註等。填寫“順序號”用阿拉伯數字;“文件作者”填寫單位、處科股室或審計組名稱;“收發文號”有文號的填寫，沒有的不填;“頁碼”按照編好的頁數如實填寫;“文件標題”根據材料題目或主要內容填寫，標題必須確切反映材料的主要內容或性質特點;“文件時間”填寫材料落款的具體年月日時間;“備註”填寫需要説明的情況。

　　四、裝訂成冊

裝訂時將檔案目錄置於卷首，卷內材料按目錄順序排列，左邊、下邊對齊，置於檔案卷夾在左側打孔裝訂。裝訂應嚴格按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不倒頁、不壓字、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求進行