有關會計檔案的整理方法

整理會計檔案是會計工作人員的重要工作內容，會計檔案的整理是有一定步驟的。下面是小編為你整理的會計檔案的整理方法，希望對你有幫助。

　　會計檔案的整理方法

(一)決算報表

1、按“卷”整理。一冊(本)為一卷，編制一個檔號，檔號構成：全宗號-目錄號-案卷號。

2、編頁號：以有效內容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。

3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊

(1 ) 全宗名稱：全宗名稱相當於立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

(2)案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內容、類別。

(3)起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。

(4)卷數、張數：填寫本盒內會計檔案的總卷數和總張數。

(5 )保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。

(6)全宗號、目錄號

(7)案卷號：填寫本盒內會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

(8)盒號：暫不填。

(9)填寫會計檔案盒盒脊項目。

4、錄入電子文檔管理系統

(1)點“檔案著錄”中的“案卷著錄標引” → 點“添加”→ 檔案類別“會計檔案” →二級類目“財務報告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報表” →文件開始時間→文件截止時間→件數(該卷盒內文件份數)→載體數量(最後一個頁號)→點保存。

(二)會計賬簿

1、有頁號的可不再另編頁號。

2、其他操作與決算報表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續編。

3、如果銀行存款帳、現金日記賬幾年記在一個賬簿上的，則用完後歸檔。(最多兩年使用一冊賬簿)

4、總賬、明細賬與銀行存款帳、現金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。

5、錄入電子文檔管理系統

步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計賬簿類”.

(三)會計憑證

1、排列：按年度的先後排列，同一年度內按月份的先後排列。

2、會計憑證的編號：

每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。

3、裝盒並填寫：

編號完成後，按順序裝入會計檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據會計憑證封面的有關項目對應填寫，填寫方法與會計憑證封面一致。

(1)單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。

(2)會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。

(3) 時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。

(4) 起止時間：填寫本盒會計憑證的起止年月日。

(5) 歸檔時間：填寫單位內財務部門向檔案部門移交會計檔案的年月。

(6) 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。

(7) 保管期限：根據財政部和國家檔案局1998年頒佈的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。

(9)全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的`代號。

(10) 目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重複的案卷目錄號。

(11)案卷號：目錄內案卷的順序編號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內不允許出現重複的案卷號。

(12) 會計憑證盒盒脊填寫方法

盒脊項目與正面有關項目對應填寫。

4、錄入電子文檔管理系統

步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計憑證類”，並錄入憑證起止號。

　　會計檔案的整理技巧

對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構和會計人員必須認真對待，努力做好。

(1)會計憑證的整理。

會計憑證是會計檔案的重要組成部分。《會計基礎工作規範》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便於查閲。?

整理會計憑證，首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，並根據記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉賬憑證，共三類五種。根據不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬於會計檔案範圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最後，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會計憑證整理好後，應按照有關規定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。

(2)會計憑證的歸檔。

首先，要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事後查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫上“×年×月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。

(3)會計賬簿的整理。

年度終了，各種賬簿(包括倉庫的材料、產成品或商品的明細分類賬)在結轉下年、建立新賬後，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面後裝訂成本。然後，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據以逐本登記會計檔案(會計賬簿)封面。會計賬簿封面的有關內容要寫全。

(4)會計報表的整理。

會計報表一般在年度終了後，由專人(一般是主管報表的人員或財會機構負責人)統一收集、整理、裝訂，並立卷歸檔。平時，月(季)度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案(會計報表)目錄，逐項寫明報表名稱、頁數、歸檔日期等。經會計機構負責人審核、蓋章後，由主管報表人員負責裝盒歸檔。

(5)其他會計資料的整理。

其他財會資料，包括年(季)度成本、利潤計劃、月度財務收支計劃、經濟活動分析報告、工資計算表及一些重要的經濟合同，也應隨同正式會計檔案進行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當長時間內，由財會部門保存。這就需要認真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進行鑑別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而後移交檔案部門。

會計檔案的整理要規範化。封面、盒、袋要按統一的尺寸、規格製作，卷脊、封面的內容要按統一的項目印製、填寫。要做到收集按範圍，整理按規範，裝訂按標準。

　　會計檔案的保管期限

會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷燬的檔案;定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

《會計檔案管理辦法》規定了中國企業和其他組織、預算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體規定如下：

1、需要永久保存的會計檔案有：

年度決算財務會計報告; 資本金、股金及股權明細; 開銷户登記簿; 客户掛失申請書、掛失登記簿、補發憑單(卡)收據; 賬銷案存的清單或資料。 會計檔案保管登記簿、銷燬清冊; 7有價單證、業務公章銷燬清冊; 機構變動交接清冊; 有權機關查詢、凍結及扣劃書; 己用憑證、賬簿登記簿; 會計系統數據移植日的所有會計檔案; 會計初始環境文本、 基礎數據維護修改有關記錄、 文件; 其他需要永久保管的檔案。

2、保管期限為25年的會計檔案有：

現金和銀行存款日記賬;税收日記賬(總賬)和税收票證分類出納賬。

3、保管期限為15年的會計檔案有：

會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現金和銀行存款);會計移交清冊;行政單位和事業單位的各種會計憑證;各種完税憑證和繳退庫憑證;財政總預算撥款憑證及其他會計憑證;農牧業税結算憑證;會計移交清冊。

4、保管期限為10年的會計檔案有：

國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機關編送的報表;財政總預算保管行政單位和事業單位決算、税收年報、國家金庫年報、基本建設撥貨款年報;税收會計報表(包括票證報表)。

5、保管期限為5年的會計檔案有：

下級行上報的中期財務會計報告(月度、季度、半年度 報表及附件、説明);聯行往來清單及查詢查復書; 密押代號表使用保管登記簿; 存、貸款單位餘額對賬回單; 固定資產卡片、固定資產報廢清理後卡片;客户申請辦理電子支付業務的基本資料、協議; 其他需要保管五年的會計檔案。

6、保管期限為3年的會計檔案有：

各級行本身及彙總全轄的日計表;會計系統運行日誌; 不定期報表;會計檢查工作底稿、檢查報告、整改情況等檢查資料;流水賬; 其他需要保管三年的會計檔案。

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