高校採購內部控制辦法

加強採購管理工作需要制度的制約，學校領導的支持，職能部門的盡職，部門之間的配合及教職工的努力工作和忠於職守。需要在實踐中汲取各方的意見不斷總結完善，不斷地開拓創新，才能充分發揮學校資金的作用，保證學校教學科研活動的正常開展。

　　(一)制度建設控制。

建立健全採購管理制度，是規範採購行為的前提與保證。採購管理制度一般應包括採購管理規章制度、採購工作流程和完成採購工作流程的相關表格三個方面的內容。

採購管理規章制度是高校實施採購行為的書面文件，是規範採購行為合法性、合理性、效率性和經濟性的制度保障，其基本組成元素為：採購範圍是什麼，由哪個部門負責組織採購工作，有什麼樣的採購方式，採購計劃如何制訂，採購事項需經過誰來審批，採購程序如何，怎樣進行驗收，在採購管理中各部門的工作範圍和工作職責等等。一般來説，採購範圍不僅包括貨物採購，還包括服務採購，學校應設立一個專門負責採購工作的管理部門;同時按照《政府採購法》的規定要確定每一採購事項適合的採購方式。除此之外，對於一些零星的採購，學校應根據其單價或總金額的大小選擇是學校集中採購還是使用部門自行採購，是詢價採購還是通過校內招標採購。而採購驗收應分為貨物驗收和服務驗收，並在採購管理制度中明確驗收所依據的標準等等，通過制定採購制度來規範人們在採購活動中的行為，有利於採購工作的有序開展。

採購工作流程是落實採購管理規章制度的具體工作步驟，可以用流程圖等方式來表示，將採購環節各職能部門的工作串聯起來，並明確各部門的工作內容、程序和職責。其主要工作流程可設計為：使用部門提出採購申請一歸口部門彙總、核准一財務部門簽署意見一學校領導審批一政府集中採購或學校集中詢價採購及使用部門零星購買一簽訂合同一驗收與付款等。當然，還可根據需要設計不同採購方式的工作流程。

另外，還需要設計相關表格來完成各環節的工作。這些表格稱為工作流程表格。工作流程表格是各部門完成採購管理工作進行信息溝通的載體，在實際工作中的主要表格有：《採購審批表》《招標文件審批表》《預算控制價審批表》《合同審批表》《詢價採購審批表》《驗收報告單》等。表格要有完整的`內容，一般應具備“部門名稱、審批事項、聯繫方式、所送資料、審核、批准意見”等要素;如《採購審批表》主要應具備申請單位、聯繫人及電話，申報時間、申報項目及現有設備配置情況，擬採購貨物名稱、參考品牌、規格、技術參數、數量、單價及金額，歸口管理部門、財務部門以及學院領導的審核批准意見等要素。而在設計《驗收報告單》時，由於驗收是貨物服務採購管理的最後一個環節，關係到能否保證貨物服務質量、數量的問題，因此需突出驗收情況的記錄和對問題處理的意見。如果有數量或質量等問題，驗收小組須提出處理意見，同時採購部門對驗收過程中的存在問題也要表明態度，並配合驗收小組對問題進行跟蹤調查處理。

採購管理制度形成學校採購管理的制度體系，它們之間環環相扣。從而通過制度的設計使各職能部門之間相互配合，相互制約，既達到實現內部控制的目的，又推進了採購工作的有效開展。

　　(二)審批過程控制。

制定嚴格的審批制度，明確審批人的職權範圍和工作責任。審批環節主要包括使用部門領導根據本部門需要的簽署意見;歸口部門根據年度預算的安排及發展需要，充分考慮各部門的設備合理利用情況和部門之間現有設備的共享狀況，對申請採購事項進行彙總審批;財務部門根據擬採購的貨物、服務所需資金的多少和時間安排進行審核，以確定所採購的貨物服務是否有資金保障;學院領導則在其職權範圍內總體把關;對於沒有預算安排的重大采購事項需要學院辦公會議討論後決策，進行集體審批。這樣，一系列的審批程序使貨物服務在採購環節中就得到了控制，防止使用部門重複購置浪費資金，達到提高現有設備的使用率，促進資產良性循環的目的。，

在實施審批控制過程中，必須以採購預算為依據。採購預算是學校每年底根據各專業和各部門發展的需要以及學校財力情況制定的全校貨物服務的採購計劃，並下達到歸口部門，由歸口部門在其管轄的部門之間作出統籌安排。而使用部門則根據需要向歸口部門提出採購申請。在採購預算的執行過程中，如有超出年度預算的採購，需按金額大小，根據審批的權限範圍逐級上報進行集體討論決策。通過預算控制，使學校的資金在目標實現過程中得到充分發揮，實現採購計劃的有效制衡。

　　(三)貨物服務驗收過程控制。

貨物服務驗收是採購管理制度中必不可少的重要環節，其包括數量驗收和質量驗收。貨物服務驗收前應由採購部門牽頭，組成有采購部門、使用部門、歸口部門等參加的驗收小組，按招標時《貨物需求一覽表》中的貨物名稱、數量、品牌、規格及技術標準和合同的規定進行驗收，對技術含量高驗收難度大的設備可邀請相關專家或國家認可的質量檢測機構參加驗收工作。驗收小組必須將驗收情況記錄在案，如有質量問題驗收小組還應須根據不同情況分清責任，表明處理意見和建議，並追蹤處理結果，待各方滿意後方可辦理結算付款手續。把好驗收關是保證貨物服務的數量正確、質量達標的關鍵環節，能有效地降低採購成本和使用成本。

貨物服務驗收後進入採購結算階段，財務部門必須認真複核相關的憑證，待申請、審批、招標、詢價、審計、驗收等，一系列手續具備，票證正確後方能進行結算付款，以保證付款金額正確，付款手續齊全，合法合規並及時地完成每一項結算。

　　(四)充分發揮內部審計機構全程跟蹤審計的作用。

作為學校的職能部門之一，審計部門除具有監督職能外，還有為提高學校的管理水平而提供建議的服務職能。內審機構可從兩方面發揮其作用：一是參與制定採購管理制度;二是在採購管理過程中實施審計監督，提出合理化建議。內部審計機構是專業結構較豐富的部門，知識結構、工作性質以及工作經驗決定了其具有為學校制定採購管理制度出謀劃策的綜合能力。在採購管理制度的建立健全過程中，應充分發揮內審人員的作用，鼓勵審計人員來參與制訂採購管理制度。在採購管理過程中的審計監督作用主要表現在：上報財政部門審批採購事項之前，內審機構對擬上報的政府採購事項標底進行審核，通過市場詢價、網絡詢價和平時收集價格信息等途徑，審核擬採購貨物服務價格的合理性並提出修正建議;審核招標文件條款的合法性、合理性;對供應合同條款是否合法，有無不平等條約進行審核並提出修正建議;參加評標，對評標過程進行全程監督;參加學院集中採購的貨物市場詢價;參加大宗貨物服務採購驗收等，實現對貨物服務採購工作的事前、事中、事後審計，實現對採購貨物服務的價格控制和質量控制。