如何成功策劃商務洽談會

引導語：商務禮儀是人們在商務活動中，用以維護企業形象或個人形象，對交往對象表示尊重和友好的行為規範和慣例。下面是yjbys小編為你帶來的如何成功策劃商務洽談會，希望對大家有所幫助。

　　一、如何成功舉辦商務洽談會?

　　1.洽談地點

根據商務洽談舉行的地點的不同，可以將它分為客座洽談、主座洽談、客主座輪流洽談以及第三地點洽談。

客座洽談，即在洽談對手所在地進行的洽談。主座洽談，即在我方所在地進行的洽談。客主座輪流洽談，即在洽談雙方所在地輪流進行的洽談。第三地點洽談，即在不屬於洽談雙方任何一方的地點所進行的洽談。

以上四種洽談會地點的確定，應通過各方協商而定。倘若我方擔任東道主，出面安排洽談，一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。

　　2.禮多人不怪

人們常説：“禮多人不怪”，其實在洽談會中，又何嘗不是如此呢?!在洽談會的台前幕後，恰如其分地運用禮儀，迎送、款等、照顧對手，都可以贏得信賴，獲得理解與尊重。在這個意義上，完全可以説在洽談會上主隨客便，主應客求，與以“禮”服務實際上是一回事。

在洽談會上，如果我方身為東道主，那麼不僅應當佈置好洽談廳的環境，預備好相關的用品，而且應當特別重視禮儀性很強的座次問題。

　　3.座次問題

只有在某些小規模洽談會或預備性洽談會的進行過程中，座次問題才可以不必拘泥。在舉行正式洽談會時，則對它不能不予以重視。因為它既是洽談者對規範的尊重，也是洽談者給予對手的禮遇。

舉行雙邊洽談時，應使用長桌子或橢圓形桌子。賓主應分坐於桌子兩側。若桌子橫放，則面對正門的一方為上，應屬於客方;肯對正門的一方為下，應屬主方。若桌子豎放，則應以進門的方向為準，右側為上，屬於客方;左側為下，屬於主方。

在進行洽談時，各方的主談人員應在自己的一方居中而坐。其餘人員則應遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的.兩側變坐。假如需要譯員，則應安排其就座於僅次主談人員的位置，即主談人員之右。

舉行多邊洽談時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。這樣一來，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時，依舊講究有關各方的與會人員儘量同時入場，同時就座。至少，主方人員也不應在客方人員之前就座。

　　4.洽談過程

在洽談的一般過程中，雙方人員的態度、心理、方式、手法等等，無不對洽談構成重大的影響。

商務禮儀規定，商界人士在參加洽談會時，首先要更新意識，樹立正確的指導思想，並且以此來指導自己的洽談表現。這就是所謂洽談的方針。談判方針的核心，依舊是一如既往地要求洽談者在莊嚴肅穆、劍拔弩張地洽談會上，以禮待人，尊重別人，理解別人。具體來説，它又分為以下三點：

洽談的第一點方針，是要禮敬對手。禮敬對手，就是要求洽談者在洽談會的整個過程中，要排除一切干擾，始終如一地對自己的洽談對手講究禮貌，時時、處處、事事表現得對對方不失真誠的敬意。

在洽談過程上，不管發生了什麼情況，都始終堅持禮敬對手，無疑能給對方留下良好的印象，而且在今後的進一步商務交往中，還能發揮潛移默化的功效，即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。

調查結果表明，在洽談會中，能夠面帶微笑、態度友好、語言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人，有助於消除對手的反感、漠視和牴觸心理。在洽談桌上，保持“紳士風度”或“淑女風範”，有助於贏得對手的尊重與好感。

　　二、如何成功策劃和營銷企業會議?

大多數企業每年都會舉行各種形式的、規模大小不一的會議，但無論是廠家，還是商家，對於此類會議都已經習以為常，因為按照大家的説法，這些會議都是為“會”而“會”，形式主義嚴重。但如果在會議召開前，能夠很好地做好策劃和營銷工作，那麼後期會議的成功便會順理成章。

　　1.有的放矢——主題明確，目的單純

首先應明確會議主題：如經銷商座談會，即將全國各地的經銷商召集過來，總結過去，展望未來;將公司新年度的營銷政策介紹給各經銷商，取得大家的支持和擁護;通過共同探討，發現以前營銷過程中存在的問題，預測市場發展趨勢，提出應對的方案和舉措，促進廠商“雙贏”。

會議主題要吻合當前市場實際需求，應該具有時尚、新穎、獨特之處。拿經銷商座談會而言，公司可採用一種時尚做法：如將“品牌締造價值實力致勝未來——公司經銷商贏銷會”作為座談會主題，既能贏得公司高層的肯定，還可吸引與會眾多經銷商們的眼球。

會議目的與主題息息相關。原則上，一次會議目的應該儘量單純，只有一個，最多兩個。譬如，通過總結往年銷售業績，展望來年銷售情況，給下面的經銷商打氣;發佈營銷政策，激勵、刺激經銷商，提高經銷商經營自身產品的信心;藉助於企業實力，提升品牌形象;為某次大型促銷活動作鋪墊;新進入一個市場，或新品上市前的宣傳造勢;緊跟市場潮流，借勢熱點焦點，提高知名度和美譽度等。

主題與目的的明確，就相當於企業會議營銷是“有的放矢”，不至於偏離主題，重蹈形式主義的覆轍。

當會議主題和目的明確之後，會議的形式和針對對象也隨之確定下來了，這可使後面的籌劃工作有條不紊，按部就班，真正做到“投入小、見效快、收益大、廠商雙贏”的目的。

　　2.機不可失——選準時機選對地點

選擇一個合適的時機對會議舉辦成功與否具有相當大的作用。在市場上，往往有“先發制人、後發制於人”的説法，會議召開的時機必須選擇好，否則，“機不可失，時不再來”。

比如經銷商座談會，可將時間選擇在市場淡季後期，同時距年底旺季還有一段時間。選擇這個時機，首先是公司營銷政策已經出爐，新品即將全面上市，經銷商可以參觀到公司的整體實力和產品陣容;其次，淡季正好是總結去年、展望來年的好時機，經銷商的業務也不是非常多，避開繁忙的銷售旺季;再次，在瀕臨年底時，經銷商的心思多放在銷售，回收欠款以及打點各個上級主管單位和領導。

在選準時機之外，還要充分考慮到了會議舉行的時間和地點。一般來講，可結合公司實際情況，將經銷商座談會確定為3天，接待日除外，第1天是參觀廠房，休息;第2天全天是經銷商座談會;第3天則是私下溝通兼遊玩。

在會議舉行的日期方面也要煞費苦心，座談會舉行的日期選擇最好避開雙休日。

在會議召開的地點選擇方面，要通過實地考察，提前預訂了一個風景秀麗的別墅山莊，雖然不是很豪華，但温泉、秀山、綠水，加上四周典型的田園風光會避免片面追求高檔豪華五星級酒店而導致的“費力不討好”的慘痛結局。