商務電子郵件怎麼寫
在網絡時代,電子郵件作為職場人常用的溝通方式,提供着便捷和高速的服務。職場人每天要面對大量需要接收和發送的電子郵件,能簡單明確傳達信息的郵件當然能為提高工作效率做出貢獻。不過,想做到這點,得先學習郵件的寫作禮儀。想寫好電子郵件,一定要先明確寫郵件的目的。
通常商務電子郵件的寫作目的有四點,也就是:1、需要對方做什麼。2、需要説明什麼。3、是否附帶文件。4、陳述觀點和分享心得。目的明瞭後,思路才會清晰。
那麼,一份好的電子郵件具體要怎麼寫?
一、標題
1、標題空白是寫商務電子郵件的大忌,不僅失禮還容易讓郵件被忽略掉。寫郵件的第一步,就要確定標題。
2、完美的郵件標題應是簡短明瞭有內容的,意思要同郵件主旨大意相同,讓收件人能夠一望可知。
3、標題中儘量註明郵件來源,讓收件人可以大致判斷郵件的`目的性。
4、如果是緊急郵件,為了引人注意可以適當註明“緊急”的字樣。
5、標題切不可出現錯字或語句不通的情況。
二、稱呼和問候語
1、電子郵件和傳統信件的寫作是相同的,郵件的開頭也要對收件人加以稱呼,但要拿捏好稱呼的尺度。如果對方有明確的職務,那麼應該按照職務尊稱對方,如果職位不夠明確,可以用某先生,某小姐代稱,稱呼的格式是要寫在第一行定格的位置寫。
2、開頭和結尾處的問候語也不能忽略。“你好”或“您好”都是常見開頭問候語,這時,通常寫在稱呼的下一行空兩格處。也可以使用“Hi”,並連同稱呼一同寫在第一行定格的位置。結尾處的問候常見的有“此致敬禮”、“祝工作順利!”等,格式和常規信件相同。
三、正文
1、要先表明身份。如果是熟人間的信件可以忽略此步驟,但是若對方與你不熟悉那麼應該先説明自己的身份,也就是姓名以及所屬的部門或公司。這不僅是對收件人的尊重,還能讓他順利理解你來信的本意。此外,如果是工作郵箱,最好是能夠設置簽名檔。
2、正文以(1、2、3)或(A、B、C)的段落形式呈現,複雜的事情看起來也會更加有條理。郵件的撰寫應遵循由上而下的重點,就是説,重點問題要在第一段中體現。每段儘量簡短,幾個字説清的事情絕不用一句話來代替。慎用生僻字、異體字。
3、如有附件可以在正文中做提醒,文字寫在正文結束後的位置,例如“××文件在附件中,請查收”之類,如有必要允許把文字做標紅處理。
4、注意正文的語氣,要比口語對話稍微正式一點,商務電子郵件中“謝謝”,“請”等字樣不能缺少。郵件中不可出現代表語氣的“小符號”,“小表情”,這在商務郵件中顯得不夠嚴肅。
5、郵件正文寫好後要仔細確認,最好一次性把全部內容説清,儘量避免再發郵件進行補充。
四、收件人和抄送人
收件人的位置要填的是你主要發送的人的地址,一個或多個都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相關人,比如領導,也可以不填。兩者實際上沒有功能上的大的區別,但是還是有所指的,主要是收信人的主次區分。
請示性的郵件一般只有一個收件人,其他需要知曉的人應當採用抄送形式。不相關的人一定不可隨意抄送,抄送範圍得當,有助於事件的推進,否則會造成不必要的人力、物力的浪費。
五、回覆郵件
如果是回覆別人的郵件,郵件的標題要採用對方標題的主旨回覆,有助於整個溝通進行的順暢和清晰。
電子郵件的禮儀是傳統信件禮儀的一種延伸,但性質又不完全等同於傳統信件。商務電子郵件作為工作社交的一種存在形式,是職場人要經常接觸和使用的,學會掌握其中的技巧和禮儀,是樹立職場形象的一種方法,同時也能避免很多不必要的衝突和麻煩。
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