如何提高辦公室文祕的工作質量和水平

辦公室是企業的處理中心，辦公室的工作效率和質量很大程度上決定了企業的辦事效率和綜合收益。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關於提高辦公室文祕工作質量和水平的有效策略，歡迎參考閲讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

辦公室文祕負責各種文案的起草、資料的收集與打印，同時負責各類信息的彙總，是辦公室業務開展的基礎與前提。在新的時代背景下，辦公室文祕工作的重要性得到進一步體現，促使現代企業或組織不斷提高辦公室文祕的工作質量和水平。

　　一、加強培訓，健全考核制度

從根本上説，辦公室文祕工作質量和水平的高低取決於其自身的素質和能力。隨着辦公室文祕自身素質和能力的不斷提高，其就會掌握更有效率的工作方法，就能夠運用現代化技術開展工作，在工作中取得更高的質量和水平。

因此，要有效提高辦公室文祕的工作質量和水平，首先需要做的就是加強對辦公室文祕的培訓。這就需要企業或組織定期組織辦公室文祕進行在職培訓，要針對辦公室文祕基本的業務素質、專業技能以及現代化設備技術的使用方法進行培訓。

在此基礎上，企業或組織應該重視對辦公室文祕的培訓效果，也就是要通過科學有效的方式對辦公室文祕的學習效果進行監督和管理。這就需要建立健全行之有效的考核機制，要將辦公室文祕的培訓結果進行量化，並根據量化的結果開展更有針對性的培訓或獎懲。

　　二、提高創新思維在辦公室文祕工作中的應用

能夠將創新思維運用在辦公室實際工作中的關鍵是辦公室文祕人員必須要增強自己的創新意識和創新能力。辦公室文祕人員如果觀念陳舊，缺乏創新意識和創新能力，不能超越傳統的思維方式和既定的利益格局、習慣做法，就不可能迎接知識經濟時代的.挑戰，必然會被時代所淘汰。作為辦公室文祕工作者，不僅要掌握常規的工作規律和經驗，而且還必須要有敢於探索、嘗試的精神，以便更好的開創工作新局面，適應時代發展的要求。

增強思想政治素質。思想政治素質決定着辦公室文祕人員自身的發展方向，決定着自身有沒有創新意識和開拓精神。思想政治素質的好壞，直接反映出辦公室文祕人員的創新意識。因此，思想政治素質是辦公室文祕人員的最基本、最首要的素質要求。

增強業務素質。只有強化業務素質，強化服務意識，才能以高標準、嚴要求做出優異的成績，讓領導、羣眾滿意。具體地講：一是要全方位做好各項服務工作，增強服務的主動性，主動適應當今工作中的各種變化，不斷拓寬服務領域，提高服務水平。二是要正確處理好“三個服務”的關係，提高服務質量和效果。即為領導服務、為基層服務、為羣眾服務，三者相互聯繫，不可偏廢。辦公室工作的綜合性、複雜性決定了辦公室文祕人員要有專業知識，要成為行業內的“高手”，只有這樣，才能在實際工作中不斷地增強創新意識和創新思維能力，開創工作的新局面。

增強能力素質。着重強調增強獨立處理問題的能力，辦公室文祕人員面臨大量實際問題需要處理，現代企業在機構改革後，形成了機構精簡、人員減少、事多人少的工作局面，這就需要辦公室文祕人員能夠獨立處理問題，在工作中能夠獨擋一面，以保證行政工作正常高效地運轉。

增強心理素質。辦公室文祕人員在面對錯綜複雜的人和事時，必須要具備良好的心理素質，既要正確對待領導的期望和批評，又要正確對待他人的意見和建議;既要緊張而有序地開展日常工作，又能夠合理處理突發事件，臨“危”而不亂。

　　三、行之有效的激勵制度

從現代管理學的角度來看，要提高辦公室文祕的工作質量和水平就必須對其實施行之有效的激勵制度。換而言之，現代企業或組織應該建立健全激勵制度，對辦公室文祕進行有效的激勵，提高其工作的主動性和積極性，使其能夠帶着足夠的熱情和激情參加工作，達到提高工作質量和水平的目的。

首先，企業或組織應該切實掌握辦公室文祕的需求，立足於馬斯洛需求理論，針對辦公室文祕不同的需求制定不同的激勵標準。例如，企業或組織可以給予工作業績突出的辦公室文祕一定的物質獎勵，也可以給予其晉升的機會。針對辦公室文祕不同層次的需求對其進行有效的激勵，使其能夠更有激情的面對工作，消除其工作中的消極懈怠情緒，提高工作質量。

其次，企業或組織應該為辦公室文祕製定明確的職業生涯規劃。從實踐調查顯示，正因為部分企業沒有為辦公室文祕製定明確的職業生涯規劃，導致其缺乏奮鬥的目標，在工作中沒有前進的動力和鬥志。因此，辦公室文祕只能在工作中消極應對，抱着“當一天和尚撞一天鐘”的想法進行工作。在明確的職業生涯規劃的激勵下，辦公室文祕才有明確的奮鬥動力，才會進行高效率的工作。

　　四、實現人性化工作

最後，從辦公室文祕工作效率不高的主要原因來看。部分企業或組織按照硬性的規定開展工作，導致辦公室文祕不得不按照一定的規章制度進行工作，這就極大的降低了辦公室文祕的工作質量。

因此，企業或組織應該實現人性化工作，既要用健全的制度支撐企業的運作，也要讓辦公室文祕能夠擁有一定自主決策權，使其能夠面對不同情況進行不同的處理，提高其工作水平。

總的來説，辦公室文祕的工作質量直接關係到企業整體的工作效率。企業或組織應該針對辦公室文祕的工作質量開展探索研究，立足於實踐提出更有針對性的策略。