如何高效處理公文?
辦公室每天都會收到各類公文,數量大、情況多,如何高效處理公文?
一、切實減少數量
1.收文辦理,堅持適當、合理分流。對上級安排部署工作比較明確具體的文電,直接送有關業務部門辦理,部門視情向領導報告。對下級報來的一般性請示件,直接送有關業務部門提出初步意見後送領導審閲。
2.發文辦理,可發可不發的文件堅決不發。尤其是那些一般性號召部署多,具體措施意見少,內容空泛,沒有多少普遍指導意義的文件,堅決不發。對可由部門自行研究確定解決的比較具體的事務,由部門直接辦理。
3.充分利用現有的辦公自動化網絡。對能在網上發佈的領導講話、一些簡單的會議通知等,不再發文,以減少一部分文件。
二、處理好質量和效率的關係
要注意摸索辦文工作的規律,對各類辦文的急緩程度做到心中有數,做到舉重若輕,運用自如。
1.對一般性的'、不牽動大局或工作量較小的公文如:“會議通知”、“會議紀要”、“函”等,應堅持速來速辦,來則即辦,抓緊完成。
2.對時間要求比較緊的公文,也應快辦速辦,不要誤了時間。但應把握好兩個問題,一是切不可因為時間要求比較急就粗枝大葉、疲於應付;二是處理好急和靜的關係。在急中應當保持冷靜,切忌忙中出錯。
3.對一些能借鑑的東西儘量加以借鑑,不做無效勞動。
三、做到“三勤”,進一步提高辦文本領
一是勤學習。要向書本學,學習國家行政機關公文處理辦法,學習中國共產黨公文處理條例。要向領導學習,領導同志站得高,看得遠,對問題認識深刻,見解獨到,尤其是領導同志對文稿做的修改,要認真加以揣摩,從中吸取營養。要向同事學,學習他們好的工作經驗和做法,學習他們良好的工作作風。要向同行學,多看上、下、左、右單位的公文,學習人家的長處。
二是勤總結。每工作一段時間要總結、回顧一下,看看哪些文件辦得好,想想是怎麼幹的。更要看看這段時間哪些文件辦得有紕漏,原因在哪裏,下一步如何避免類似問題。
三是勤創新。比如在辦文過程中嘗試改變流轉程序,以減少領導同志的閲文負擔,加快公文的處理速度。
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