時間管理誤區

所謂時間管理誤區，是指導致時間浪費的各種因素，那麼我們該如何去避免這些因素呢?下面就和小編一起來看看吧!

　　誤區一：工作沒有計劃

查爾斯-史瓦在半世紀前擔任伯利恆鋼鐵公司總裁期間，曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰：“請告訴管理者如何能在辦公時間內做妥更多的事，管理者將支付給你任意的顧問費。”李愛菲於是遞了一張紙給他，並向他説：“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，並按重要性的次序加以編排。明早當你走進辦公室後，先從最重要的那一項工作做起，並持續地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然後着手進行第二項重要的工作。倘若任何一項着手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那麼既使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且若不借助於某一件事的優先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日裏的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬採用。這個建議的試驗時間的長短，由你來定。試驗後，請將你認為這個建議所值的金錢數額，用支票寄給管理者”。

數星期後，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，並附言她確已為他上了十分珍貴的一課。史瓦的朋友事後曾問及，何以他為那麼簡單的觀念付出了那麼大的代價。史瓦的答覆是：“哪些觀念基本上不是簡單的?”。他説經過李愛菲的指點後，他與他的部屬才開始養成“先做重要的事”的習慣。伯利恆鋼鐵公司後來之能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵製造者，據説可能是導因於李愛菲的那數句真言。

以上這件軼事給日理萬機的管理者所帶來的啟示便是：應重視計劃的擬定以避免徒勞無功。所謂計劃，即指未來行動綱領的先期決策。計劃的擬定大致上包括下列六個步驟：

(1)確立目標;

(2)探尋完成目標的各種途徑;

(3)選定最佳的途徑;

(4)將最佳的途徑轉化為每週或每日的工作事項;

(5)編排每週或每日的工作次序並加以執行;

(6)定期檢查目標的現實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。

上述的六個步驟所指出的不外乎：“你要往哪裏去?”以及“你要怎麼去?”這是實際採取行動之前的一種思考模式。倘若你不做這一番的思考與盤算，則你必將淪為一位隨波逐流迷失自我的人。

對於不從事制定目標的人的時間使用方式，管理者可以採取兩種看法：第一、既然他們的所作所為不以目標的實現為導向，則不論他們的時間使用方式怎樣，都不構成浪費。這與路易士。卡羅所寫的《愛麗絲漫遊奇境》中的一句對白“當你不知你將往何處去，任何一條路都可令你抵達目的地”的道理是一樣的。第二、不從事目標的制定與追求的人通常都是渾渾噩噩而難有所成的。對這種人的任何時間花費管理者都可看作是浪費。在以上兩種看法之中，管理者相信大多數人都會偏向第二種看法。

誤區二：習慣拖延時間

導致管理者採取拖延作風的事因大致有三：

①不愉快的事;

②困難的事;

③含重大決策的事。至於克服拖延的方法，

常用的有四種：

①各個擊破法;

②平衡表法;

③思維方式改變法;

④避免過分追求盡善盡美法。前三種方法適用於對抗因不愉快的事或困難的事而導致的拖延，最後一種方法則適用於對抗因重大決策而導致的拖延。現將這四種方法闡釋如下：

1.各個擊破

這種方法有時被比喻為“香腸切片法”(“Salami technique”)。Salami原是意大利香腸，在切片之前因它巨大無比且其貌不揚，所以有令人難以下嚥的感覺。但在切成薄片之後，因形狀及色調改變而頗能引起食慾。令人不愉快或令人感到困難的事，若能照樣地細分為許多件小事，且每次只處理其中的一件，則這種事情的處理本身將不致於令人反胃。例如一個令人感到尷尬的電話，如非打不可，則可用書面列出以下的行動步驟而予以各個擊破：

1)查出受話者的電話號碼並寫下來。

(2)決定何時打電話。

(3)翻查有關資料並檢查全面情況。

(4)決定到底在電話中應怎麼説。

(5)撥電話。

假如事情本身很艱鉅，就逐步進行。採取各個擊破法以對付拖延的作風時，有兩點必須特別加以注意：第一、每一個行動步驟都要非常簡單，而且很快即可做好——可能的話，應使每一個步驟在幾分鐘之內能處理完畢。第二、第一個行動步驟都必須以書面列明，因為如不這樣做，就可能永遠不會針對拖延的事情采取行動。

2.平衡表法

這也是一種書面分析法。在紙的左邊列出拖延的理由，在紙的右邊則列出辦妥拖延的事情的潛在好處。結果，出人意外的是：左邊通常只有一、兩個情緒上的藉口。如“可能導致尷尬的局面”、“可能令管理者感到厭煩”等;右邊則有許多的好處，其中的一項可能是“將討厭的事做好，輕鬆了許多”。平衡表法足以令有拖延惡習的人在冷漠與逃避的心態中覺醒，並面對現實。

3.思維方式改變法

拖延可以説是深植於內心的一種思維方式所造成的結果。這種思維方式是這樣的：

“這種任務必須履行，但是它令人感到不愉快，因此管理者將盡量予以拖延。”

倘若管理者能將以上的思維方式改為：

“這種任務是令人感到不愉快的，但是它必須完成，因此管理者將立即做完它，以便儘早忘掉它。”則拖延之惡習將可望獲得矯正。

4.避免過分追求盡善盡美法　由於“真、善、美”在管理者的價值尺度中向來被視為一種圭臬，因此在制定決策時管理者往往趨於過分小心、過分理想化，以致非到資料齊全或有確切把握時不敢隨便進行。這説明了何以管理者一遇重大事件便會猶豫徘徊，也説明了何以求好心切的作家老是無法寫完書的第一章。對那些因過分追求完美遲疑不決的管理者來説，底下的兩劑藥方相信是有益的：第一、決策環境本身若具風險性，即是具有不確定性，因此想獲得完備的決策資料是不可能的。基於這個道理，管理者應在已收集了大多數的關鍵性資料(即進一步再獲得的資料所產生的好處不大)時，立刻進行決策。第二、管理者若能及早進行決策，則當決策顯示錯誤的跡象時，他才有時間採取補救或善後措施。一旦管理者將決策拖延到期限屆滿時才予以制定，那麼不出錯則已，一出錯則永遠無法挽回。