文祕人員如何提高公文質量
提高文稿質量,是黨政機關工作人員特別是祕書工作者必須解決好的重要問題。從某種意義上説,文稿質量反映機關的工作水平,決定個人的成長進步。提高文稿質量,需要長時間和多方面努力。
文成於思
這裏的“思”,包括提高思想高度與把握思考角度。思想高度,是指我們平常所説的思想性,它是文稿的靈魂,是文稿寫作成敗的關鍵。對一篇好的文稿,人們往往會有“高屋建瓴、思想深刻、立意高遠”等評價,這是因為它有思想高度。一篇沒有思想性的文章,往往顯得平平淡淡、蒼白無力。把握思想高度,要注意這幾點:
一要準確把握主題。一般來説,一篇文稿最好突出一個主題,通篇圍繞一箇中心來展開,防止“四面出擊”。主題不應太宏觀、太久遠,而要“以我們正在做的.事情為中心”,具有較強的針對性。
二要認真提煉觀點。主題確定以後,要有觀點來支撐。觀點要緊緊圍繞主題,從不同側面來論述。觀點應是理論與實踐相結合的產物,有新意、有見解,不是一般化的泛泛而談。
三要深入進行論述。觀點就如同一個骨架,需要補充有血有肉的東西,所以還要加以深入論述。論述是否精闢,不在於文字多少,而在於是否到位,古語所説“隔靴搔癢贊何益,入木三分罵亦精”,就是這個道理。深入進行論述,具體來説,就是要有權威性,善於運用馬克思主義中國化的理論成果;有辯證性,運用哲學思維,具有思辨色彩;有對比性,前後左右、橫向縱向進行對比,學會用數字説話;有例證性,列舉典型事例,用事實説話。
文成於細
美國首都華盛頓郊區有個叫“小華盛頓”的酒店,規模不大,但人均效益卻是全美第一。它服務細緻到什麼程度呢?比如客人一進門,就有專門的心理師來測試心情指數,看客人今天高興還是不高興。對心情指數偏低的顧客,總經理就會出面,給客人贈送紅酒,然後領客人蔘觀廚房,客人心情好轉了,消費自然會增加。正因為這個酒店無與倫比的細緻服務,所以創造了全美第一的人均效益。
同樣,要提高文稿質量,就要提高文稿的精細化水平。最重要的是增強責任意識,特別是要樹立“最後一道關口”的意識。不要因為忙或累,或者自己不是最後的“關口”,就輕易把錯誤放過去,不能因為身後還有運轉環節就粗心大意,要始終做到高度負責。
文成於改
好文章是改出來的。一稿就通過、一稿就成為精品的文章不是沒有,但為數極少,多數文章要經過反覆修改、不同環節修改才能成功。
如何修改,大體應當把握這幾個關口:
一要把好內容關。要注意主題是否鮮明,觀點是否正確,能不能立得住,文題是否相符,有沒有無病呻吟、節外生枝等現象。
二要把好文字關。主要看錶述是否準確,語言是否流暢,文字是否清楚、簡潔。要留意括號、引號裏的東西,因為這些較容易被忽視。引用東西一定要引對,不要讓改稿的人親自去核對,這樣會增加其工作量,同時別人對你的責任意識也會產生懷疑。運用的數據、事例、標點符號準不準,字、詞、句有沒有毛病,這些都要注意。有人把犯這些文字上的“小”錯誤叫做“小兒科”錯誤,就是説很不應該犯的錯。試想,如果一個公文的字詞、標點、所引數據有誤,會是什麼效果?
三要把好格式關。這個問題要注意正反兩個方面:一方面,文無定法,形式要服從內容;另一方面,文有規矩,格式也是必須強調的。比如序號如何規範,漢字、阿拉伯數字怎麼用;比如字號要求,黑體、楷體、宋體的用法和順序等,都要按規範使用。此外,文稿運轉前要仔細檢查裝訂、清點頁碼等,防止出錯。
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