祕書工作主要內容
祕書人員是從事辦公室程序性工作,協助領導處理政務以及日常事物,併為決策以及實施提高服務的人員。那麼祕書的主要工作內容是什麼?我們一起來看看吧!
一、 商務溝通
(一)接待工作
1. 全方面的收集類別資料,為來賓接待工資做好準備。
2.熟悉接待工作的內容以及寫作接待方案的格式和寫法,制訂最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。
4. 瞭解來賓宴請工作的安排程序,做好宴請準備,熱情周到的款待來賓。
5. 送別來賓的時候,應該為來賓預定返程票,安排好返程交通工具。
(二) 溝通與協作工作
1. 運用各種溝通方法和技巧,協調領導之間的關係,與領導、同事和客人有效溝通。
2. 組織和引導團隊有效溝通,提高團隊的工作效率。
3. 及時解決溝通的衝突,排除溝通中的'障礙。
(三)商務談判
1. 掌握各種信息的蒐集方法和渠道,充分蒐集商務談判信息,並參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。
2. 佈置商務談判現場,營造融洽的商務談判氣氛。
3. 做好上午談判的輔助性工作,協助主談判人員處理談判中的問題。
二 、會務管理
(一) 會議籌備
1. 科學準確地擬定會議的議題、名稱、規格、和標準 。
2. 合理地擬定會議議程、日程和預算經費。
3. 掌握選擇會議場所的程序,選擇並預定合適的會議場所。
4. 掌握會場座位的排列方法和會場佈置方式,精心佈置會議現場。
5. 及時通知與會人員,準備會議文件和製作會議證件。
6. 安排電話會議和視頻會議,減少會議開支。
(二) 會議溝通與協調
1. 掌握多種會議簽到的方法,做好會議簽到和會議服務工作。
2. 運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法,促成會議決議的儘快形成。
3. 做好會議保衞、保密工作。
4. 組織會議新聞報道,使會議達到理想的傳播效果。
5. 及時處理會議突發性事件,確保會議的順利進行 。
(三)會議善後
1. 做好與會人員的返程安排 。
2. 檢查清理會場和整理會議文件。
3. 傳達會議決議,撰寫會議總結和結算會議經費。
4. 評估會議效果
三、 商務活動管理
(一) 商務活動
1. 安排會見、會談 。
2. 組織和協調大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動 。
2. 掌握組織信息發佈會的程序,成功舉辦信息發佈會 。
4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。
(二)商務旅行
1. 協助領導制訂周密的出行計劃,為其準備旅行時攜帶的物品 。
2. 做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續等事務。
3.為大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。
四、 辦公室的管理
(一)辦公環境管理
1. 合理設置辦公室的佈局 。
2. 佈置和美化辦公室環境以及合理擺放辦公室設備。
3. 維護責任區整潔的工作環境 。
4. 應對辦公中出現的緊急情況,做好辦公室的安全管理 。
(二)辦公資源管理
1. 採購、調配和利用各類辦公資源 。
2 做好辦公資源庫存的監督管理工作 。
3 參與政府採購管理和招標工作 。
(三)辦公效率管理
1. 制訂科學的辦公室工作計劃,併合理的安排辦公室工作任務。
2. 科學的為領導和自己編寫工作日誌,提高工作效率,進而推進各項目標的順利完成。
五、 信息與檔案管理
(一)信息管理
1. 運用各種信息蒐集的渠道和方法,及時充分的手機領導所需要的各種信息。
2. 掌握各種信息整理和加工的方法,對所蒐集到的原始信息進行處理。
3. 運用各種方式,把經過整理加工過的信息提供給領導和其他人使用,做好信息的傳遞和利用工作。
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